Decyzja 2015/1671 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1671

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności rachunków ² , jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. ustanawiające Europejską Agencję Kolejową ⁵ , w szczególności jego art. 39,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A8-0078/2015),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Kolejowej absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Kolejowej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A8-0078/2015),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiej Agencji Kolejowej (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2013 wyniósł 25 858 799 EUR, co stanowi wzrost o 0,23 % w porównaniu z 2012 r.; mając na uwadze, że cały budżet Agencji pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w stosunku do trzech uwag zawartych w sprawozdaniu Trybunału z roku 2011 i oznaczonych jako "w trakcie realizacji" lub "pozostające do realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za 2012 r. podjęto działania naprawcze i jedna z tych kwestii została oznaczona w sprawozdaniu Trybunału za 2013 r. jako "zrealizowane", a dwie jako "w trakcie realizacji"; zwraca ponadto uwagę, że w związku z trzema uwagami poczynionymi w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto również działania naprawcze i dwie uwagi są teraz opatrzone adnotacją "zrealizowane", a jedna - "w trakcie realizacji";

2. stwierdza na podstawie informacji od Agencji, że:

- Agencja przygotowała, w porozumieniu z Komisją, poprawkę do przepisów wykonawczych dotyczących naboru i zatrudniania pracowników tymczasowych, aby ograniczyć negatywny wpływ, jaki obecne zasady mają na działania Agencji, z myślą o uzyskaniu większej elastyczności w zakresie długości umów z personelem operacyjnym, a także aby ograniczyć ryzyko zakłócenia działalności czy utraty wiedzy w związku ze szczytową rotacją personelu,

- Agencja postanowiła wdrożyć odpowiednie środki w celu zapewnienia ciągłości realizacji usług i działania systemów informatycznych o charakterze przekrojowym w organizacji Agencji; zauważa w tym względzie, że w budynkach Centrum Tłumaczeń dla organów Unii Europejskiej w Luksemburgu zainstalowano pomieszczenie z rezerwowym serwerem oraz że dyrektor wykonawczy przyjął plan ciągłości działania; odnotowuje, że procedura przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej jest w trakcie przygotowywania i planuje się jej testowanie w czerwcu 2015 r.;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. stwierdza, że monitorowanie budżetu w roku budżetowym 2013 zaowocowało wskaźnikiem wykonania budżetu w wysokości 97,87 % i wskaźnikiem wykonania w odniesieniu do środków na płatności w wysokości 88,12 %;

Zobowiązania i przeniesienia

4. na podstawie sprawozdania finansowego Agencji z ubolewaniem stwierdza, że poziom przeniesionych na 2013 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 2 398 742 EUR, podczas gdy na 2014 r. przeniesiono środki, na które zaciągnięto zobowiązania, w wysokości 2 221 816 EUR; odnotowuje, że obniżenie skumulowanych środków przeniesionych w porównaniu do poprzedniego roku wynika z niedoszacowania/zawyżenia wydatków budżetowych w 2013 r.; przypomina Agencji o obowiązku przestrzegania zasady jednoroczności budżetu;

Przesunięcia

5. zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności i ustaleniami w ramach kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy poziom i charakter przesunięć w roku 2013 nie wykracza poza ramy określone w przepisach finansowych;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

6. zachęca Agencję do czynienia dalszych postępów, jeśli chodzi o procedury rekrutacji, zwłaszcza w przypadku ekspertów z zewnątrz, tak by zagwarantować przejrzystość i równe traktowanie wnioskujących, zapewniając jednocześnie ciągłość działalności i zapobiegając utracie wiedzy i doświadczenia;

7. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa z zaniepokojeniem, że większa dokładność i lepsze dokumentowanie informacji mogłyby przynieść korzyści w zakresie prowadzonych przez Agencję postępowań o udzielenie zamówienia; wyraża głębokie zaniepokojenie polityką kadrową Agencji, ponieważ będzie ona musiała wymienić połowę pracowników operacyjnych w okresie 2013-2015, co może spowodować istotne zakłócenia w działaniach operacyjnych Agencji; wzywa Agencję do opracowania spójnej, przejrzystej i obiektywnej polityki w celu uporania się z rozwiązywaniem umów z pracownikami zatrudnionymi na czas określony;

8. uznaje, że zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję jej pracownicy tymczasowi mogą być rekrutowani maksymalnie na pięć lat z możliwością przedłużenia o maksymalnie trzy lata, jeśli ma to miejsce w pierwszych dziesięciu latach funkcjonowania Agencji; stwierdza, że do 2013 r. Agencja wykorzystywała ośmioletni okres jako standardową praktykę;

9. zauważa z zaniepokojeniem, że w 2013 r. Agencja ponownie zatrudniła na kolejne osiem lat czterech pracowników tymczasowych, których umowy z Agencją wygasły w 2013 r. po maksymalnym ośmioletnim okresie, co jest niezgodne z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję; zauważa, że wniosek dotyczący przeglądu rozporządzenia ustanawiającego Agencję, który jeszcze nie został przyjęty przez Parlament i Radę, zawiera podobne przepisy; uważa za niedopuszczalne, że Agencja dopuściła się naruszenia własnych praw i przepisów, i wzywa Agencję do przestrzegania procedur rekrutacyjnych;

10. wyraża głębokie zaniepokojenie faktem, że Agencja nie zapewnia obiektywnych kryteriów, pełnej przejrzystości ani równego traktowania w zakresie procedur rekrutacyjnych; wzywa Agencję do ustanowienia kompleksowych, obiektywnych i przejrzystych wytycznych dotyczących badania warunków rekrutacji, takich jak wymagane minimum kwalifikujące do rozmów, obiektywne kryteria wyboru kandydatów umieszczanych na listach rezerwowych, rodzaj i liczba pytań ustnych i pisemnych na egzaminach itd.; wzywa Agencję do ujęcia tych gwarancji w ogłoszeniu o naborze na każde wolne stanowisko do końca września 2015 r.; ponadto wzywa Agencję do przyjęcia procedury odwoławczej w odniesieniu do kandydatów, którzy zostali uznani za niekwalifikujących się do ubiegania się o pracę w Agencji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

11. wyraża głębokie rozczarowanie faktem, że Agencja wciąż nie przyjęła jasnych, wszechstronnych i obiektywnych strategii zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, pomimo specjalnych zaleceń wydawanych w kolejnych latach przez organ udzielający absolutorium i Trybunał;

12. stwierdza na podstawie informacji od Agencji, że postanowiła ona przyjąć zmienioną politykę zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz opublikować w 2015 r. życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów członków Rady Administracyjnej; zwraca się do Agencji, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o przyjęciu nowej polityki i publicznym udostępnieniu życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów;

Audyt wewnętrzny

13. odnotowuje, że zgodnie z decyzją Agencji nr 81/2013 z dnia 20 marca 2013 r., zmieniającą standardy kontroli wewnętrznej funkcji audytu wewnętrznego, jednostka audytu wewnętrznego została zlikwidowana, a funkcje audytu wewnętrznego będzie pełniła Służba Audytu Wewnętrznego Komisji; zwraca uwagę, że w tej samej decyzji Agencja utworzyła stanowisko koordynatora ds. kontroli wewnętrznej; ubolewa nad faktem, że procedura rekrutacji na stanowisko koordynatora ds. kontroli wewnętrznej trwała długo i że w styczniu 2014 r. wybrany kandydat nie rozpoczął jeszcze pracy w Agencji; zauważa, że stanowisko to zostało w końcu obsadzone w 2014 r.;

14. uznaje, że w listopadzie 2013 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła audyt uzupełniający dotyczący trzech wcześniejszych zobowiązań kontrolnych;

15. na podstawie informacji od Agencji stwierdza, że zgodnie z ustaleniami Służby Audytu Wewnętrznego następujące zalecenia z audytu pozostawały niewdrożone na dzień 31 grudnia 2013 r.:

- "Zarządzanie zasobami ludzkimi (2009)" - jedno "bardzo ważne" zalecenie,

- "Planowanie i budżetowanie (2010)" - trzy "ważne" zalecenia,

- "Specjalistyczne zarządzanie w zakresie interoperacyjności (2011)" - dwa "ważne" zalecenia,

- "Podstawowe elementy wiarygodności (2012)" - dwa "bardzo ważne" zalecenia, cztery "ważne" zalecenia oraz jedno zalecenie "wskazane";

16. na podstawie informacji od Agencji uznaje, że oprócz jednego "bardzo ważnego" zalecenia z audytu zarządzania zasobami ludzkimi w Agencji wdrożenie wszystkich innych zaleceń zostało zatwierdzone w 2014 r.; wzywa Agencję do podjęcia niezbędnych działań w celu wprowadzenia w życie pozostałego zalecenia;

17. stwierdza z zaniepokojeniem, że w swoim sprawozdaniu z kontroli rocznej za rok 2012 Trybunał poinformował, że Agencja nie spełnia wymogów standardu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do ciągłości działań oraz że nie istnieją zatwierdzone plany ciągłości działań i przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej w odniesieniu do systemów informatycznych; przyjmuje do wiadomości, że Agencja postanowiła wdrożyć odpowiednie środki w celu zapewnienia ciągłości realizacji usług i działania systemów informatycznych o charakterze przekrojowym w organizacji Agencji; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wdrożonych działaniach;

Wyniki

18. na podstawie informacji od Agencji uznaje, że informacje dotyczące wpływu działań Agencji na obywateli Unii oraz na sektor kolei przekazywane są dzięki udziałowi w różnych europejskich wystawach i targach kolejowych oraz poprzez organizację warsztatów, prezentacji i innych wydarzeń w państwach członkowskich; zauważa ponadto, że informacje podawane są na stronie internetowej Agencji, gdzie publikowane są dokumenty, takie jak sprawozdania roczne lub biuletyny;

Dwie siedziby

19. ubolewa nad faktem, że korzystanie z dwóch siedzib (Lille i Valenciennes) do prowadzenia działalności naraża Agencję na dodatkowe koszty; uznaje starania Agencji podejmowane w celu zminimalizowania negatywnego wpływu decyzji w sprawie siedziby;

20. wzywa do ustanowienia jednej siedziby Agencji, do której można łatwo dotrzeć publicznymi środkami transportu, w celu zaoszczędzenia ograniczonych zasobów i zwiększenia skuteczności Agencji;

Inne uwagi

21. uważa, że jeżeli Agencji powierzone zostaną nowe kompetencje w ramach poszerzenia zakresu jej zadań, jako agencji certyfikującej sprzęt kolejowy, część budżetu Agencji powinna być finansowana z opłat i należności uiszczanych przez sektor kolejowy, przy czym opłaty te w każdym przypadku powinny odpowiadać poziomowi wydatków Agencji i nie mogą wiązać się z nieproporcjonalnymi kosztami dla sektora kolejowego;

22. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 232.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 232.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 164 z 30.4.2004, s. 1.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.291
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1671 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015