Decyzja 2012/566/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010

(2012/566/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 17 października 2012 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Kolegium⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL)⁽³⁾, w szczególności jej art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając decyzję Komisji C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r., w której udzielono zgody na wniosek Europejskiego Kolegium Policyjnego w sprawie odstępstwa od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego z dnia 12 lipca 2010 r. dotyczące zwrotu wydatków prywatnych (10/0257/KA),

– uwzględniając zlecony przez Europejskie Kolegium Policyjne audyt zewnętrzny (umowa nr CEPOL/2010/001) dotyczący zwrotu wydatków prywatnych,

– uwzględniając końcowe sprawozdanie z pięcioletniej zewnętrznej oceny Europejskiego Kolegium Policyjnego (umowa nr CEPOL/CT/2010/002),

– uwzględniając roczne sprawozdanie z działalności Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa za rok 2009,

– uwzględniając sporządzone przez Europejskie Kolegium Policyjne czwarte sprawozdanie z postępów dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania na lata 2010-2014,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

– uwzględniając komunikat Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) z dnia 4 lipca 2011 r. (nr ref. Ares (2011) 722479) w sprawie trzeciego sprawozdania z postępów dotyczącego wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące wykonania rezolucji Parlamentu Europejskiego w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok 2009 oraz załączniki do tego sprawozdania,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące realizacji planu zamówień w okresie od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r. oraz załącznik do tego sprawozdania,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0119/2012),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2010;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 134

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego na rok budżetowy 2010

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Kolegium⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL)⁽³⁾, w szczególności jej art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając decyzję Komisji C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r., w której udzielono zgody na wniosek Europejskiego Kolegium Policyjnego w sprawie odstępstwa od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego z dnia 12 lipca 2010 r. dotyczące zwrotu wydatków prywatnych (10/0257/KA),

– uwzględniając zlecony przez Europejskie Kolegium Policyjne audyt zewnętrzny (umowa nr CEPOL/2010/001) dotyczący zwrotu wydatków prywatnych,

– uwzględniając końcowe sprawozdanie z pięcioletniej zewnętrznej oceny Europejskiego Kolegium Policyjnego (umowa nr CEPOL/CT/2010/002),

– uwzględniając roczne sprawozdanie z działalności Dyrekcji Generalnej ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa za rok 2009,

– uwzględniając sporządzone przez Europejskie Kolegium Policyjne czwarte sprawozdanie z postępów dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania na lata 2010-2014,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

– uwzględniając komunikat Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) z dnia 4 lipca 2011 r. (nr ref. Ares (2011) 722479) w sprawie trzeciego sprawozdania z postępów dotyczącego wdrożenia wieloletniego planu działania Europejskiego Kolegium Policyjnego na lata 2010-2014,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące wykonania rezolucji Parlamentu Europejskiego w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok 2009 oraz załączniki do tego sprawozdania,

– uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Kolegium Policyjnego dotyczące realizacji planu zamówień w okresie od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 1 lipca 2011 r. oraz załącznik do tego sprawozdania,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0119/2012),

A. mając na uwadze, że Europejskie Kolegium Policyjne (Kolegium) powstało w 2001 r. i że z dniem 1 stycznia 2006 r. zostało przekształcone w organ Wspólnoty w rozumieniu art. 185 rozporządzenia finansowego, zatem od tego momentu ma doń zastosowanie ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące agencji,

B. mając na uwadze, że w swoich sprawozdaniach dotyczących rocznych sprawozdań finansowych Kolegium za lata budżetowe 2006, 2007 i 2009 Trybunał Obrachunkowy zgłosił zastrzeżenia co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw sprawozdań, stwierdzając, że procedury udzielania zamówień nie były zgodne z przepisami rozporządzenia finansowego,

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2008 Trybunał Obrachunkowy umieścił uwagę szczególną dotyczącą swojej opinii co do wiarygodności sprawozdania, nie formułując wyraźnie zastrzeżeń co do niej, oraz wydał opinię z zastrzeżeniami, jeżeli chodzi o legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw,

D. mając na uwadze, że w swojej decyzji z dnia 7 października 2010 r. Parlament odmówił udzielenia dyrektorowi Kolegium absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2008,

E. mając na uwadze, że w swojej decyzji z dnia 10 maja 2011 r. Parlament postanowił odroczyć decyzję o udzieleniu dyrektorowi Kolegium absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok 2009⁽⁵⁾, a następnie udzielił absolutorium na mocy swojej decyzji z dnia 25 października 2011 r.⁽⁶⁾,

F. mając na uwadze, że po raz pierwszy od czasu, gdy Kolegium stało się agencją, w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok budżetowy 2010 Trybunał Obrachunkowy wydał opinię bez zastrzeżeń co do wiarygodności sprawozdania, a także legalności i prawidłowości operacji leżących u jego podstaw,

G. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym wdrożenia wieloletniego planu działania Kolegium na lata 2010-2014 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że Kolegium dokonuje postępów zgodnie z celami pośrednimi określonymi w wieloletnim planie działania,

H. mając na uwadze, że w komunikacie z dnia 4 lipca 2011 r. skierowanym do dyrektora Kolegium Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że mimo iż opis zawarty w sprawozdaniu z postępów jest nadal dosyć ogólny, daje on wyraźny ogląd stanu realizacji poszczególnych celów pośrednich, zatem sprawozdanie to powinno służyć za odpowiednią podstawę informowania poszczególnych zainteresowanych podmiotów,

I. mając na uwadze, że na mocy decyzji C(2011) 4680 z dnia 30 czerwca 2011 r. Komisja udzieliła Kolegium odstępstwa od postanowień art. 74b rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002,

J. mając na uwadze, że budżet Kolegium na rok 2010 wyniósł 7.800.000 EUR w porównaniu z 8.800.000 EUR w roku 2009, co stanowi spadek o 11,4 %; mając na uwadze, że wkład Unii do budżetu Kolegium na rok 2010 wyniósł 7.800.000 EUR⁽⁷⁾,

Zarządzanie budżetowe i finansowe - uwagi ogólne

1. odnotowuje stwierdzenie Kolegium, iż rok budżetowy 2010 charakteryzował się brakiem wystarczających środków finansowych w związku ze zmniejszeniem o 1.000.000 EUR wkładu Unii do budżetu Kolegium; jest zaskoczony tą opinią, szczególnie w czasach kryzysu, ponieważ dobre zarządzanie zapewnia poprawne i gospodarne wydatkowanie dostępnych środków, oraz zważywszy na to, że 31,6 % budżetu Kolegium uległo przeniesieniu na rok 2011;

2. przyjmuje jednak do wiadomości informację otrzymaną od Komisji, iż w roku 2009 całkowity wkład Unii na rzecz Kolegium wyniósł 8.800.000 EUR, z czego 7.800.000 EUR zostało sfinansowanych z budżetu na rok 2009, a pozostała kwota 1.000.000 EUR pochodziła w rzeczywistości z dochodów przydzielonych na rok 2007 w związku z odzyskaniem nadwyżki Kolegium za rok 2007; odnotowuje informacje otrzymane od Komisji, iż na rok 2010 zaproponowała ona redukcję wkładu na rzecz Kolegium do poziomu środków przegłosowanych na rok 2009, tj. 7.800.000 EUR, ze względu na niski poziom wykonania budżetu na rok 2008; zachęca w związku z tym Kolegium do wprowadzenia w swoim ostatecznym rocznym sprawozdaniu finansowym wyraźnego rozgraniczenia między różnymi elementami wkładu Unii do budżetu Kolegium;

3. uznaje na podstawie ostatecznego rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok 2010, że w roku 2010 wystąpiły pewne nieprawidłowości w związku z przygotowywaniem odrębnych budżetów i zaciąganiem zobowiązań dotyczących kursów i seminariów, co sprawiło, że środki na zobowiązania na rok 2010 zostały wypłacone na pokrycie wydatków z roku 2009; przypomina Kolegium, że jest to niezgodne z zasadą jednoroczności; wzywa Kolegium do podjęcia działań, tak by w przyszłości nie dochodziło do podobnych uchybień;

4. odnotowuje na podstawie sprawozdania rocznego Kolegium z działalności za rok 2010, że zaciągnięto zobowiązania w wysokości 99,56 % środków na zobowiązania; odnotowuje też, że wykorzystano 46 % środków na płatności, jednak ostateczne dane dotyczące wykorzystania tytułu III (wydatki operacyjne) miały być dostępne dopiero pod koniec 2011 r.; zauważa, że ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Kolegium za rok 2010 wskazuje, iż wskaźnik wydatkowanych środków na płatności wynosił 59,12 % w roku 2010;

5. przyjmuje do wiadomości środki podjęte przez nowe kierownictwo i administrację Kolegium w odpowiedzi na wniosek Parlamentu o podjęcie działań w celu usunięcia uchybień po tym, jak stwierdzono poważne nieprawidłowości w związku z wykonaniem budżetu na rok 2009;

6. zwraca uwagę na fakt, że chociaż Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Kolegium są legalne i prawidłowe, podkreślił on również, że w odniesieniu do wydatków na organizację szkoleń i konferencji obowiązujący w Kolegium proces zatwierdzania wniosków o zwrot kosztów związanych z takimi działaniami nie był rygorystyczny, szczególnie pod względem kompletności dowodów poświadczających; zauważa, że w odpowiedzi Kolegium poinformowało, iż na mocy decyzji 11/2011/GB zarządu Kolegium z dnia 10 marca 2011 r. przy składaniu sprawozdań finansowych i wniosków o zwrot kosztów został wprowadzony obowiązkowy wymóg przedstawiania listy obecności podpisanej przez wszystkich uczestników;

7. przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z decyzją 11/2011/GB zostały w znacznym zakresie zmienione przepisy dotyczące zwrotu kosztów poniesionych na działalność Kolegium oraz że doprecyzowano różne środki w celu ścisłego stosowania przepisów finansowych i bardzo zdyscyplinowanego podejścia do kwalifikowalności kosztów, w tym przepisów w zakresie obowiązkowej sprawozdawczości;

8. ubolewa nad faktem, że przed przyjęciem przez zarząd Kolegium decyzji 34/2010/GB z dnia 29 września 2010 r. ostateczne terminy zwrotu kosztów nie były egzekwowane, a zatem nie nastąpiła istotna poprawa w dotrzymywaniu tych terminów; przypomina, że przekraczanie ostatecznych terminów to jeden z głównych czynników utrudniających należyte zarządzanie finansami; przyjmuje do wiadomości fakt, że zgodnie z decyzją 34/2010/GB wnioski o zwrot kosztów otrzymywane po upływie ostatecznego terminu nie będą uwzględniane; wzywa Kolegium do informowania organu udzielającego absolutorium o wdrażaniu decyzji 34/2010/GB;

9. przyjmuje oświadczenie Kolegium, zgodnie z którym Komisja ograniczyła budżet Kolegium na 2010 r. o 1.000.000 EUR, lecz podkreśla, że kwota przyznana na 2010 r. jest równa kwocie na 2009 r.;

Środki przeniesione

10. zauważa na podstawie ostatecznego rocznego sprawozdania finansowego Kolegium za rok 2010, że 2.469.984,20 EUR ze zobowiązań zaciągniętych w roku 2010, co stanowi 31,6 % budżetu Kolegium na rok 2010, zostało przeniesionych na rok 2011; przypomina Kolegium, że taki stan rzeczy jest niezgodny z zasadą jednoroczności;

11. ubolewa, że Trybunał Obrachunkowy w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010 nie wspomina o środkach przeniesionych przez Kolegium;

12. jest zaniepokojony faktem, że chociaż Trybunał Obrachunkowy był w stanie uzyskać wystarczającą pewność, iż roczne sprawozdanie finansowe Kolegium za rok budżetowy 2010 jest we wszystkich istotnych aspektach wiarygodne, to stwierdził on również, że w 2010 r. konieczne było anulowanie ponad 1.600.000 EUR, tj. 48 % środków przeniesionych z 2009 r.; przypomina Kolegium, że taki stan rzeczy jest sprzeczny z zasadą jednoroczności budżetu i można go uniknąć dzięki lepszemu programowaniu i monitorowaniu wykonania budżetu, tak by minimalizować przeniesienie środków; wzywa zatem Kolegium do podjęcia skutecznych działań w tym zakresie;

13. odnotowuje niemniej odpowiedź Kolegium, w której stwierdzono, że w celu uniknięcia ponownego wystąpienia sytuacji opisanej przez Trybunał, przeniesienia środków z 2010 r. objęto ścisłymi kryteriami w celu zminimalizowania anulowania środków w 2011 r.;

14. przyjmuje do wiadomości informację otrzymaną od Kolegium, iż w 2010 r. wprowadzono cotygodniowe posiedzenia dotyczące zarządzania finansowego, tak by usprawnić wykonanie budżetu i kontrolę budżetową, oraz że w czerwcu 2011 r. dokonano przeglądu wszystkich otwartych zobowiązań, tak aby lepiej monitorować wykorzystanie budżetu oraz zoptymalizować wykonanie budżetu na rok 2011; wzywa w związku z tym Trybunał Obrachunkowy oraz IAS do przekazania Parlamentowi zapewnienia co do skuteczności usprawnień wprowadzonych przez Kolegium w tej kwestii oraz do stwierdzenia, że w sposób zdecydowany wprowadzono wszystkie instrumenty w zakresie programowania i monitorowania;

Procedury udzielania zamówień

15. odnotowuje, że w dniu 8 czerwca 2010 r. Kolegium przyjęło do użytku wewnętrznego plan zamówień publicznych, tak jak domagał się tego Parlament w absolutorium dla Kolegium za rok 2008; zauważa też, że plan ten zaczął obowiązywać z dniem 1 lipca 2010 r. oraz że mianowano koordynatora ds. zamówień publicznych;

Kompletność wewnętrznej ewidencji kosztów podróży służbowych

16. wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o skutecznym wdrożeniu "bardzo ważnego" zalecenia IAS w sprawie kompletności wewnętrznej ewidencji kosztów podróży służbowych;

Działalność Kolegium

17. odnotowuje na podstawie uwag Trybunału Obrachunkowego, że wydatki na organizację kursów i seminariów stanowią znaczną część budżetu Kolegium; uznaje, że obowiązujący w Kolegium proces zatwierdzania wniosków o zwrot kosztów związanych z takimi działaniami nie był rygorystyczny, szczególnie pod względem kompletności dowodów poświadczających;

18. zauważa jednak na podstawie oświadczenia Kolegium, że usprawniło ono sprawozdawczość i kontrole dotyczące jego działalności oraz dokonało przeglądu procesu zatwierdzania wniosków o zwrot kosztów oraz załączonych dowodów, szczególnie poprzez:

– wprowadzenie obowiązkowego wymogu przedkładania list podpisanych przez wszystkich uczestników w załączeniu do sprawozdań finansowych i wniosków o zwrot kosztów,

– zmianę zasad dokonywania zwrotu kosztów poniesionych w związku z działaniami Kolegium, które zostały doprecyzowane,

– ścisłe egzekwowanie ostatecznego terminu, po upływie którego wniosek o zwrot nie będzie akceptowany i który wprowadzono w dniu 29 września 2010 r.,

– organizację nowych kursów szkoleniowych dla zarządzających kursami, tak by jeszcze bardziej usprawnić kontrolę nad kursami, jak również zwiększyć jakość dokumentacji dotyczącej płatności,

– wprowadzenie w 2011 r. weryfikacji ex post kursów prowadzonych przez Kolegium,

– weryfikację czterech działań przeprowadzonych w 2010 r. w Szwecji i sześciu w Zjednoczonym Królestwie, z których jedno wiązało się z działalnością z 2010 r., zaś pięć pozostałych z działalnością w 2011 r.,

wzywa Służbę Audytu Wewnętrznego do przekazania organowi udzielającemu absolutorium dogłębnej oceny tych zmian wprowadzonych przez Kolegium;

19. przyjmuje do wiadomości decyzję Komisji C(2011) 4680, w której udzielono zgody na wniosek Kolegium dotyczący zmiany jego rozporządzenia finansowego poprzez dodanie jednego artykułu (art. 74c), który uwzględnia odstępstwo od rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 dotyczące wyłączenia z przetargu w odniesieniu do procedur wyboru ekspertów z zakresu szkoleń, tak aby angażować ekspertów ze szkół policyjnych państw członkowskich;

Błędy w sprawozdaniu finansowym

20. wzywa Kolegium do przekazania Parlamentowi Europejskiemu uaktualnionych informacji na temat stanu wdrożenia 16 nowych standardów kontroli wewnętrznej Komisji, które zostały przyjęte przez zarząd Kolegium, zastępując poprzednie standardy kontroli wewnętrznej;

Środki budżetowe wykorzystane na finansowanie wydatków prywatnych

21. przyjmuje do wiadomości, że przeprowadzono zewnętrzną ocenę ex post środków wykorzystanych do sfinansowania prywatnych wydatków w 2007 i 2008 r. oraz że zewnętrzni eksperci stwierdzili, iż w odniesieniu do tej kwestii nie jest możliwe odzyskanie dalszych środków; przyjmuje do wiadomości przekazaną przez Kolegium informację, zgodnie z którą nakaz odzyskania środków zobowiązujący byłego dyrektora do zwrotu kwoty 2.014,94 GBP (2.196,72 EUR) został w pełni zrealizowany w grudniu 2011 r.; wzywa Kolegium do kontynuowania procesu windykacji aż do całkowitego odzyskania środków;

Wieloletni plan działania Kolegium na lata 2010-2014

22. przyjmuje do wiadomości, że Służba Audytu Wewnętrznego dokonała oceny sposobu wdrażania wieloletniego planu działania Kolegium na lata 2010-2014, tak jak zażądał tego organ udzielający absolutorium; odnotowuje, że do końca września 2010 r. zrealizowano 19 z 44 celów pośrednich, realizacja 18 celów pośrednich była w toku zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, zaś 7 kolejnych oczekiwało na rozpoczęcie realizacji;

23. odnotowuje również oświadczenie IAS, zgodnie z którym opis niektórych punktów wieloletniego planu działania jest nieprzejrzysty, a sprawozdania z postępów nie zawsze wystarczająco adekwatne, aby umożliwić jasne zrozumienie, z jakimi konkretnymi działaniami wiąże się realizacja poszczególnych celów pośrednich; uznaje ponadto, że IAS stwierdziła powielanie się niektórych celów pośrednich, co utrudnia ocenę ostatecznego statusu ogólnego odnośnych działań; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Kolegium, iż wieloletni plan działania został uaktualniony zgodnie z zaleceniami IAS, a także udoskonalenia ujęte w 3. sprawozdaniu z postępów, które zostało zatwierdzone przez zarząd w dniu 8 grudnia 2010 r.; wzywa IAS do potwierdzenia, że uaktualnione sprawozdanie z postępów dotyczące wieloletniego planu działania odpowiednio odzwierciedla jej zalecenia;

Audyt wewnętrzny

24. przyjmuje do wiadomości odpowiedź IAS, iż zgłoszono, że bardzo ważne zalecenie w sprawie kompletności wewnętrznej ewidencji kosztów podróży służbowych zostało wdrożone przez Kolegium, i podlega ono obecnie przeglądowi ze strony IAS; wzywa Kolegium i Służbę Audytu Wewnętrznego do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach tego przeglądu;

25. odnotowuje, że IAS przeprowadziła samoocenę zagrożeń informatycznych, tak aby zidentyfikować i ocenić kluczowe zagrożenia informatyczne w Kolegium; zauważa, że IAS stwierdziła główne zagrożenia w związku ze strategią informatyczną, systemem E-net, zarządzaniem danymi i zależnością od poszczególnych osób; w związku z tym wzywa Kolegium do podjęcia odpowiednich działań w celu zajęcia się kwestią tych zagrożeń i zapobieżenia im;

26. odnotowuje, że dział audytu wewnętrznego - organ doradczy zarządu - nie stwierdził w ramach kontroli żadnych błędów materialnych w sprawozdaniu finansowym Kolegium za rok 2010;

Braki strukturalne i słabości w zarządzaniu

27. podkreśla, że koszty zarządzania Kolegium są wysokie w porównaniu z jego działalnością; z zadowoleniem przyjmuje zatem dążenie Kolegium do ograniczenia wydatków na zarządzanie podjęte podczas 25. posiedzenia zarządu w czerwcu 2011 r., kiedy to uzgodniono, że wszystkie komisje zarządu powinny zostać rozwiązane do 2012 r. oraz że wszystkie grupy robocze zarządu należy poddać krytycznemu przeglądowi;

28. odnotowuje też na podstawie informacji uzyskanych od Kolegium, że w obszarze zarządzania wdrożono następujące środki:

– od 2012 r. zarząd będzie się zbierał tylko dwa razy w roku, natomiast pilne decyzje między posiedzeniami będą podejmowane w ramach procedury pisemnej i omawiane w trakcie telekonferencji,

– zarząd skoncentruje się jedynie na zadaniach przypisanych mu w decyzji ustanawiającej Kolegium, zaś pozostałe zadania, którymi był uprzednio obciążony, zostaną przejęte przez dyrektora,

– zachęca się wszystkie państwa członkowskie do wysyłania maksymalnie dwóch delegatów na każde posiedzenie zarządu,

– Kolegium zajmuje się organizacją podróży uczestników, którym przysługuje zwrot kosztów, aby dopilnować, by wykorzystywane były najbardziej ekonomiczne środki transportu i aby skrócić proces zwrotu kosztów po odbyciu posiedzenia;

29. oczekuje na zgłoszenie przez Komisję propozycji zmiany podstawy prawnej funkcjonowania Kolegium oraz na zakończenie negocjacji między Parlamentem a Radą;

30. odnotowuje ponadto, że w końcowym sprawozdaniu z pięcioletniej zewnętrznej oceny Europejskiego Kolegium Policyjnego stwierdzono, że zachodzą przesłanki do jego przeniesienia;

31. z zadowoleniem przyjmuje decyzję 24/2011/GB zarządu Kolegium z dnia 15 czerwca 2011 r., na mocy której rozwiązano istniejące komitety ze skutkiem od dnia 1 stycznia 2012 r., co ograniczyło nakładanie się na siebie poszczególnych struktur; wzywa zarząd do podjęcia radykalnych decyzji co do istniejących grup roboczych; przypomina, że art. 10 ust. 10 decyzji 2005/681/WSiSW stanowi, iż zarząd może podjąć, "w przypadkach szczególnej konieczności", decyzję o utworzeniu grup roboczych w celu wydawania zaleceń oraz opracowywania i przedkładania propozycji wszelkich innych zadań doradczych, jakie zarząd uzna za konieczne;

32. przyjmuje do wiadomości odpowiedź Kolegium, zgodnie z którą jego regulamin został zmieniony w celu zmniejszenia liczby regularnych posiedzeń zarządu do jednego na prezydencję oraz w celu ograniczenia liczebności delegacji narodowych, w związku z czym zachęca się państwa członkowskie, by każde z nich wysyłało maksymalnie dwóch delegatów na posiedzenie;

33. zwraca uwagę, że absolutorium z wykonania budżetu Kolegium powinno nadal opierać się na wynikach Kolegium uzyskanych w ciągu całego roku;

34. zwraca uwagę na zalecenia Parlamentu zawarte w poprzednich sprawozdaniach w sprawie absolutorium podane w załączniku do niniejszej rezolucji;

35. odsyła, w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji o udzieleniu absolutorium, które mają charakter przekrojowy, do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r.⁽⁸⁾ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 134

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.02, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 256 z 1.10.05, s. 63.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 260.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 313 z 26.11.2011, s. 17.

⁽⁷⁾ Dz.U. L 64 z 12.3.10, s. 1047.

⁽⁸⁾ Teksty przyjęte, P7_TA(2012)0164. (Zob. s. 388 niniejszego Dziennika Urzędowego).

ZAŁĄCZNIK 

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT

Europejskie Kolegium Policyjne	2006	2007	2008	2009
Wyniki	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Nie dotyczy	- Jest zaniepokojony, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził poważne braki w przepisach administracyjnych i finansowych regulujących wydatki na organizację kursów i seminariów, głównie ze względu na fakt, że zmienione rozporządzenie finansowe Kolegium nigdy nie weszło w życie. - Zaleca, by Kolegium zapewniło bezpośredni dostęp do swojego budżetu szczegółowego.
Zarządzanie budżetowe i finansowe	- Środki budżetowe nie były wykorzystywane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. - System zamówień nie był zgodny z przepisami rozporządzenia finansowego. - Kolegium nie wprowadziło niezbędnych systemów i procedur umożliwiających mu przygotowanie sprawozdania finansowego zgodnie z wymogami ramowego rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie wobec agencji. - W rozporządzeniu finansowym Kolegium przewiduje się konieczność wprowadzenia szczegółowych przepisów wykonawczych do tego aktu prawnego	- Agencja nie przestrzega zasady jednolitości i rzetelności budżetowej (w budżecie nie uwzględniono wkładu w wysokości 1.500.000 EUR otrzymanego od Komisji w 2007 r. na realizację programu MEDA). - Agencja nie przestrzega zasady przejrzystości. - Wysoki poziom przeniesień (1.700.000 EUR) oraz środki anulowane wskazują na trudności w zarządzaniu budżetem. - Nie przygotowano ani tymczasowego sprawozdania finansowego, ani sprawozdania w sprawie zarządzania budżetowego i finansowego. - W rozporządzeniu finansowym Kolegium przewiduje się konieczność wprowadzenia szczegółowych przepisów wykonawczych do tego aktu prawnego. - System zamówień nie był zgodny z przepisami rozporządzenia finansowego. - Stwierdzono przypadki, w których wykorzystywano środki na finansowanie wydatków prywatnych niektórych pracowników Kolegium.	- Agencja nie przestrzega zasady jednoroczności (tj. przeniesieniu uległo 2.700.000 EUR ze środków na płatności w 2008 r.). - Uchybienia w programowaniu i monitorowaniu wykonania budżetu	- Na 2010 r. przeniesiono ponad 3.800.000 EUR środków na rok 2009 (43 % całkowitego budżetu). - 46 % środków przeniesionych z 2008 r. musiało zostać anulowanych, co wskazuje na poważne i powtarzające się uchybienia w programowaniu i monitorowaniu wykonania budżetu, naruszanie zasady jednoroczności. - Na rok 2008 trzeba było dokonać przeniesienia 31 % budżetu. - Znaczące opóźnienia i błędy w związku z przygotowywaniem tymczasowego sprawozdania finansowego za rok 2009.
Procedura udzielania zamówień	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Zaniepokojenie w związku z ciągłym nieprzestrzeganiem przepisów rozporządzenia finansowego dotyczących zamówień publicznych. W przypadku znaczących kwot w całkowitym budżecie Kolegium występowały nieprawidłowości.
Zasoby ludzkie	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Nie dotyczy	- Kilka braków w odniesieniu do doboru kadr. - Za niedopuszczalne uznaje się to, że: - wyniki, jakie powinni byli uzyskać kandydaci, na ogół ustalano po dokonaniu oceny i sklasyfikowaniu kandydatów, - pytania na rozmowy często przygotowywano po przeanalizowaniu kandydatur, - dokumentowanie procedur nie było należyte. - Niepokój budzą praktyki, które nie są dozwolone na mocy regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej lub są niezgodne z prawem.
Audyt wewnętrzny	Nie dotyczy	- Brak standardów kontroli wewnętrznej i nieefektywne monitorowanie budżetowe. - Stwierdzono przypadki, w których wykorzystywano środki na finansowanie wydatków prywatnych niektórych pracowników Kolegium.	- Audyt wybranych zobowiązań wykazał, że w trzech przypadkach nie było ścieżki audytu umożliwiającej odtworzenie realizacji finansowej. - Nie przeprowadzono jeszcze kontroli zewnętrznej w odniesieniu do tych przypadków.	Zwraca się uwagę, że absolutorium z wykonania budżetu Kolegium powinno nadal opierać się na wynikach osiąganych w ciągu całego roku.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2012.286.156
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2012/566/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2010
• Data aktu: 10/05/2012
• Data ogłoszenia: 17/10/2012