Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Ochrony

Środowiska za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji

(2008/C 311/10)

(Dz.U.UE C z dnia 5 grudnia 2008 r.)

WSTĘP

1. Europejska Agencja Ochrony Środowiska (zwana dalej "Agencją") została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 1210/90 z dnia 7 maja 1990 r.⁽¹⁾. Misją Agencji jest stworzenie sieci obserwacyjnej dostarczającej Komisji, państwom członkowskim i opinii publicznej wiarygodnych informacji na temat stanu środowiska. W szczególności informacje te mają pozwolić Unii i państwom członkowskim na podejmowanie działań na rzecz ochrony środowiska oraz na ocenę ich skuteczności.

2. W tabeli 1 skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Agencję sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2007 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r.⁽²⁾. Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Agencji, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2007 r.⁽³⁾ zostało sporządzone przez jej dyrektora zarządzającego zgodnie z art. 13 rozporządzenia (EWG) nr 1210/90 i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i ISSAI⁽⁴⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została zaplanowana i przeprowadzona tak, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia:

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI

7. Kontrola dwóch procedur rekrutacyjnych wykazała uchybienia: kandydaci niespełniający kryteriów selekcji zostali dopuszczeni do dalszej oceny, a kryteria, na podstawie których wybierano kandydatów, którzy mieli być zaproszeni na rozmowę o pracę, nie były udokumentowane. W powyższych sytuacjach nie zapewniono przejrzystych i niedyskryminacyjnych procedur.

8. W zakresie procedur przetargowych w trzech przypadkach stwierdzono następujące nieprawidłowości: bezpośrednie zamówienie usług bez przestrzegania wymogów rozporządzenia finansowego⁽⁵⁾ oraz udzielenie zamówienia na usługi niezgodnie z warunkami umowy ramowej⁽⁶⁾. Uchybienia te podważyły przejrzystość procedur.

9. Na podstawie zaproszenia do składania wniosków Agencja podpisała umowy o dotację z konsorcjami instytucji (tzw. europejskimi centrami tematycznymi), w zakresie wykonywania dorocznych zadań dotyczących określonych zagadnień w dziedzinie ochrony środowiska⁽⁷⁾. Płatności okresowe i końcowe dokonywane przez Agencję na rzecz centrów opierają się na zestawieniach rzeczywistych kosztów. Głównym elementem wydatków są koszty personelu. Kontrole przeprowadzane przez Agencję ograniczały się do sprawdzenia dokumentacji dostarczonej przez centra, bez wprowadzenia odpowiednich procedur, mających na celu upewnienie się co do kwalifikowalności zadeklarowanych kosztów.

10. Umowy o dotację z centrami przewidują także zryczałtowaną kwotę na koszty pośrednie (koszty ogólne) w wysokości 20 % wydatków bezpośrednich, podczas gdy przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego ograniczają tę kwotę do 7 %. Zgodnie z przepisami pułap ten może być przekraczany wyłącznie na podstawie uzasadnionej decyzji, a taka decyzja nie została przez Agencję wydana. Gdyby stosowano stopę 7 %, wypłacona w 2007 r. kwota byłaby niższa o 0,3 mln euro.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 18 września 2008 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 120 z 11.5.1990.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 22 maja 2008 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 30 czerwca 2008 r.

⁽⁴⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽⁵⁾ Dwa przypadki o przybliżonej łącznej wartości 26.000 euro.

⁽⁶⁾ Jeden przypadek o przybliżonej wartości 215.000 euro.

⁽⁷⁾ Istnieje pięć europejskich centrów tematycznych, natomiast odpowiadające tym umowom środki na zobowiązania w 2007 r. wyniosły ogółem 6 mln euro.

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejska Agencja Ochrony Środowiska (Kopenhaga)

grafika

Tabela 2

Europejska Agencja Ochrony Środowiska (Kopenhaga) - Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2007

grafika

Tabela 3

Europejska Agencja Ochrony Środowiska (Kopenhaga) - Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2007 i 2006

grafika

Tabela 4

Europejska Agencja Ochrony Środowiska (Kopenhaga) - Bilans na dzień 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2006 r.

grafika

ODPOWIEDZI AGENCJI

7. W celu dopuszczenia do procedury rekrutacji większej liczby kandydatów, komitet ds. naboru postanowił uwzględnić także tych kandydatów, którzy byli najbliżsi spełnieniu kryteriów wyszczególnionych w ogłoszeniu o wolnym stanowisku. W przyszłości, w przypadku zaistnienia podobnej sytuacji, Agencja ponownie opublikuje ogłoszenie o wolnym stanowisku.

Kandydaci zaproszeni na rozmowę spełniali warunki wyszczególnione w ogłoszeniu o wolnym stanowisku. W przyszłości Agencja dołoży starań w celu lepszego dokumentowania wyboru kandydatów znajdujących się na krótkiej liście.

8. W odniesieniu do bezpośredniego zamówienia usług: intendent zatwierdził je z powodu znacznych korzyści, które miały stać się udziałem Agencji. Uważa się, że w wystarczający sposób udokumentowano wyjątkowy charakter przyjętego podejścia. W przyszłości Agencja dołoży starań, aby podobne przypadki były w pełni zgodne z rozporządzeniem finansowym.

W odniesieniu do jednego przypadku zamówienia usług: dalsze zwiększenie możliwości gromadzenia danych i wydajności serwera systemu stało się niezbędne; w celu zachowania zasady dobrego zarządzania finansowego cel osiągnięto, przedłużając pierwotne zamówienie. Przy okazji kolejnych zmian w systemie gromadzenia danych i serwerów EEA w 2008 r, ponownie zastosowano procedurę otwartą. W przyszłości Agencja będzie postępować w ten sposób w przypadku wszelkich znacznych zakupów IT.

9. Agencja wprowadziła już nowe procedury dla nowych centrów tematycznych, zgodnie z rozporządzeniem finansowym. Mając na uwadze uwagi Trybunału, procedury te uwzględniają wizyty weryfikacyjne w wiodących organizacjach ETC i u wybranych partnerów, jak i inne szczegółowe kontrole przed dokonaniem końcowych płatności. Wizyty weryfikacyjne miały miejsce w trzech wiodących organizacjach i w jednej organizacji partnerskiej na początku 2008 r., w związku z dotacją na 2007 r. Te nowe procedury stanowią część nieustających starań Agencji na rzecz poprawy i zapewnienia adekwatności oraz skuteczności istniejących kontroli.

10. Koszty ogólne zostały uważnie rozpatrzone przed ich przyjęciem i dokładnie rozważone przez Agencję w trakcie sporządzania przepisów wykonawczych. Agencja jest zdania, że 20 % stanowi rozsądny pułap kosztów ogólnych, niemniej jednak przyznaje, że nie podjęto żadnej "uzasadnionej decyzji", w związku z czym zarząd wyda odnośną decyzję dla przyszłych zaproszeń do składania wniosków.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2008.311.64
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Ochrony Środowiska za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 18/09/2008
• Data ogłoszenia: 05/12/2008