Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji

(2008/C 311/14)

(Dz.U.UE C z dnia 5 grudnia 2008 r.)

WSTĘP

1. Europejska Agencja Kolejowa (zwana dalej "Agencją") została ustanowiona na mocy rozporządzenia (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r.⁽¹⁾. Głównym celem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa celem stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego, o wyższym poziomie bezpieczeństwa.

2. W tabeli 1 skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Agencję sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2007 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r.⁽²⁾. Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Agencji, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r.⁽³⁾ zostało sporządzone przez jej dyrektora wykonawczego zgodnie z art. 39 rozporządzenia (WE) nr 881/2004 i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i ISSAI⁽⁴⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została zaplanowana i przeprowadzona tak, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Nie podważając powyższych stwierdzeń, Trybunał pragnie podkreślić uwagi wyrażone w pkt 7 i 8.

UWAGI

7. Ostateczny budżet Agencji na 2007 r. wyniósł 16,6 mln euro (w tym 1,9 mln euro rezerwy), w porównaniu z 14,4 mln euro w budżecie na 2006 r. Środki anulowane na koniec 2007 r. wyniosły 3,4 mln euro, wliczając 1,9 mln euro rezerwy, która pozostała niewykorzystana. Poza środkami, które zostały anulowane, 2,7 mln euro przeniesiono na 2008 r. Oznacza to, że ponad 35 % ostatecznych środków na 2007 r. nie zostało wykorzystanych w trakcie roku. Sytuacja ta świadczy o tym, że w Agencji występują poważne uchybienia w zakresie procedur programowania i budżetowania.

8. Niezależnie od tego znacznego poziomu niewykorzystanych środków, Agencja wystąpiła w 2007 r. o dodatkowe środki pieniężne na kwotę równą całemu jej budżetowi. Niewykorzystanie tak znacznych kwot świadczy o tym, że prognozy dotyczące środków pieniężnych nie zostały należycie przygotowane przez Agencję, co stanowi naruszenie zasady należytego zarządzania finansami.

9. Agencja nie przeprowadziła dotychczas spisu z natury środków trwałych. Kontrole próby przedmiotów nabytych podczas tego roku wykazały, że niektóre ze sprawdzanych przedmiotów nie zostały oznaczone, i dlatego też nie zostały odpowiednio zinwentaryzowane.

10. W przypadku czterech skontrolowanych procedur rekrutacyjnych niektórzy członkowie komisji rekrutacyjnej nie należeli ani do grupy funkcyjnej odpowiadającej wolnemu stanowisku, ani nie posiadali grupy zaszeregowania co najmniej równej grupie zaszeregowania stanowiska do obsadzenia, czego wymaga regulamin pracowniczy. Ponadto Agencja nie ukończyła dotychczas przygotowania procedur rekrutacyjnych.

11. Zidentyfikowano uchybienia w zakresie udzielania zamówień. W jednym przypadku⁽⁵⁾ zastosowanie procedury negocjacyjnej nie było uzasadnione. W innym przypadku Agencja nie zastosowała konsekwentnych i jasnych kryteriów wyboru, co skutkowało brakiem obiektywności oceny zdolności finansowych i technicznych⁽⁶⁾. Inna umowa była przedłużana dwa razy, chociaż dopuszczalne było tylko jedno przedłużenie⁽⁷⁾. W jednym przypadku zastosowana procedura negocjacyjna nie była zgodna z wymogami odpowiednich przepisów i zasad⁽⁸⁾ dotyczących zamówień publicznych.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 18 września 2008 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 220 z 21.6.2004, s. 3.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 27 czerwca 2008 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 1 lipca 2008 r.

⁽⁴⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽⁵⁾ Umowa na usługi telekomunikacyjne i internetowe (70.272 euro).

⁽⁶⁾ Umowa na studium w zakresie przygotowania bazy danych poważnych wypadków kolejowych (158.380 euro).

⁽⁷⁾ Przedłużenie umowy konsultingowej (30.000 euro).

⁽⁸⁾ Umowa na usługi w zakresie przygotowania nowej koncepcji strony internetowej Agencji (24.980 euro).

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes)

grafika

Tabela 2

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes) - Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2007

grafika

Tabela 3

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes) - Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2007 i 2006

grafika

Tabela 4

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes) - Bilans na dzień 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2006 r.

grafika

ODPOWIEDZI AGENCJI

7. Budżet na 2007 r. został przygotowany w momencie, gdy Agencja dopiero co zdobyła niezależność finansową, co oznacza, że nie miała doświadczenia w zakresie procedur programowania, zwłaszcza w odniesieniu do wydatków operacyjnych. Ponadto brak pewności, czy i kiedy rezerwa zostanie uruchomiona, sprawił, że Agencja musiała zaplanować działania bez brania rezerwy pod uwagę.

8. Kwota, o którą Agencja zwróciła się do Komisji, została ustalona w wyniku ścisłych konsultacji z Komisją.

9. W czerwcu 2008 r. sporządzono spis środków trwałych; obecnie wszystkie środki trwałe są oznaczone i zostaną ujęte w inwentarzu.

10. Z powodu ograniczonej liczby personelu i obciążenia pracą zaproszenie członków o tej samej grupie funkcyjnej lub tym samym stopniu zaszeregowania nie zawsze jest możliwe. W dniu 21 maja 2008 r. przyjęto przepisy wykonawcze dotyczące pracowników czasowych, odnoszące się - między innymi - do procedur wyboru i rekrutacji pracowników czasowych. Pełny opis właściwych procedur zostanie ukończony najpóźniej w pierwszym kwartale 2009 r.

11. Już w 2007 r. Agencja zaczęła wprowadzać znaczące środki mające na celu poprawę w zakresie zamówień, lecz przyznaje, że niezbędne są dalsze usprawnienia. Agencja przygotowuje podręcznik dotyczący zamówień w celu standaryzacji swoich procedur, który ma być gotowy przed końcem 2008 r.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2008.311.92
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 18/09/2008
• Data ogłoszenia: 05/12/2008