Decyzja 2016/1498 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1498

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Kolegium ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Kolegium absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0078/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) i uchylającą decyzję 2000/820/WSiSW ⁴ , w szczególności jej art. 16,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 543/2014 z dnia 15 maja 2014 r. zmieniające decyzję Rady 2005/681/WSiSW ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0088/2016),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1499

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0088/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym budżet Europejskiego Kolegium Policyjnego (zwanego dalej "Kolegium") na rok budżetowy 2014 zamknął się kwotą 8 575 859 EUR i w stosunku do 2013 r. wzrósł o 1,48 %; mając na uwadze, że cały budżet Kolegium pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014 ("sprawozdanie Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Kolegium jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2013

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że odnośnie do dwóch uwag poczynionych przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2011 i oznaczonych jako "do realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 i jako znajdujące się "w trakcie realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za rok 2013 podjęto działania naprawcze i obie uwagi są teraz oznaczone w sprawozdaniu Trybunału jako "zrealizowane"; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa ponadto, że odnośnie do trzech uwag poczynionych przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2012 i oznaczonych jako "do realizacji" lub "w trakcie realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za rok 2013 podjęto działania naprawcze i dwie z nich oznaczone są teraz w sprawozdaniu Trybunału jako "zrealizowane", a jedna jako "w trakcie realizacji"; zauważa, że spośród trzech uwag poczynionych przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2013 dwie zostały oznaczone w sprawozdaniu Trybunału jako "w trakcie realizacji", a jedna jako "nie dotyczy";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Kolegium uznaje, że:

- w myśl polityki Kolegium w zakresie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz zgodnie z oświadczeniem o ochronie prywatności mającym zastosowanie do osób, których dotyczą dane, Kolegium opublikowało na swojej stronie internetowej deklaracje o braku konfliktu interesów złożone przez dyrektora, wicedyrektora, szefa służb administracyjnych i członków Zarządu; przyjmuje do wiadomości, że deklaracje o braku konfliktu interesów podpisane przez pracowników Kolegium, oddelegowanych ekspertów krajowych i inne osoby bezpośrednio współpracujące z Kolegium, nie są upubliczniane, aby ograniczyć zbędne ujawnianie danych osobowych,

- po przeniesieniu Kolegium z Bramshill do nowej siedziby w Budapeszcie wprowadzono serię środków, aby zapewnić oszczędne zagospodarowanie środowiska pracy Kolegium w sposób przyjazny dla środowiska;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. z zadowoleniem zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2014 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 97,40 %, co oznacza wzrost o 2,51 % w porównaniu z rokiem 2013, kiedy to wskaźnik wyniósł 94,89 %; stwierdza, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 82,40 %, co oznacza spadek o 6,74 % w porównaniu z rokiem 2013, kiedy to wskaźnik ten wyniósł 89,14 %;

Zobowiązania i przeniesienia

4. na podstawie informacji uzyskanych od Kolegium stwierdza, że poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 1 287 094 EUR, co stanowi 15 % ogólnego budżetu na 2014 r. i jednocześnie wzrost o 4 % w stosunku do roku 2013; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że poziom przeniesień środków w tytule II (wydatki administracyjne) wyniósł 383 940 EUR (59 %) i wzrósł o 29 % w stosunku do kwoty 145 414 EUR (30 %) w 2013 r.; uznaje jednak, że poziom przeniesionych środków jest wyższy niż w poprzednim roku głównie z uwagi na przeniesienie siedziby, które miało miejsce w październiku 2014 r., oraz na faktury za szkolenia wymagane w styczniu-lutym 2015 r. i nieotrzymane przed zamknięciem roku budżetowego;

5. z niepokojem zauważa, że wskaźnik anulowanych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2013 r. wyniósł 129 828 EUR (15 %); zauważa, że wysoki wskaźnik anulowanych środków wynika głównie z odwołania projektu Matrix i niższych niż przewidywano zwrotów kosztów w ramach umów o dotację na 2013 r.; wzywa Kolegium, aby w odniesieniu do podobnych projektów przygotowywało właściwą analizę dotyczącą użytkowników, tak aby przy ocenie kosztów dotacji uzyskać dokładniejsze informacje od beneficjentów; zauważa, że wysoki poziom anulowanych środków z powodu niższych niż przewidywano zwrotów kosztów w ramach umów o dotację z poprzednich lat jest powracającym zjawiskiem w zarządzaniu budżetem Kolegium i dlatego Kolegium powinno je zbadać ze szczególną uwagą; ponadto zauważa, że 14 % środków przeniesionych w tytule III, które były przeznaczone głównie na szkolenia i działania komunikacyjne, zostało umorzonych;

6. zauważa, że Kolegium poprawiło swój system monitorowania budżetu, wprowadzając comiesięczne sprawozdania budżetowe i okresowe spotkania wszystkich podmiotów obiegu finansowego, aby przeanalizować i zminimalizować potencjalne przeniesienia; zauważa, że w wyniku tych działań odnotowywano w ciągu ostatnich pięciu lat stały spadek (wyrażony w punktach procentowych) poziomu środków przeniesionych i anulowanych; apeluje zatem do Kolegium, aby w dalszym ciągu ograniczało środki przenoszone na kolejny rok i utrzymywało je na jak najniższym poziomie;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

7. na podstawie informacji uzyskanych od Kolegium stwierdza, że przyjęło ono wytyczne dotyczące oceniania wnioskujących oraz szablon do wyłaniania wstępnie wyselekcjonowanych kandydatów i oba te narzędzia są stosowane przez komisję selekcyjną przy rekrutacji oraz służą powiązaniu progów punktowych z ich uzasadnieniem; zauważa, że wytyczne te zastosowano w procedurach rekrutacji, które rozpoczęły się w kwietniu 2014 r.; wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o końcowej ocenie wytycznych, jak tylko zostaną one poddane ocenie przez Trybunał i Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji; wzywa Kolegium, by w przypadku zaistnienia konieczności dokonania poprawy niezwłocznie uwzględniło ten fakt w swoich wytycznych;

8. zwraca się do Kolegium o ścisłe stosowanie środków dotyczących uznaniowości i wykluczenia w odniesieniu do zamówień publicznych, z właściwymi kontrolami przeszłości przeprowadzanymi w każdym przypadku, jak również o stosowanie kryterium wykluczenia w celu wyłączania przedsiębiorstw w razie konfliktu interesów, co ma kluczowe znaczenie dla ochrony interesów finansowych Unii;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. zauważa, że partnerzy oraz interesariusze, z którymi Kolegium współpracuje, aby osiągnąć swoje cele, to organy unijne działające w dziedzinie egzekwowania prawa i innych powiązanych dziedzinach, a także organy szkoleniowe w Europie, w tym w szczególności krajowe szkoły policyjne, które odgrywają szczególną rolę; na podstawie informacji uzyskanych od Kolegium stwierdza, że Kolegium, z uwagi na rodzaj działalności i specyficzny kontekst, w którym funkcjonuje, nie współpracuje z lobbystami w dziedzinie legislacyjnej ani w dziedzinach powiązanych;

10. twierdzi, że sprawozdania roczne Kolegium mogłyby odgrywać ważną rolę w przestrzeganiu zasad przejrzystości, rozliczalności i uczciwości; wzywa Kolegium do zamieszczania w sprawozdaniach rocznych standardowego rozdziału poświęconego tym kwestiom;

11. wzywa te instytucje oraz agencje unijne, które wprowadziły kodeksy postępowania, w tym Parlament, do nasilenia działań służących ich wdrażaniu, np. kontroli oświadczeń majątkowych;

12. zwraca się o przyjęcie jasnej strategii informowania o nieprawidłowościach oraz zasad przeciwdziałających tzw. efektowi drzwi obrotowych; przypomina Kolegium, że musi ono przyjąć wewnętrzne wiążące przepisy dotyczące osób zgłaszających przypadki naruszenia, zgodnie z wymogami art. 22c regulaminu pracowniczego UE, który wszedł w życie w dniu 1 stycznia 2014 r.;

Audyt wewnętrzny

13. na podstawie sprawozdania rocznego Kolegium stwierdza, że odniesiono się do wszystkich zaleceń z audytu wydanych przez Służbę Audytu Wewnętrznego; zauważa, że po otrzymaniu od Kolegium informacji o wprowadzonych udoskonaleniach Służba Audytu Wewnętrznego zamknęła dwa swoje zalecenia, natomiast informacje zwrotne w sprawie pozostałych trzech zaleceń mają zostać przekazane po kolejnym przeglądzie dokumentacji lub audycie następczym; wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach tego przeglądu, kiedy tylko będą dostępne;

Wyniki

14. zauważa, że koszt przeniesienia Kolegium z Wielkiej Brytanii na Węgry oszacowano na 1 006 515 EUR, z czego 43 % Kolegium sfinansowało z oszczędności uzyskanych dzięki niższemu współczynnikowi korygującemu mającemu zastosowanie do świadczeń na rzecz pracowników na Węgrzech; stwierdza, że pozostałą część tej kwoty uregulowały po połowie Komisja i Zjednoczone Królestwo;

15. z zadowoleniem odnotowuje, że w 2014 r. Zarząd Kolegium powierzył prowadzenie swojej księgowości Komisji, aby ograniczyć swoje wydatki; zauważa, że z początkiem kwietnia 2014 r. księgowy Komisji został powołany na księgowego Kolegium;

Inne uwagi

16. wzywa Kolegium do udoskonalenia procedur i praktyk służących ochronie interesów finansowych Unii oraz do czynnego włączenia się w proces udzielania absolutorium, który jest zorientowany na wyniki;

17. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 46.

2 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 46.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

5 Dz.U. L 163 z 29.5.2014, s. 5.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.246.194
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1498 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2014
• Data aktu: 28/04/2016
• Data ogłoszenia: 14/09/2016