Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2015/C 409/18)

(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EFSA") z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowania prawodawstwa Unii w dziedzinie żywności i jej bezpieczeństwa oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ⁵ :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ⁸ .

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

INNE UWAGI

11. W 2005 r. wszedł w życie nowy regulamin pracowniczy UE, którego przepisy stanowią, że przyszłe wynagrodzenia urzędników zatrudnionych przed dniem 1 maja 2004 r. nie mogą być niższe niż byłyby zgodnie z poprzednim regulaminem pracowniczym UE. W ramach przeprowadzonej przez Trybunał kontroli wykryto, że przepis ten nie był przestrzegany w przypadku 8 spośród 71 urzędników zatrudnionych w tym czasie, co doprowadziło do zaniżenia płatności o 87 000 euro w latach 2005-2014. W odpowiednim czasie Urząd dokona wypłat dodatkowych wynagrodzeń.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 września 2015 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	W następstwie ogólnych ocen ryzyka przeprowadzonych przez zewnętrznego konsultanta w 2012 r. i przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji w lutym 2013 r. zidentyfikowano szereg potencjalnych krytycznych zagrożeń w mechanizmach kontrolnych Urzędu, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego. W 2012 r. Urząd rozpoczął proces kompleksowej samooceny swojego systemu kontroli wewnętrznej. Proces ten jest w toku, a realizacja działań naprawczych planowana jest na 2013 r.	w trakcie realizacji
2013	Przeprowadzona przez Urząd w latach 2012 i 2013 samoocena systemu kontroli wewnętrznej wykazała, że większość standardów kontroli wewnętrznej jest spełniona. Nie dotyczy to SKW 4 (ocena i rozwój pracowników) i SKW 11 (zarządzanie dokumentami), w odniesieniu do których w czasie przeprowadzania kontroli trwały działania naprawcze.	zrealizowane
2013	W rocznych programach prac Urzędu brak jest wystarczających szczegółów na temat planowanych zamówień oraz dotacji na poparcie decyzji o finansowaniu w rozumieniu art. 64 przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Urzędu. Zawarcie tych szczegółów w rocznym programie prac pozwoliłoby na bardziej efektywne monitorowanie zamówień i dotacji.	zrealizowane

ZAŁĄCZNIK  II

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Gromadzenie informacji - Wspólna polityka rolna (art. 38 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE)) - funkcjonowanie rynku wewnętrznego (art. 114 TFUE) - zdrowie publiczne (art. 168 TFUE) - wspólna polityka handlowa (art. 206 TFUE)
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie (WE) nr 178/ 2002 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele - Wydawanie opinii naukowych oraz zapewnianie wsparcia naukowo-technicznego w zakresie prawodawstwa i polityki, które wywierają bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz, - dostarczanie obiektywnych informacji o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności, - przyczynianie się do osiągnięcia wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego, - gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają scharakteryzowanie i monitorowanie ryzyka. Zadania - Wydawanie opinii i badań naukowych, - wspieranie rozwoju jednolitych metodologii oceny ryzyka, - wspieranie Komisji, - poszukiwanie, analiza i podsumowywanie niezbędnych danych naukowo-technicznych, - identyfikacja i opis wyłaniającego się ryzyka, - ustanowienie sieci organizacji działających w podobnych obszarach, - pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysowym, - doskonalenie współpracy międzynarodowej, - dostarczanie społeczeństwu i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i wyczerpujących informacji, - udział w systemie wczesnego ostrzegania prowadzonym przez Komisję.
Zarządzanie	Zarząd Skład 14 członków wyznaczonych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. Zadania Przyjmowanie programu pracy, budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. Dyrektor zarządzający Mianowany przez zarząd na podstawie kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. Forum doradcze Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. Komitet naukowy i panele naukowe Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Jednostka audytu wewnętrznego. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2014 (2013)	Budżet 79,8 (78,1) mln euro, w tym dotacja Unii: 100 % (100 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 344 (351), z czego obsadzonych: - pracowników (pracownicy tymczasowi i urzędnicy): 330 (328), - innych pracowników (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci krajowi): 119 (120). Liczba pracowników ogółem (w tym siedem ofert podjęcia pracy, na które 31.12.2014 r. oczekiwano odpowiedzi): 449 (448), w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 333 (332), - administracyjne: 116 (116).
Produkty i usługi w roku 2014 (2013)	Produkty naukowe i publikacje dodatkowe w roku 2014 Działanie nr 1: Wydawanie opinii naukowych, doradztwo oraz strategie oceny ryzyka - wytyczne komitetu naukowego/panelu naukowego: 1 (2) - opinie komitetu naukowego/panelu naukowego: 88 (44) - raporty naukowe Urzędu: 11 (12) - oświadczenia Urzędu: 1 (2) - oświadczenia komitetu naukowego/panelu naukowego: 3 (2) Łącznie produkty naukowe działania nr 1 = 104 (62) Działanie nr 2: Ocena produktów, substancji oraz wniosków podlegających procedurze wydawania pozwoleń - wnioski dotyczące oceny partnerskiej w zakresie pestycydów: 40 (45) - wytyczne Urzędu: 4 (2) - wytyczne komitetu naukowego/panelu naukowego: 0 (3) - opinie komitetu naukowego/panelu naukowego 197 (203) - raport naukowy Urzędu: 3 (0) - oświadczenia komitetu naukowego/panelu naukowego: 3 (8) - oświadczenia Urzędu: 9 (6) - uzasadnione opinie: 84 (0) Łącznie produkty naukowe działania nr 2 = 340 (267) (1) Działanie nr 3: Gromadzenie danych, współpraca naukowa i tworzenie sieci - wytyczne Urzędu: 4 (2) - oświadczenia Urzędu: 0 (0) - uzasadnione opinie: 0 (113) - raporty naukowe Urzędu: 9 (7) Łącznie produkty naukowe działania nr 3 = 13 (122) (2) Publikacje dodatkowe - sprawozdania dotyczące zorganizowanych imprez: 10 (11) - zewnętrzne raporty naukowe: 79 (74) - raporty techniczne: 105 (70) Publikacje dodatkowe ogółem = 194 (155) Produkty ogółem = 651 (606) - produkty naukowe poparte działaniami informacyjnymi: 14 % (7 %) - konsultacje publiczne: 49 (56) - wejścia na stronę internetową: 2,8 (4,7) mln - abonenci biuletynu elektronicznego: 33 947 (31 912) - relacje w mediach: 14 913 (11 820) - zapytania ze strony mediów: 564 (625) - komunikaty prasowe: 10 (16) - internetowe tematy informacyjne: 32 (54) - wywiady: 65 (95)
(1) W 2013 r. opinie naukowe stanowiły część działania nr 3. (2) Opinie naukowe stanowią obecnie część działania nr 2. Źródło: Załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDŹ URZĘDU

11. Co się tyczy uwagi ECA na temat niedopłat wynagrodzeń z roku 2005 dla pracowników już zatrudnionych przed wejściem w życie regulaminu pracowniczego z 2004 r., EFSA pragnie wyraźnie stwierdzić, że przetwarzanie i obliczanie kosztów wynagrodzeń są, podobne jak w przypadku innych agencji UE, przekazywane przez Urząd PMO (Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych, jednostka Komisji Europejskiej).

1 Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

8 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2015.409.160
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Urzędu.
• Data aktu: 08/09/2015
• Data ogłoszenia: 09/12/2015