Decyzja 2014/635/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012

(2014/635/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 5 września 2014 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ² , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. ustanawiające Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) oraz Urząd ⁴ , w szczególności jego art. 13,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0206/2014),

1. odracza decyzję o udzieleniu dyrektorowi zarządzającemu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej absolutorium z wykonania budżetu Organu za rok budżetowy 2012;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi zarządzającemu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu ⁷ ,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁸ , w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁹ , w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. ustanawiające Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) oraz Urząd ¹⁰ , w szczególności jego art. 13,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹¹ ,

– uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹² , w szczególności jego art. 108,

– uwzględniając swoje poprzednie decyzje i rezolucje w sprawie absolutorium z wykonania budżetu,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0206/2014),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwanego dalej "Organem") jego budżet na rok 2012 wyniósł 3 190 000 EUR, co stanowi wzrost o 170,6 % w porównaniu z 2011 r.; mając na uwadze, że wzrost ten wynika z tego, że Organ został ustanowiony niedawno; mając na uwadze, że cały budżet Organu pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Organu za rok budżetowy 2012 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Uwagi dotyczące wiarygodności rozliczeń

1. zwraca uwagę, że system rachunkowości Organu został zatwierdzony w 2013 r.;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

2. wyraża ubolewanie w związku z tym, że dokonane na kwotę 61 500 EUR przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania (co stanowi 10 % całości przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania), nie odpowiadały podjętym zobowiązaniom prawnym, a zatem były nieprawidłowe; zwraca się do Organu o podjęcie kroków, aby unikać takich sytuacji w przyszłości, i o przedłożenie sprawozdania dotyczącego podjętych środków do dnia 1 września 2014 r.;

3. zwraca uwagę, że doświadczenia z 2011 i 2012 r. zostały uwzględnione w 2013 r. poprzez sprecyzowanie procedur finansowych i zapewnienie wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych dodatkowych szkoleń przypominających; zauważa, że przez cały rok 2013 dodatkową uwagę poświęcono poprawnemu zaciąganiu zobowiązań finansowych i prawnych;

Zarządzanie budżetem i finansami

4. zauważa z zaniepokojeniem, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2012 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 63,4 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 66,16 %; wzywa Organ do znacznej poprawy wysiłków związanych z monitorowaniem budżetu i wyżej wymienionych wskaźników wykonania budżetu; oczekuje, że do dnia 1 września 2014 r. Organ przedstawi sprawozdanie o podjętych środkach mających na celu naprawę tej sytuacji;

Zobowiązania i przeniesienia

5. ubolewa nad tym, że anulowano kwotę 101 000 EUR (45 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r.); wyraża zaniepokojenie, że nie wykorzystano 545 000 EUR (17 % wszystkich środków na 2012 r.) i kwota ta musiała zostać anulowana; ubolewa, że poziom przeniesień na rok 2013 środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 611 000 EUR (19 % ogółu środków); uważa, że świadczy to o trudnościach z planowaniem lub realizacją działań Organu, ponieważ przeniesienia z 2012 r. wiązały się przede wszystkim z opóźnieniami w rekrutacji pracowników oraz brakiem skutecznych procedur, które zapewniałyby terminowe zgłaszanie i zwrot kosztów podróży służbowych poniesionych przez ekspertów; apeluje do Organu o zajęcie się sytuacją i o przedstawienie organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania o podjętych środkach do dnia 1 września 2014 r.;

Przesunięcia

6. zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności i ustaleniami w ramach kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy poziom i charakter przeniesień w roku 2012 nie wykracza poza ramy określone w przepisach finansowych;

Procedury przetargowe i procedury naboru

7. zauważa z zaniepokojeniem, że istnieją możliwości znacznej poprawy w zakresie przygotowywania, przeprowadzania i dokumentowania procedur przetargowych; zauważa zwłaszcza, że w postępowaniach nie przywiązywano wystarczającej wagi do stosunku jakości do ceny, a ogólne kryteria udzielenia zamówienia nie były dzielone na kryteria szczegółowe, które umożliwiłyby klarowną i porównywalną ocenę ofert;

8. wyraża ubolewanie w związku z tym, że w zbadanych procedurach naboru stwierdzono znaczne uchybienia ograniczające ich przejrzystość, a mianowicie pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po rozpatrzeniu kandydatur przez komisję selekcyjną, nie ustalano limitu punktów warunkującego dopuszczenie do testów pisemnych i rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na liście zakwalifikowanych kandydatów, zaś nominacja i zmiany składu komisji selekcyjnej nie były zatwierdzane przez organ powołujący;

9. zauważa z zaniepokojeniem, że chociaż większość pracowników Organu realizuje zadania administracyjne lub wspierające, które nie wiążą się z podróżami służbowymi, wszystkim przyznano telefony komórkowe z miesięcznym limitem w wysokości do 50 EUR; wyraża zaniepokojenie faktem, że nie kontroluje się wykorzystywania telefonów do celów prywatnych;

10. ubolewa nad tym, że w Organie nie ma polityki zarządzania środkami pieniężnymi; zauważa, że w związku z tym pod koniec 2012 r. cała gotówka Organu (1 600 000 EUR) ulokowana była w jednym banku (o ratingu BBB);

11. zwraca się do Organu o przedstawienie do dnia 1 września 2014 r. sprawozdania dotyczącego działań podjętych w celu zaradzenia wyżej wspomnianym nierozwiązanym kwestiom w zakresie procedur przetargowych i procedur naboru;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

12. wyraża ubolewanie, że Organ przedłożył ograniczone informacje dotyczące polityki zapobiegania konfliktom interesów odnoszące się jedynie do wymaganych oświadczeń o braku konfliktu interesów, w których nie wspomniano o żadnym mającym zastosowanie kodeksie postępowania lub strategii politycznej; zauważa, że nie ma żadnych informacji o publikacji oświadczeń, prowadzonych szkoleniach uświadamiających lub o dostosowaniu Organu do wytycznych Komisji w zakresie zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim w agencjach zdecentralizowanych UE; wzywa Organ do naprawy tej sytuacji do dnia 1 września 2014 r.; zwraca się do Organu o udzielenie organowi udzielającemu absolutorium dokładnych informacji na temat kroków podejmowanych w tym zakresie, szczególnie dlatego, że Organ składa się z przedstawicieli organów regulacyjnych łączności elektronicznej państw członkowskich i ma za zadanie doradzać tym organom regulacyjnym, jak również instytucjom Unii, co oznacza, że niezbędna jest zdecydowana i przejrzysta polityka w zakresie zapobiegania konfliktowi interesów;

13. zauważa, że osobiste oświadczenia o braku konfliktu interesów wymagane są od członków komitetu zarządzającego Organu i Rady Organów Regulacyjnych, a także od jego pracowników; zwraca uwagę, że oświadczenia o braku konfliktu interesów członków komisji rekrutacyjnych zostały zaktualizowane w oparciu o zalecenia Trybunału Obrachunkowego; wzywa Organ do poinformowania organu udzielającego absolutorium o zamiarze dokonania przeglądu ustaleń w zakresie zapobiegania konfliktom interesów na podstawie powyższych wytycznych Komisji;

14. stwierdza, że życiorysy i oświadczenia o braku konfliktu interesów członków komitetu zarządzającego, dyrektora zarządzającego i kadry kierowniczej wyższego szczebla nie są publicznie dostępne; wzywa Organ do naprawy tej sytuacji w trybie pilnym;

Kontrola wewnętrzna

15. ubolewa nad tym, że wciąż pozostaje kilka nierozstrzygniętych kwestii dotyczących kontroli wewnętrznej, a mianowicie:

– Organ nie wdrożył jeszcze następujących standardów kontroli wewnętrznej (SKW): SKW 5 - cele i wskaźniki wykonania zadań, SKW 8 - procesy i procedury, SKW 11 - zarządzanie dokumentacją i SKW 12 - informacja i komunikacja,

– nie istnieje procedura związana z księgowaniem i zbywaniem aktywów trwałych, nie przeprowadzono także spisu z natury,

– nie wdrożono procedur ustalania, zatwierdzania i rejestrowania wyjątków i odstępstw od polityk i procedur;

16. zwraca się do Organu o zaradzenie tej sytuacji i przedstawienie sprawozdania z postępów do dnia 1 września 2014 r.;

Wyniki

17. zwraca się do Organu o przedstawienie europejskim obywatelom wyników i efektów jego pracy w sposób łatwo dostępny, głównie za pośrednictwem jego strony internetowej;

18. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. ¹³ w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 9.

2 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 9.

8 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

9 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

10 Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

11 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

12 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

13 Teksty przyjęte, P7_TA(2014)0299 (zob. s. 359 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2014.266.353
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2014/635/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2012
• Data aktu: 03/04/2014
• Data ogłoszenia: 05/09/2014