Rozporządzenie wykonawcze 2015/1386 ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w odniesieniu do wzorów deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli

ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) 2015/1386

z dnia 12 sierpnia 2015 r.

ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w odniesieniu do wzorów deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 z dnia 11 marca 2014 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym ¹ , w szczególności jego art. 32 ust. 10 i art. 34 ust. 6,

po konsultacji z Komitetem ds. Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/341 ²  ustanawia przepisy dotyczące przekazywania Komisji określonych informacji. W celu zapewnienia realizacji programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym konieczne jest ustanowienie dodatkowych przepisów dotyczących stosowania rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Aby ułatwić całościowe spojrzenie i dostęp do wspomnianych przepisów, należy je określić w jednym akcie wykonawczym.

(2) W celu zharmonizowania standardów przygotowywania i prezentowania deklaracji zarządczej, za sporządzenie której odpowiada instytucja zarządzająca zgodnie z art. 32 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, konieczne jest ustanowienie jednolitych wymogów dotyczących jej treści w postaci standardowego wzoru.

(3) W celu zharmonizowania standardów przygotowywania i prezentowania strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli, za sporządzenie których odpowiada instytucja audytowa zgodnie z art. 34 ust. 4 i art. 34 ust. 5 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 223/2014, należy zapewnić wzór ustanawiający jednolite wymogi dotyczące struktury oraz określający charakter i jakość informacji, jakie są wymagane przy przygotowywaniu wspomnianych dokumentów.

(4) W celu umożliwienia szybkiego stosowania środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu powinno ono wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł  1

Wzór deklaracji zarządczej

Deklarację zarządczą, o której mowa w art. 32 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, przedkłada się dla każdego programu operacyjnego zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.

Artykuł  2

Wzory strategii audytu, opinii audytowej oraz rocznego sprawozdania z kontroli

1. Strategię audytu, o której mowa w art. 34 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku II do niniejszego rozporządzenia.

2. Opinię audytową, o której mowa w art. 34 ust. 5 akapit pierwszy lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku III do niniejszego rozporządzenia.

3. Sprawozdanie z kontroli, o którym mowa w art. 34 ust. 5 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku IV do niniejszego rozporządzenia.

Artykuł  3

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 12 sierpnia 2015 r.

	W imieniu Komisji
	Jean-Claude JUNCKER
	Przewodniczący

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Wzór deklaracji zarządczej

Ja, niżej podpisany/My, niżej podpisani (imię (imiona), nazwisko(-a), tytuł(-y) lub funkcja(-e)), kierownictwo instytucji zarządzającej programem operacyjnym (nazwa programu operacyjnego, CCI)

na podstawie wdrażania (nazwa programu operacyjnego) w roku obrachunkowym kończącym się w dniu 30 czerwca (rok) r.,

na podstawie własnego osądu i wszystkich informacji dostępnych mi/nam w dniu przedłożenia Komisji zestawienia wydatków, w tym na podstawie wyników weryfikacji administracyjnych i kontroli na miejscu przeprowadzonych zgodnie z art. 32 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 oraz wyników audytów i kontroli przeprowadzonych w związku z wydatkami zawartymi w przedłożonych Komisji wnioskach o płatność w odniesieniu do roku obrachunkowego kończącego się w dniu 30 czerwca ... (rok) r.,

oraz biorąc pod uwagę moje/nasze obowiązki na mocy rozporządzenia (UE) nr 223/2014, w szczególności jego art. 32,

niniejszym oświadczam(-y), że:

- informacje zawarte w zestawieniu wydatków przedstawiono w sposób prawidłowy, są one kompletne i rzetelne zgodnie z art. 49 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014,

- wydatki ujęte w zestawieniu wydatków wykorzystano na przewidziany cel, jak określono w rozporządzeniu (UE) nr 223/2014 i zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami,

- obowiązujący w odniesieniu do programu operacyjnego system zarządzania i kontroli zapewnia niezbędną gwarancję zgodności z prawem i prawidłowości transakcji leżących u podstaw wydatków, zgodnie z obowiązującym prawem.

Potwierdzam(-y), że nieprawidłowości stwierdzone w końcowych sprawozdaniach z audytu lub kontroli w odniesieniu do danego roku obrachunkowego i zgłoszone w rocznym podsumowaniu załączonym do niniejszej deklaracji zgodnie z art. 32 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, zostały odpowiednio ujęte w zestawieniu wydatków. W razie potrzeby podjęto odpowiednie działania następcze w związku z brakami w systemie zarządzania i kontroli zgłoszonymi w przedmiotowych sprawozdaniach lub tego rodzaju działania są w toku w odniesieniu do następujących wymaganych działań zaradczych: ... (w stosownych przypadkach należy wskazać, które działania zaradcze są nadal w toku w dniu podpisania deklaracji).

Potwierdzam(-y) także, że wydatki będące przedmiotem trwającej oceny ich zgodności z prawem i prawidłowości zostały wyłączone z oczekującego na zakończenie oceny zestawienia wydatków w celu ewentualnego włączenia do wniosku o płatność okresową w kolejnym roku obrachunkowym, jak przewidziano w art. 49 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

Ponadto potwierdzam(-y) wiarygodność danych dotyczących wskaźników [, (wyłącznie dla PO I) w tym, w odpowiednich przypadkach, danych związanych z szacunkami opartymi na wiedzy zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji (UE) nr 1255/2014 ³ ]/[(wyłącznie dla PO II) oraz danych związanych z postępami programu operacyjnego wymaganych na mocy art. 32 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014]. Potwierdzam(-y), że wprowadzono skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka, o których mowa w art. 32 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 oraz że nie wiadomo mi/nam nic o jakichkolwiek nieujawnionych kwestiach związanych z wdrażaniem programu operacyjnego, które mogłyby zaszkodzić reputacji Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym.

Data Podpis(-y)

ZAŁĄCZNIK  II

Wzór strategii audytu

1. WPROWADZENIE

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

- określenie programu operacyjnego lub programów operacyjnych (nazwa(-y) i CCI ⁴ ) i okresu objętego strategią audytu,

- określenie instytucji audytowej odpowiedzialnej za opracowanie, monitorowanie i aktualizowanie strategii audytu oraz wszelkich innych podmiotów, które wniosły swój wkład do tego dokumentu,

- odniesienie do statusu instytucji audytowej (krajowy, regionalny lub lokalny organ publiczny) i organu, w którym się ona znajduje,

- odniesienie do deklaracji misji, karty audytu lub przepisów krajowych (w stosownych przypadkach) określających wszystkie funkcje i obowiązki instytucji audytowej i innych instytucji prowadzących audyty w ramach swoich obowiązków,

- potwierdzenie przez instytucję audytową, że instytucje prowadzące audyty zgodnie z art. 34 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 dysponują wymaganą niezależnością funkcjonalną (i organizacyjną w stosownych przypadkach na mocy art. 31 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 223/2014).

2. OCENA RYZYKA

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

- opis stosowanej metody oceny ryzyka,

- odniesienie do wewnętrznych procedur aktualizacji oceny ryzyka.

3. METODYKA

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

3.1. Podstawowe informacje

- odniesienie do podręczników lub procedur dotyczących audytu zawierających opis głównych etapów audytu, w tym klasyfikacji wykrytych błędów i postępowania z nimi,

- odniesienie do uznanych w skali międzynarodowej standardów audytu, które instytucja audytowa uwzględnia w swoich działaniach audytowych, jak określono w art. 34 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 223/2014,

- odniesienie do obowiązujących procedur w zakresie sporządzania sprawozdania z kontroli i opinii audytowej, które należy przedłożyć Komisji zgodnie z art. 34 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

3.2. Audyty funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli (audyty systemów)

Wskazanie podmiotów, które mają zostać poddane audytowi, oraz powiązanych kluczowych wymogów w kontekście audytu systemów. W stosownych przypadkach odniesienie do organu audytowego, któremu instytucja audytowa powierza zadanie przeprowadzenia audytów.

Wskazanie wszelkich audytów systemów ukierunkowanych na określone obszary tematyczne, takie jak:

- jakość weryfikacji administracyjnych i kontroli na miejscu przeprowadzonych zgodnie z art. 32 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, w tym w zakresie poszanowania zasad dotyczących zamówień publicznych, równości szans, zmniejszania ilości odpadów spożywczych i zapobiegania ich powstawaniu oraz unijnych przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów konsumpcyjnych,

- funkcjonowanie i bezpieczeństwo systemów informatycznych utworzonych zgodnie z art. 28 lit. d), art. 32 ust. 2 lit. d) i art. 33 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014; oraz ich połączenie z systemem informatycznym, o którym mowa w art. 30 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 (systemem SFC 2014),

- wiarygodność danych związanych ze wskaźnikami oraz, w przypadku PO II, danych na temat postępów programu operacyjnego w osiąganiu celów przewidzianych przez instytucję zarządzającą na mocy art. 32 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014,

- sprawozdawczość w zakresie kwot wycofanych i odzyskanych,

- wprowadzanie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych bazujących na ocenie ryzyka nadużyć finansowych zgodnie z art. 32 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

3.3. Audyty operacji

Opis metody (lub odniesienie do dokumentu wewnętrznego określającego metodę) doboru próby, która to metoda zostanie zastosowana zgodnie z art. 34 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 i art. 6 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 532/2014 ⁵  oraz z innymi szczególnymi procedurami mającymi zastosowanie do audytów operacji, związanymi mianowicie z klasyfikacją wykrytych błędów, w tym podejrzeń popełnienia nadużycia finansowego, i z postępowaniem z nimi.

3.4. Audyty zestawień wydatków

Opis podejścia kontrolnego w odniesieniu do audytu zestawienia wydatków.

3.5. Weryfikacja deklaracji zarządczej

Odniesienie do procedur wewnętrznych określających działania związane z weryfikacją twierdzeń zawartych w deklaracji zarządczej na potrzeby opinii audytowej.

4. PLANOWANE AUDYTY

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

- opis i uzasadnienie priorytetów audytu i jego celów szczegółowych w odniesieniu do bieżącego roku obrachunkowego i dwóch kolejnych lat obrachunkowych wraz z wyjaśnieniem powiązania wyników oceny ryzyka z planowanymi audytami,

- orientacyjny harmonogram planowanych na bieżący rok obrachunkowy i dwa kolejne lata obrachunkowe zadań audytowych w odniesieniu do audytów systemów (w tym audytów ukierunkowanych na określone obszary tematyczne), przedstawiający się następująco:

Instytucje/Podmioty lub określone obszary tematyczne, które mają być poddane audytowi	CCI	Nazwa PO	Podmiot odpowiedzialny za audyt	Wyniki oceny ryzyka	20xx Cele i zakres audytu	20xx Cele i zakres audytu	20xx Cele i zakres audytu

5. ZASOBY

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

- schemat organizacyjny instytucji audytowej oraz w stosownych przypadkach informacje na temat jej stosunków z każdym organem audytowym, który przeprowadza audyty, o którym mowa w art. 34 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014,

- wskazanie zasobów przewidywanych do alokowania w odniesieniu do bieżącego roku obrachunkowego i dwóch kolejnych lat obrachunkowych.

ZAŁĄCZNIK  III

Wzór opinii audytowej

Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ...

1. WPROWADZENIE

Ja, niżej podpisany, reprezentujący .................... [nazwa instytucji audytowej wyznaczonej przez państwo członkowskie], funkcjonalnie niezależny w rozumieniu art. 31 ust. 4 [i 5 (w stosownych przypadkach)] rozporządzenia (UE) nr 223/2014, przeprowadziłem audyt zestawienia wydatków za rok obrachunkowy, trwający od dnia 1 lipca ... [rok] r. do dnia 30 czerwca ... [rok] r. ⁶ , opatrzonego datą ... [data zestawienia wydatków przedłożonego Komisji] (zwanego dalej "zestawieniem wydatków"), zgodności z prawem i prawidłowości wydatków, o których zwrot wystąpiono do Komisji w odniesieniu do roku obrachunkowego (ujętych w zestawieniu wydatków), funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz zweryfikowałem deklarację zarządczą do celów art. 59 ust. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷

w odniesieniu do programu operacyjnego ........................... [nazwa programu operacyjnego, numer CCI] (zwanego dalej "programem"),

w celu wydania opinii audytowej zgodnie z art. 34 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

2. OBOWIĄZKI INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ I CERTYFIKUJĄCEJ

........................ [nazwa instytucji zarządzającej], wyznaczona na instytucję zarządzającą programu, oraz ....................... [nazwa instytucji certyfikującej], wyznaczona na instytucję certyfikującą programu, ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w zakresie funkcji ustanowionych w art. 32 i 33 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

Obowiązkiem ........................... [nazwa instytucji certyfikującej], wyznaczonej na instytucję certyfikującą programu, jest w szczególności sporządzenie zestawienia wydatków (zgodnie z art. 49 rozporządzenia (UE) nr 223/2014) oraz poświadczenie jego kompletności, rzetelności i prawdziwości zgodnie z wymogami zawartymi w art. 33 lit. b) i c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

Ponadto, zgodnie z art. 33 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, instytucja certyfikująca odpowiada za poświadczenie, że wydatki ujęte w zestawieniu wydatków są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu i zgodnymi z obowiązującymi przepisami prawa ⁸ .

3. OBOWIĄZKI INSTYTUCJI AUDYTOWEJ

Jak określono w art. 34 ust. 5 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, moim obowiązkiem jest wyrażenie niezależnej opinii na temat tego, czy zestawienie wydatków daje prawdziwy i rzetelny obraz tego, czy wydatki, o których zwrot wystąpiono do Komisji i które ujęto w zestawieniu wydatków, są zgodne z prawem ⁹  i prawidłowe oraz czy wprowadzony system zarządzania i kontroli funkcjonuje prawidłowo. Moim obowiązkiem jest także włączenie do opinii oświadczenia o tym, czy audyt stawia pod znakiem zapytania twierdzenia zawarte w deklaracji zarządczej ¹⁰ .

Audyty w związku z programem przeprowadzono zgodnie ze strategią audytu i uwzględniono w nich uznawane w skali międzynarodowej standardy audytu. Zgodnie z wymogami określonymi w tych standardach instytucja audytowa zachowuje zgodność z wymogami etycznymi oraz planuje i przeprowadza czynności audytowe w celu uzyskania wystarczającej pewności na potrzeby opinii audytowej.

Audyt polega na przeprowadzeniu procedur w celu uzyskania wystarczających i odpowiednich dowodów na poparcie opinii przedstawionej poniżej. Przeprowadzone procedury zależą od profesjonalnego osądu audytora, w tym oceny ryzyka wystąpienia poważnego braku zgodności, czy to stanowiącego nadużycie finansowe, czy błąd. Przeprowadzone procedury audytowe są według mnie odpowiednie do okoliczności.

Uważam, że zgromadzone dowody są wystarczające i stanowią odpowiednią podstawę mojej opinii [w przypadku istnienia jakichkolwiek ograniczeń zakresu audytu:], z wyjątkiem tych, które są wymienione w punkcie 4 - "Ograniczenie zakresu audytu".

Główne ustalenia wynikające z audytów w odniesieniu do programu przedstawiono w załączonym rocznym sprawozdaniu z kontroli zgodnie z art. 34 ust. 5 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

4. OGRANICZENIE ZAKRESU AUDYTU

albo

Nie istniały żadne ograniczenia zakresu audytu.

albo

Zakres audytu ograniczał się do następujących czynników:

a) ...

b) ...

c) ...

[Należy wskazać wszelkie ograniczenia zakresu audytu, np. wszelkie braki w dokumentach uzupełniających, sprawy w trakcie postępowania sądowego, a także oszacować, na podstawie sekcji "Opinia z zastrzeżeniami" poniżej, wysokość związanych z tymi ograniczeniami wydatków i wkładu Unii oraz wpływ ograniczenia zakresu na opinię audytową. W stosownych przypadkach dalsze wyjaśnienia w tym względzie należy podać w rocznym sprawozdaniu z kontroli.]

5. OPINIA

albo

(Opinia bez zastrzeżenia)

Moim zdaniem oraz w oparciu o przeprowadzone czynności audytowe:

- zestawienie wydatków daje prawdziwy i rzetelny obraz zgodnie z przepisami art. 7 ust. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014,

- wydatki ujęte w zestawieniu wydatków, o których zwrot wystąpiono do Komisji, są zgodne z prawem i prawidłowe,

- wprowadzony system zarządzania i kontroli funkcjonuje prawidłowo.

Przeprowadzony audyt nie stawia pod znakiem zapytania twierdzeń zawartych w deklaracji zarządczej.

albo

(Opinia z zastrzeżeniami)

Moim zdaniem oraz w oparciu o przeprowadzone czynności audytowe:

- zestawienie wydatków daje prawdziwy i rzetelny obraz zgodnie z przepisami art. 7 ust. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014,

- wydatki ujęte w zestawieniu wydatków, o których zwrot wystąpiono do Komisji, są zgodne z prawem i prawidłowe,

- wprowadzony system zarządzania i kontroli funkcjonuje prawidłowo,

z wyjątkiem następujących aspektów:

- w odniesieniu do istotnych kwestii związanych z zestawieniem wydatków: ... lub [niepotrzebne skreślić]

- w odniesieniu do istotnych kwestii związanych ze zgodnością z prawem i prawidłowością wydatków ujętych w zestawieniu wydatków, o których zwrot wystąpiono do Komisji: ...

- lub [niepotrzebne skreślić] w odniesieniu do istotnych kwestii związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli ¹¹ : ....

W związku z tym szacuję, że wpływ ograniczeń jest [nieznaczny]/[istotny]. [niepotrzebne skreślić]

Wspomniany wpływ odpowiada ... [kwota w EUR i %] łącznych deklarowanych wydatków. Wkład Unii, którego to dotyczy, wynosi zatem ... [kwota w EUR].

Przeprowadzony audyt nie stawia pod znakiem zapytania twierdzeń zawartych/stawia pod znakiem zapytania twierdzenia zawarte [niepotrzebne skreślić] w deklaracji zarządczej.

[W przypadku gdy przeprowadzone audyty stawiają pod znakiem zapytania twierdzenia zawarte w deklaracji zarządczej, instytucja audytowa przedstawia w tej sekcji aspekty prowadzące do tego wniosku.]

albo

(Opinia negatywna)

Moim zdaniem oraz w oparciu o przeprowadzone czynności audytowe:

- zestawienie wydatków daje prawdziwy i rzetelny obraz/nie daje prawdziwego i rzetelnego obrazu [niepotrzebne skreślić] zgodnie z przepisami art. 7 ust. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014,

- wydatki ujęte w zestawieniu wydatków, o których zwrot wystąpiono do Komisji, są/nie są [niepotrzebne skreślić] zgodne z prawem i prawidłowe,

- wprowadzony system zarządzania i kontroli funkcjonuje/ nie funkcjonuje prawidłowo [niepotrzebne skreślić].

Przedmiotowa opinia negatywna opiera się na następujących aspektach:

- w odniesieniu do istotnych kwestii związanych z zestawieniem wydatków: .... lub [niepotrzebne skreślić],

- w odniesieniu do istotnych kwestii związanych ze zgodnością z prawem i prawidłowością wydatków ujętych w zestawieniu wydatków, o których zwrot wystąpiono do Komisji: ...

lub [niepotrzebne skreślić],

- w odniesieniu do istotnych kwestii związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli ¹² : ...

Przeprowadzone audyty stawiają pod znakiem zapytania twierdzenia zawarte w deklaracji zarządczej w odniesieniu do następujących aspektów: ...

[Instytucja audytowa może także załączyć objaśnienie uzupełniające, niemające wpływu na jej opinię, zgodnie z uznanymi w skali międzynarodowej standardami audytu. W wyjątkowych przypadkach przewiduje się odmowę wyrażenia opinii ¹³ .]

Data

Podpis

ZAŁĄCZNIK  IV  ¹⁴

Wzór rocznego sprawozdania z kontroli

1. WPROWADZENIE

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

1.1. Wskazanie instytucji audytowej i innych jednostek, które uczestniczyły w przygotowaniu sprawozdania.

1.2. Okres odniesienia (tj. rok obrachunkowy ¹⁵ ).

1.3. Okres audytu (w trakcie którego przeprowadzono audyt).

1.4. Wskazanie programu lub programów operacyjnych objętych sprawozdaniem wraz z ich instytucjami zarządzającymi i certyfikującymi. [Jeżeli roczne sprawozdanie z kontroli dotyczy więcej niż jednego programu, informacje te powinny być podane z podziałem na poszczególne programy, przy czym w każdej sekcji należy podać informacje szczególne dla danego programu, z wyjątkiem sekcji 10.2, w której informacje takie podaje się w sekcji 5.]

1.5. Opis kroków podjętych w celu przygotowania sprawozdania i sporządzenia opinii audytowej.

2. ISTOTNE ZMIANY W SYSTEMIE LUB SYSTEMACH ZARZĄDZANIA I KONTROLI

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

2.1. Szczegółowe informacje na temat wszelkich istotnych zmian w systemach zarządzania i kontroli związanych z obowiązkami instytucji zarządzających i certyfikujących, w szczególności w odniesieniu do przekazywania zadań nowym instytucjom pośredniczącym oraz potwierdzenie ich zgodności z art. 28 i 29 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 na podstawie audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową na mocy art. 34 tego rozporządzenia.

2.2. Informacje na temat monitorowania wyznaczonych instytucji zgodnie z art. 35 ust. 5 i 6 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

2.3. Należy wskazać daty, od których zmiany mają zastosowanie, daty zgłaszania zmian instytucji audytowej, jak również wpływ tych zmian na prace audytowe.

3. ZMIANY STRATEGII AUDYTU

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

3.1. Szczegółowe informacje na temat wszelkich zmian, które wprowadzono do strategii audytu, oraz ich uzasadnienie. W szczególności należy wskazać wszelkie zmiany w metodzie doboru próby stosowanej w audycie operacji (zob. sekcja 5 poniżej).

3.2. Rozróżnienie pomiędzy zmianami wprowadzanymi lub proponowanymi na późnym etapie, które nie mają wpływu na czynności przeprowadzone podczas okresu referencyjnego, a zmianami przeprowadzonymi w trakcie okresu referencyjnego, które mają wpływ na audyt i jego wyniki. Należy tu uwzględnić tylko zmiany wprowadzone w odniesieniu do poprzedniej wersji strategii audytu.

4. AUDYTY SYSTEMU

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

4.1. Szczegółowe informacje na temat podmiotów (w tym instytucji audytowej), które przeprowadziły audyty prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu (przewidziane w art. 34 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014), zwane dalej "audytami systemu".

4.2. Opis podstawy przeprowadzonych audytów, w tym odniesienie do stosowanej strategii audytu, ze szczególnym uwzględnieniem metody oceny ryzyka oraz wyników, które doprowadziły do stworzenia planu audytu systemów. W przypadku aktualizacji oceny ryzyka należy opisać ją w sekcji 3 powyżej, dotyczącej zmian w strategii audytu.

4.3. W odniesieniu do tabeli w sekcji 10.1 poniżej opis głównych ustaleń i wniosków z przeprowadzonych audytów systemu, w tym audytów ukierunkowanych na określone obszary tematyczne, określone w sekcji 3.2 załącznika II do tego rozporządzenia.

4.4. Wskazanie, czy stwierdzone problemy zostały uznane za mające charakter systemowy, oraz wskazanie, jakie środki zostały podjęte, uwzględniając oszacowanie wysokości nieprawidłowych wydatków i odnoszących się do nich korekt finansowych zgodnie z art. 5 ust. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014.

4.5. Informacje dotyczące działań następczych w związku z zaleceniami audytu wynikającymi z audytów systemu przeprowadzonych w poprzednich latach obrachunkowych.

4.6. Poziom pewności uzyskany w wyniku audytów systemu (niski/średni/wysoki) i uzasadnienie.

5. AUDYTY OPERACJI

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

5.1. Wskazanie podmiotów (w tym instytucji audytowej), które przeprowadziły audyty operacji (przewidziane w art. 34 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014 i art. 5 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014).

5.2. Opis stosowanej metody doboru próby oraz informacje, czy dana metoda jest zgodna ze strategią audytu.

5.3. Wskazanie parametrów stosowanych w statystycznym doborze próby i wyjaśnienie zastosowanych podstawowych obliczeń i profesjonalnej oceny. Parametry doboru próby obejmują próg istotności, poziom ufności, jednostkę próby, błąd oczekiwany, interwał próbkowania, wartość populacji, liczebność populacji, liczebność próby, informacje na temat stratyfikacji (w stosownych przypadkach). Podstawowe obliczenia dotyczące doboru próby oraz łącznego poziomu błędu (jak określono to w art. 6 ust. 14 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014) ujawnia się w sekcji 10.3 poniżej, w formacie umożliwiającym zrozumienie podjętych działań podstawowych, zgodnie z zastosowaną określoną metodą doboru próby.

5.4. Stwierdzenie zgodności między łącznymi wydatkami w euro zadeklarowanymi Komisji w odniesieniu do roku obrachunkowego oraz populacją, z której pobrano próbę losową (kolumna "A" tabeli w sekcji 10.2 poniżej). Stwierdzenie zgodności pozycji obejmuje ujemne jednostki próby, w przypadku gdy korekty wprowadzono w odniesieniu do danego roku obrachunkowego.

5.5. Gdy istnieją ujemne jednostki próby, należy przedstawić potwierdzenie, że zostały one potraktowane jako odrębna populacja zgodnie z art. 6 ust. 7 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014. Analiza najważniejszych wyników audytów tych jednostek, skupiająca się mianowicie na sprawdzeniu, czy decyzje o zastosowaniu korekt finansowych (podjęte przez państwo członkowskie lub Komisję) zostały ujęte w zestawieniach wydatków jako kwoty wycofane lub odzyskane.

5.6. W przypadku stosowania niestatystycznej metody doboru próby należy wskazać przyczyny stosowania tej metody zgodnie z art. 34 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, odsetek operacji/wydatków objętych audytami, działania podjęte w celu zapewnienia losowości próby (i tym samym jej reprezentatywności) oraz w celu zapewnienia wystarczającego rozmiaru próby umożliwiającej jednostce audytowej sporządzenie ważnej opinii audytowej. Prognozowany poziom błędu oblicza się także w przypadku niestatystycznej metody doboru próby.

5.7. Analiza najważniejszych wyników audytów operacji, opisująca liczbę pozycji próby objętych audytem, odpowiadające im kwoty i rodzaje błędów ¹⁶  według danej operacji, charakter wykrytych błędów ¹⁷ , poziom błędu warstwy i odpowiadające im główne braki i nieprawidłowości ¹⁸ , górną granicę poziomu błędu (w stosownych przypadkach), przyczynę źródłową, zaproponowane środki naprawcze (w tym środki mające na celu uniknięcie tych błędów w kolejnych wnioskach o płatność) oraz wpływ na opinię audytową. Tam, gdzie to konieczne, należy przedłożyć dalsze wyjaśnienia na temat danych przedstawionych w sekcjach 10.2 i 10.3 poniżej, w szczególności w odniesieniu do łącznego poziomu błędu.

5.8. Wyjaśnienia dotyczące korekt finansowych związanych z rokiem obrachunkowym i wprowadzonych przez instytucję certyfikującą/instytucję zarządzającą przed przedstawieniem Komisji zestawień wydatków oraz będących wynikiem audytów operacji, w tym korekty stawki zryczałtowanej lub ekstrapolowanej, jak przedstawiono szczegółowo w sekcji 10.2 poniżej.

5.9. Porównanie łącznego poziomu błędu i łącznego błędu rezydualnego ¹⁹  (jak przedstawiono w sekcji 10.2 poniżej) z progiem istotności w celu upewnienia się, czy populacja nie jest przedstawiona błędnie, oraz wpływ na opinię audytową.

5.10. Informacje na temat wyników audytu próby uzupełniającej (przewidzianej w art. 6 ust. 12 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014), o ile taka istnieje.

5.11. Szczegółowe informacje na temat tego, czy stwierdzone problemy mają charakter systemowy, oraz na temat podjętych środków, w tym oszacowanie wysokości nieprawidłowych wydatków i związanych z nimi korekt finansowych.

5.12. Informacje dotyczące działań następczych w związku z audytami operacji przeprowadzonymi w poprzednich latach, w szczególności w związku z brakami o charakterze systemowym.

5.13. Wnioski wyciągnięte z ogólnych wyników audytów operacji w odniesieniu do skuteczności systemów zarządzania i kontroli.

6. AUDYTY ZESTAWIEŃ WYDATKÓW

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

6.1. Wskazanie instytucji/podmiotów, które przeprowadziły audyty zestawień wydatków.

6.2. Opis podejścia kontrolnego stosowanego w celu zweryfikowania elementów zestawień wydatków określonych w art. 49 rozporządzenia (UE) nr 223/2014. Obejmuje to odniesienia do czynności audytowych przeprowadzonych w kontekście audytów systemu (wyszczególnionych w sekcji 4) i audytów operacji (wyszczególnionych w sekcji 5), w odniesieniu do gwarancji wymaganej od zestawień wydatków.

6.3. Wskazanie wniosków wyciągniętych z audytu w odniesieniu do kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawień wydatków, w tym wskazanie korekt finansowych, które wprowadzono i ujęto w zestawieniach wydatków w następstwie wyników audytów systemu lub audytów operacji.

6.4. Wskazanie, czy stwierdzone problemy mają charakter systemowy, oraz wskazanie, jakie środki zostały podjęte.

7. KOORDYNACJA MIĘDZY INSTYTUCJAMI AUDYTOWYMI I DZIAŁANIA NADZORCZE INSTYTUCJI AUDYTOWEJ (w stosownych przypadkach)

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

7.1. Opis procedury koordynacji między instytucją audytową i innymi podmiotami audytowymi, które przeprowadzają audyty, jak przewidziano w art. 34 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 223/2014, w stosownych przypadkach.

7.2. Opis procedury sprawowania nadzoru i oceny jakości stosowanej przez instytucję audytową wobec takich podmiotów audytowych.

8. INNE INFORMACJE

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

8.1. W stosownych przypadkach informacje na temat zgłoszonych nadużyć finansowych i podejrzeń nadużyć finansowych w kontekście audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową (w tym przypadków wskazanych przez inne krajowe lub unijne organy i związanych z operacjami, w odniesieniu do których instytucja audytowa przeprowadziła audyt), wraz z podjętymi środkami.

8.2. W stosownych przypadkach późniejsze wydarzenia, które miały miejsce po złożeniu zestawień wydatków do instytucji audytowej i przed przekazaniem Komisji rocznego sprawozdania z kontroli na mocy art. 34 ust. 5 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 i które zostały uwzględnione podczas ustanawiania poziomu pewności i sporządzania opinii przez instytucję audytową.

9. OGÓLNY POZIOM PEWNOŚCI

Sekcja ta zawiera następujące informacje:

9.1. Wskazanie ogólnego poziomu pewności w odniesieniu do właściwego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli ²⁰  i wyjaśnienie, w jaki sposób uzyskano taki poziom z połączenia wyników audytów systemu (podanych w sekcji 10.2 poniżej) i audytów operacji (podanych w sekcji 10.3 poniżej). W stosownym przypadku instytucja audytowa powinna także uwzględnić wyniki innych krajowych lub unijnych audytów przeprowadzonych w odniesieniu do danego roku obrachunkowego.

9.2. Ocena wszelkich przeprowadzonych działań naprawczych i zapobiegawczych, takich jak korekty finansowe, i ocena potrzeby zastosowania wszelkich niezbędnych dodatkowych środków naprawczych, zarówno z perspektywy systemowej, jak i finansowej.

10. ZAŁĄCZNIKI DO ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ Z KONTROLI

10.1. Wyniki audytów systemów:

Podmiot poddany audytowi

Tytuł audytu

Data końcowego sprawozdania z audytu

Program operacyjny: [CCI i nazwa PO]

Ocena ogólna (kategoria 1, 2, 3, 4) [jak określono w tabeli 2 w załączniku II do rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014]

Uwagi

Kluczowe wymogi (w stosownych przypadkach) [jak określono w tabeli 1 w załączniku II do rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014]

Kluczowy wymóg 1

Kluczowy wymóg 2

Kluczowy wymóg 3

Kluczowy wymóg 4

Kluczowy wymóg 5

Kluczowy wymóg 6

Kluczowy wymóg 7

Kluczowy wymóg 8

Kluczowy wymóg 9

Kluczowy wymóg 10

Kluczowy wymóg 11

Kluczowy wymóg 12

Kluczowy wymóg 13

Instytucja zarządzająca

Instytucja (-e) pośrednicząca (-e)

Instytucja certyfikująca

Uwaga: Fragmenty zaznaczone na szaro w powyższej tabeli odnoszą się do kluczowych wymogów, które nie dotyczą podmiotu objętego audytem.

10.2. Wyniki audytów operacji:

Numer programu CCI	Tytuł programu	A	B		C	D	E	F	G	H
		Kwota w euro odpowiadająca populacji, z której pobrano próbę losową (1)	Wydatki w odniesieniu do roku obrachunkowego objęte audytem w ramach próby losowej		Kwota nieprawidłowych wydatków w próbie losowej	Łączny poziom błędu (2)	Korekty wprowadzane w związku z łącznym poziomem błędu	Łączny błąd rezydualny	Inne wydatki objęte audytem (3)	Kwota nieprawidłowych wydatków w ramach pozostałych wydatków objętych audytem
			Kwota (4)	% (5)
(1) Kolumna "A" odnosi się do populacji, z której pobrano próbę losową, tj. całkowitej kwoty kwalifikowalnych wydatków publicznych wprowadzonych do systemu księgowego instytucji certyfikującej i ujętych we wnioskach o płatność przedstawionych Komisji (jak ustanowiono w art. 49 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 223/2014), pomniejszonych o ujemne jednostki próby, jeżeli takie istnieją. W stosownych przypadkach należy przedstawić wyjaśnienia w sekcji 5.4. (2) Łączny poziom błędu jest obliczany przed zastosowaniem jakichkolwiek korekt finansowych w odniesieniu do próby poddanej audytowi lub populacji, z której próba losowa została pobrana. Jeżeli próba losowa obejmuje co najmniej dwa fundusze lub programy, łączny (obliczony) poziom błędu przedstawiony w kolumnie "D" dotyczy całej populacji. W przypadku zastosowania stratyfikacji należy podać dalsze informacje w podziale na warstwy w sekcji 5.7. (3) W stosownych przypadkach kolumna "G" odnosi się do wydatków poddanych audytowi w kontekście próby uzupełniającej. (4) Kwota wydatków poddanych audytowi (w przypadku zastosowania podpróby, o której mowa w art. 6 ust. 9 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014, w kolumnie tej ujmuje się tylko kwotę pozycji wydatków poddanych faktycznemu audytowi zgodnie z art. 5 tego rozporządzenia delegowanego). (5) Odsetek wydatków objętych audytem w stosunku do populacji.

10.3. Obliczenia leżące u podstaw wyboru próby losowej i łącznego poziomu błędu.

1 Dz.U. L 72 z 12.3.2014, s. 1.

2 Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/341 z dnia 20 lutego 2015 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji (Dz.U. L 60 z 4.3.2015, s. 1).

3 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1255/2014 z dnia 17 lipca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym o przepisy określające zawartość rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania, w tym wykaz wspólnych wskaźników (Dz.U. L 337 z 25.11.2014, s. 46).

4 Należy wskazać programy operacyjne objęte wspólnym systemem zarządzania i kontroli, w przypadku gdy dla dwóch programów operacyjnych przygotowano jedną strategię audytu, jak przewidziano w art. 34 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

5 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 532/2014 z dnia 13 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (Dz.U. L 148 z 20.5.2014, s. 54).

6 Rok obrachunkowy oznacza okres od dnia 1 lipca do dnia 30 czerwca, z wyjątkiem pierwszego roku obrachunkowego, w odniesieniu do którego oznacza on okres od rozpoczęcia kwalifikowalności wydatków do dnia 30 czerwca 2015 r. Ostatnim rokiem obrachunkowym jest okres od dnia 1 lipca 2023 r. do dnia 30 czerwca 2024 r.

7 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

8 Zgodnie z definicją w art. 5 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

9 Zgodnie z art. 5 ust. 12 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.

10 Zgodnie z art. 59 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

11 W przypadku gdy dotyczy to systemu zarządzania i kontroli, należy wskazać w opinii podmiot lub podmioty oraz aspekt lub aspekty ich systemów, które nie są zgodne z wymogami lub działają nieskutecznie, z wyjątkiem przypadków, w których informacje te są już jednoznacznie ujawnione w rocznym sprawozdaniu z kontroli, a akapit zawierający opinię odnosi się do konkretnej (konkretnych) sekcji tego sprawozdania, w której (których) takie informacje są ujawnione.

12 Taka sama uwaga jak w przypadku poprzedniego przypisu.

13 Wspomniane wyjątkowe przypadki powinny być związane z nieprzewidywalnymi czynnikami zewnętrznymi niezależnymi od instytucji audytowej.

14 Załącznik IV zmieniony przez sprostowanie z dnia 6 kwietnia 2018 r. (Dz.U.UE.L.2018.90.115).

15 Zgodnie z definicją w art. 2 ust. 14 rozporządzenia Komisji (WE) nr 223/2014.

16 Losowe, systemowe, anormalne.

17 Na przykład: związany z kwalifikowalnością, lub zamówieniami publicznymi.

18 Poziom błędu warstwy należy ujawnić, w przypadku gdy zastosowano stratyfikację zgodnie z art. 6 ust. 10 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014, obejmującą subpopulacje o podobnych cechach, takich jak operacje składające się z wkładów finansowych do elementów o dużej wartości.

19 Łączne błędy pomniejszone o korekty, o których mowa w pkt 5.8 powyżej, dzielone przez populację całkowitą.

20 Ogólny poziom pewności odpowiada jednej z czterech kategorii określonych w tabeli 2 w załączniku II do rozporządzenia delegowanego (UE) nr 532/2014.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.214.9
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Rozporządzenie wykonawcze 2015/1386 ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w odniesieniu do wzorów deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli
• Data aktu: 12/08/2015
• Data ogłoszenia: 13/08/2015
• Data wejścia w życie: 14/08/2015