Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2013/C 365/11)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EASO") z siedzibą w Valetcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 ¹ . Zadaniem Urzędu jest wspieranie rozwoju wspólnego europejskiego systemu azylowego. Urząd ustanowiono celem wzmacniania praktycznej współpracy w kwestiach związanych z azylem oraz celem zapewnienia państwom członkowskim pomocy w wypełnianiu europejskich i międzynarodowych zobowiązań do udzielania pomocy potrzebującym. EASO działa jako ośrodek wiedzy fachowej w dziedzinie azylu. Zapewnia także wsparcie państwom członkowskim, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją.

2. W dniu 20 września 2012 r. Komisja przyznała Urzędowi autonomię finansową. Okres objęty kontrolą za rok budżetowy 2012 trwał zatem od 20 września do 31 grudnia 2012 r.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ² oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ³ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

5. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁴ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁵ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁶ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału i należy je rozpatrywać w świetle faktu, że proces tworzenia nowego Urzędu i ustanawiania jego procedur nadal trwa.

UWAGI DOTYCZĄCE WIARYGODNOŚCI ROZLICZEŃ

12. System księgowy Urzędu nie został jeszcze zatwierdzony przez księgowego.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

13. Przeniesienie na kwotę 0,2 mln euro nie było poparte zobowiązaniem prawnym (umową), a zatem było nieprawidłowe.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

14. Nie przeprowadzono spisu z natury, który umożliwiłby zweryfikowanie, czy całość sprzętu nabytego na potrzeby utworzenia nowego Urzędu została wprowadzona do ewidencji.

15. Pięćdziesiąt płatności, stanowiących około 20 % łącznej sumy płatności, zostało dokonanych po terminie przewidzianym w rozporządzeniu finansowym.

16. Dziesięć z 16 standardów kontroli wewnętrznej ⁷ nie zostało jeszcze w pełni wdrożonych.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17. Zapotrzebowanie na środki budżetowe na 2012 r. zostało znacznie przeszacowane. Z łącznej kwoty 7 mln euro, przekazanej po uzyskaniu przez Urząd autonomii finansowej, zaciągnięto zobowiązania na sumę zaledwie 4,8 mln euro.

18. Przeniesiono środki, na które zaciągnięto zobowiązania, w kwocie 3,2 mln euro, co stanowi 65,13 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania, za okres autonomii finansowej ⁸ . Przeniesienia te dotyczą tytułu I (koszty osobowe), gdzie wyniosły 0,3 mln euro, tytułu II (pozostałe wydatki administracyjne), gdzie wyniosły 1,4 mln euro, i tytułu III (działalność operacyjna), gdzie wyniosły 1,5 mln euro. Związane są one w większości z fakturami, które nie wpłynęły lub nie zostały jeszcze zapłacone na koniec roku, oraz z będącymi w trakcie realizacji zwrotami kosztów dotyczących ekspertów. Ponadto kwota około 0,8 mln euro dotyczy prac remontowych wykonanych w siedzibie Urzędu w 2012 r., za które płatność zostanie dokonana po odbiorze końcowym ⁹ . Tak wysoki poziom przeniesień jest jednak niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu.

19. W kilku przypadkach kwota zobowiązań budżetowych była niewystarczająca, aby pokryć wartość odpowiednich dostarczonych towarów i usług. Szacuje się, że wartość dostaw bez pokrycia wyniosła 0,2 mln euro, czego następstwem jest odpowiednie zawyżenie w rachunku wyniku budżetowego.

INNE UWAGI

20. EASO koordynuje oddelegowywanie ekspertów z państw członkowskich celem wsparcia innych państw członkowskich w sytuacji kryzysowej i zwraca koszty podróży służbowych ekspertów wg stawek ryczałtowych. Łącza suma zwrotów kosztów podróży wyniosła około 417.000 euro (24 % wszystkich płatności). Zryczałtowanego zwrotu kosztów dokonywano także na rzecz zewnętrznych uczestników spotkań organizowanych w siedzibie EASO. Koszty spotkań podzielone są na większą liczbę pozycji budżetowych i ich łączna wysokość nie jest znana. Stosowanie stawek ryczałtowych wiąże się wprawdzie z mniejszymi obciążeniami administracyjnymi, jednak stawki takie mogą być wyższe od faktycznie poniesionych kosztów.

21. Rząd Malty zaoferował na siedzibę EASO budynek ¹⁰ , a umowa najmu z Maltańskim Urzędem Transportu stanowi, że obiekt "przekazywany jest w stanie wykończonym i wyposażony jest w najważniejsze przyłącza". Aby budynek mógł pełnić swoje funkcje, konieczne jest jednak wykonanie prac adaptacyjnych ¹¹ , których koszt szacuje się na 4,3 mln euro, z czego 3,8 mln euro miała pokryć Komisja. Do końca 2012 r. większość prac została wykonana, a zaliczki w kwocie około 3 mln euro zostały przekazane władzom Malty. Ponadto EASO płacić będzie czynsz w wysokości około 3,7 mln euro w okresie dziewięciu lat.

22. Komisja poinformowała Parlament Europejski i Radę o uzgodnieniach z państwem przyjmującym oraz o fakcie, że budynek wymaga pewnych adaptacji, które zostaną sfinansowane przez rząd Malty i Komisję. Informacje o projekcie zostały przekazane władzom budżetowym, brak jest jednak dowodów na to, by były one świadome oczekiwanych kosztów oraz unijnego udziału w tych kosztach.

23. Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy. Nie ma dowodów, by wagi i progi punktowe wymagane do otrzymania zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną i warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej były określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur, a także by pytania na rozmowy kwalifikacyjne i egzaminy pisemne zostały określone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 lipca 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK Nr  I

Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu, EASO (Valletta, Malta) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 3 Traktatu o Unii Europejskiej oraz art. 67, 78 i 80 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia zapewnia swoim obywatelom przestrzeń wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości bez granic wewnętrznych, w której zagwarantowana jest swoboda przepływu osób, w powiązaniu z właściwymi środkami w odniesieniu do kontroli granic zewnętrznych, azylu, imigracji, jak również zapobiegania i zwalczania przestępczości. Unia rozwija wspólną politykę w dziedzinie azylu, dodatkowej ochrony i tymczasowej ochrony, mającą na celu przyznanie odpowiedniego statusu każdemu obywatelowi państwa trzeciego wymagającemu międzynarodowej ochrony oraz mającą na celu zapewnienie przestrzegania zasady non-refoulement. Polityka ta musi być zgodna z Konwencją Genewską z dnia 28 lipca 1951 r. i Protokołem z dnia 31 stycznia 1967 r. dotyczącymi statusu uchodźców, jak również z innymi odpowiednimi traktatami. W tym celu należy przyjąć środki dotyczące wspólnego europejskiego systemu azylowego obejmującego: jednolity status azylu dla obywateli państw trzecich, obowiązujący w całej Unii; jednolity status ochrony uzupełniającej dla obywateli państw trzecich, którzy nie uzyskawszy azylu europejskiego, wymagają międzynarodowej ochrony; wspólny system tymczasowej ochrony dla wysiedleńców, na wypadek masowego napływu; wspólne procedury przyznawania i pozbawiania jednolitego statusu azylu lub ochrony uzupełniającej; kryteria i mechanizmy ustalania państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrywanie wniosku o udzielenie azylu lub ochrony uzupełniającej; normy dotyczące warunków przyjmowania osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą; partnerstwo i współpracę z państwami trzecimi w celu zarządzania napływem osób ubiegających się o azyl lub o ochronę uzupełniającą lub tymczasową. W przypadku gdy jedno lub więcej państw członkowskich znajdzie się w nadzwyczajnej sytuacji charakteryzującej się nagłym napływem obywateli państw trzecich, możliwe jest przyjęcie środków tymczasowych na korzyść zainteresowanego państwa lub państw członkowskich. Polityka Unii w dziedzinie azylu oraz wprowadzanie jej w życie podlega zasadzie solidarności i sprawiedliwego podziału odpowiedzialności między państwami członkowskimi, w tym również na płaszczyźnie finansowej.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu)	Cele Urząd przyczynia się do utworzenia wspólnego europejskiego systemu azylowego. Celem Urzędu jest ułatwianie, koordynowanie i zacieśnianie praktycznej współpracy między państwami członkowskimi w dziedzinie azylu, między innymi poprzez: zapewnianie państwom członkowskim wsparcia praktycznego i operacyjnego; zapewnianie wsparcia operacyjnego państwom członkowskim, których systemy azylowe znajdują się pod szczególną presją, w tym koordynowanie zespołami wsparcia w dziedzinie azylu, w skład których wchodzą krajowi eksperci ds. azylu; udzielanie naukowego i technicznego wsparcia w zakresie polityki i prawodawstwa Unii we wszystkich dziedzinach mających bezpośredni lub pośredni wpływ na kwestie azylowe. Zadania - Wsparcie bieżące: wspieranie i stymulowanie zapewnienia wspólnej jakości procedur azylowych poprzez wspólne szkolenia, wspólny program szkoleń dla pracowników służb azylowych, wspólną jakość oraz wspólne informacje o krajach pochodzenia. - Wsparcie specjalne: pomoc dostosowana do potrzeb, budowanie zdolności, relokacja, wsparcie specjalne i specjalne procedury kontroli jakości. - Pomoc doraźna: solidarność z państwami członkowskimi mającymi do czynienia ze szczególną presją w trakcie udzielania wsparcia tymczasowego i pomocy tymczasowej w celu naprawy lub odbudowy systemu azylowego. - Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: wymiana i scalanie informacji i danych, analiz i ocen - oprócz porównywania i wymiany informacji również analiza wspólnych tendencji oraz wspólna ocena. - Wsparcie na rzecz państw trzecich: wspieranie wymiaru zewnętrznego, wspieranie partnerstw z państwami trzecimi dążących do wypracowania wspólnych rozwiązań, np. poprzez budowanie zdolności i regionalne programy ochrony oraz koordynowanie działań podejmowanych przez państwa członkowskie w dziedzinie przesiedleń.
Zarządzanie	Zarząd Skład W skład zarządu Urzędu wchodzi po jednym członku z każdego państwa członkowskiego poza Danią, dwóch członków z Komisji Europejskiej oraz jeden członek z UNHCR bez prawa głosu. Członkowie mianowani są na podstawie swojego doświadczenia, odpowiedzialności zawodowej oraz wysokich kompetencji w dziedzinie azylu. Dania może uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach zarządu i pozostałych spotkaniach w charakterze obserwatora. Również Chorwacja może uczestniczyć we wszystkich posiedzeniach zarządu i pozostałych spotkaniach w charakterze obserwatora do momentu, aż zostanie pełnoprawnym członkiem Urzędu po wejściu w życie traktatu o przystąpieniu Chorwacji z dnia 9 grudnia 2011 r. Zadania Najważniejsze obowiązki zarządu Urzędu jako organu odpowiedzialnego za zarządzanie i planowanie są wymienione w art. 29 rozporządzenia w sprawie EASO. Należą do nich: mianowanie dyrektora wykonawczego oraz przyjmowanie programów prac Urzędu, jego rocznych sprawozdań oraz jego budżetu ogólnego. Zarząd ponosi ogólną odpowiedzialność za skuteczne wykonywanie obowiązków przez Urząd. Dyrektor wykonawczy Dyrektor wykonawczy, który pełni swoje obowiązki z zachowaniem niezależności, jest prawnym przedstawicielem Urzędu. Jest odpowiedzialny między innymi za zarządzanie administracyjne Urzędem oraz za realizację programów prac i decyzji zarządu. W dniu 1 lutego 2011 r. stanowisko dyrektora wykonawczego Urzędu objął Dr Robert K. Visser. Jego kadencja trwa pięć lat z możliwością jednokrotnego przedłużenia na kolejne trzy lata. Grupy robocze Zgodnie z art. 32 rozporządzenia w sprawie EASO Urząd może powoływać grupy robocze składające się z ekspertów. Forum doradcze W 2011 r. - będącym pierwszym rokiem jego działalności - Urząd ustanowił forum doradcze zgodnie z art. 51 rozporządzenia w sprawie EASO. Za pośrednictwem forum doradczego Urząd może zapewnić prowadzenie ścisłego dialogu z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami. Forum doradcze jest miejscem wymiany informacji i ośrodkiem gromadzenia wiedzy pomiędzy Urzędem a organizacjami społeczeństwa obywatelskiego oraz właściwymi organami prowadzącymi działalność w dziedzinie polityki azylowej. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie EASO forum doradcze zbiera się na posiedzeniach plenarnych co najmniej raz w roku. Ponadto Urząd prowadzi roczny kalendarz, na podstawie którego są organizowane różne formy konsultacji, tj. spotkania ekspertów, warsztaty, seminaria i konsultacje internetowe. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2012	Ostateczny budżet 10 mln euro (Urząd uzyskał autonomię finansową z dniem 20 września 2012 r. - do tego momentu budżet był wykonywany przez Komisję Europejską) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Stanowiska zatwierdzone (pracownicy zatrudnieni na czas określony): 38. Stanowiska obsadzone: 38 Inne stanowiska (pracownicy kontraktowi i oddelegowani eksperci krajowi): 23. Stanowiska obsadzone: 20 Liczba stanowisk ogółem: 61 Stanowiska obsadzone: 58, z czego pracownicy wykonujący zadania: - operacyjne: 30 - administracyjne i pomocnicze: 28
Produkty i usługi w roku 2012	Działalność Urzędu obejmuje pięć głównych obszarów: wsparcie bieżące, wsparcie specjalne, pomoc doraźną, wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz oraz wsparcie na rzecz państw trzecich. Wsparcie bieżące: Urząd zorganizował 15 szkoleń dla osób prowadzących szkolenia, zaktualizował 10 modułów szkoleń, przyjął strategię szkoleń i zorganizował doroczne seminarium dydaktyczne. Ponadto opracował metodykę oceny jakości, zorganizował 16 spotkań KI z grupami roboczymi i zespołem zadaniowym, opublikował dwa sprawozdania KI dotyczące Afganistanu, zorganizował trzy warsztaty dotyczące współpracy praktycznej i cztery spotkania ekspertów w sprawie nieletnich bez opieki. Wsparcie specjalne: Urząd uruchomił wsparcie specjalne dla Szwecji i przedstawił Komisji, Radzie i Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie dotyczące projektów relokacji. Pomoc doraźna: Przez cały rok Urząd udzielał doraźnej pomocy Grecji. W lutym 2012 r. pomoc doraźna została udzielona Luksemburgowi. Wsparcie w zakresie wymiany informacji i analiz: Urząd opublikował roczne sprawozdanie dotyczące sytuacji w dziedzinie azylu w UE w 2011 r. Ponadto przedstawił Radzie i pozostałym partnerom analizę dotyczącą mechanizmów wczesnego ostrzegania oraz prognozę tendencji w zakresie sytuacji w dziedzinie azylu w UE. Wsparcie na rzecz państw trzecich: Urząd zorganizował konferencję dotyczącą przesiedleń. Pod względem organizacyjnym Urząd osiągnął niezależność finansową, zorganizował cztery posiedzenia zarządu, przeniósł się do nowego budynku, zawarł umowę o współpracy z Fronteksem, zorganizował drugie posiedzenie forum doradczego oraz przeprowadził konsultacje ze społeczeństwem obywatelskim na różne tematy, w tym na temat sprawozdania rocznego Urzędu.
Źródło: informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. W maju 2013 r. opracowano projekt sprawozdania dotyczącego zatwierdzenia systemu księgowego EASO. Sprawozdanie końcowe podpisano w dniu 29 maja 2013 r.

13. W początkowej fazie działalności i przed uzyskaniem autonomii finansowej EASO podjął pewną liczbę tymczasowych zobowiązań, aby pokryć różnego rodzaju wydatki. Przed uzyskaniem autonomii finansowej podjęto decyzję o ich nieumarzaniu. Pod koniec 2012 r. podjęto decyzję o przeniesieniu tych zobowiązań na 2013 r., aby sprawić, że (możliwe, nieuregulowane) wnioski o płatności za 2012 r. zostaną objęte zobowiązaniem budżetowym. Obecnie EASO nieustannie kontroluje wykonanie zobowiązań budżetowych. Zapewni to regularne przeniesienie środków na 2014 r.

14. Spis z natury zostanie przeprowadzony w 3. kwartale 2013 r.

15. Zaległości zostały spowodowane transferem danych w ABAC, jak również przekazaniem dokumentów na papierze na potrzebę autonomii finansowej. EASO przewiduje, że opóźnienia w płatnościach znacząco się zmniejszą do lata 2013 r.

16. W następstwie kontroli wewnętrznej w kwietniu 2013 r. EASO zbliża się do pełnego wdrożenia standardów i zakończy proces ich wdrażania przed końcem 2013 r.

17. Rok 2012 był wyjątkowy pod względem zapotrzebowania na środki budżetowe ze względu na autonomię finansową, a EASO miał jedynie dwa i pół miesiąca, aby zaciągnąć zobowiązania na wymienioną kwotę 4,8 mln euro.

18. Odsetek przeniesień był bardzo wysoki, ale było to głównie związane z późną datą uzyskania autonomii finansowej, pod koniec września 2012 r., oraz z przeprowadzką do nowej stałej siedziby, również we wrześniu tego samego roku.

19. Niewystarczająca kwota na pokrycie zobowiązań prawnych związanych z dostarczonymi towarami i usługami wynika z wyjątkowych okoliczności w 2012 r. (autonomia finansowa). W odniesieniu do zobowiązań budżetowych EASO już ustanowił skuteczne systemy planowania, kontroli i sprawozdawczości, aby zapewnić pełne pokrycie zobowiązań prawnych dzięki odpowiednim zobowiązaniom budżetowym.

20. Zasady zwrotu kosztów podróży ekspertów wg stawek ryczałtowych zostały opracowane wspólnie z Działem Wsparcia Technicznego DG do Spraw Wewnętrznych w 2011 r., po czym zostały przedstawione zarządowi EASO i przyjęte. System stawek ryczałtowych uwzględnia możliwość elastycznego wysyłania ekspertów w krótkim terminie, co wiąże się z wysokimi cenami biletów samolotowych, w tym z kosztami podróży do odległych obszarów, jak np. obszary przygraniczne. W celu zapewnienia należytego zarządzania finansami system ten będzie poddawany regularnej rewizji.

21. Komisja Europejska przyznała faktyczną dotację maltańskiemu Ministerstwu Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych na podstawie rocznej decyzji w sprawie finansowania agencji przyjętej przez DG ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa/DG do Spraw Wewnętrznych (decyzja w sprawie finansowania z 2010 r. dotycząca zamówień i subsydiów dla organów wspólnotowych, do której odnosi się art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w zakresie sprawiedliwości, wolności i bezpieczeństwa na 2010 r.) w celu wykonania niezbędnego zagospodarowania pomieszczeń i instalacji sprzętu do ochrony bezpieczeństwa w budynku EASO udostępnionego przez rząd Malty.

22. Postanowienia budżetowe dla tego projektu zostały zawarte w zatwierdzonym budżecie EASO. Specyfikacje projektu oraz liczby szacunkowe stały się częścią umowy o udzielenie dotacji. Umowa najmu oraz projekt były przedmiotem dyskusji na ten temat w ramach Komisji Budżetowej Parlamentu Europejskiego w 2011 r.

23. Poprawiono przejrzystość procedur naboru pracowników. Wraz z uzyskaniem autonomii finansowej i administracyjnej EASO wprowadzono nowe praktyki w zakresie selekcji i naboru pracowników. Praktyki te są również wyszczególnione w polityce rekrutacyjnej EASO.

1 Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

2 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

3 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

4 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

5 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

6 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

7 ICS nr 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 13 i 14.

8 40,32 %, biorąc pod uwagę cały rok kalendarzowy 2012.

9 W maju 2013 r. odbiór końcowy był w toku.

10 Opisany w ofercie jako nowoczesny.

11 Zgodnie z umową o dotację pomiędzy Komisją a rządem Malty obejmuje to np. zmianę rozkładu pomieszczeń biurowych, montaż okien dwuszybowych, instalację infrastruktury systemów informatycznych i systemów zabezpieczeń, urządzenie sali konferencyjnej itp.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.365.73
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 15/07/2013
• Data ogłoszenia: 13/12/2013