Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiej Fundacji Kształcenia za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Fundacji.

SPRAWOZDANIE

na temat rozliczeń Europejskiej Fundacji Kształcenia za rok obrachunkowy 2003, wraz z odpowiedziami Fundacji

(2004/C 324/10)

(Dz.U.UE C z dnia 30 grudnia 2004 r.)

WSTĘP

1. Europejska Fundacja Kształcenia (zwana dalej Fundacją) została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (EWG) nr 1360/90 z dnia 7 maja 1990 r.⁽¹⁾. Zadaniem Fundacji jest wspieranie reformy szkolenia zawodowego w krajach partnerskich Unii Europejskiej. Wspiera ona także Komisję w realizacji różnych programów (Phare, Tacis, Cards i Meda). Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Fundacji na podstawie przekazanych przez nią informacji.

OPINIA TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

2. Niniejsza opinia jest przedstawiana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽²⁾.

3. Trybunał zbadał roczne sprawozdania finansowe Fundacji za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 1360/90 za wykonanie budżetu odpowiada dyrektor. Dyrektor jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie sprawozdań⁽³⁾, zgodnie z wewnętrznymi przepisami finansowymi przyjętymi na podstawie art. 12 tegoż rozporządzenia. Trybunał jest odpowiedzialny za ich kontrolę zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi standardami i strategiami kontroli. Opierają się one na ogólnie przyjętych międzynarodowych standardach kontroli przystosowanych do specyfiki Wspólnoty.

5. W ten sposób Trybunał uzyskał uzasadnione zapewnienie, że rozliczenia za rok obrachunkowy zamknięty dnia 31 grudnia 2003 r. są wiarygodne oraz że transakcje leżące u podstaw tych rozliczeń są jako całość legalne i prawidłowe. Uwagi przedstawione poniżej nie podważają opinii z kontroli wyrażonej przez Trybunał w niniejszym sprawozdaniu.

UWAGI

6. Wykorzystanie środków za rok obrachunkowy 2003 oraz środków przeniesionych z poprzedniego roku zostało przedstawione w tabeli 2. Wersja skrócona rachunku dochodów i wydatków oraz bilansu Fundacji za rok obrachunkowy 2003 została przedstawiona w tabelach 3 i 4.

7. Na podstawie umów zawartych z Komisją Fundacja zarządza programami Tempus, które obejmują także pomoc techniczną. W 2003 r. Fundacja dokonała płatności w wysokości 23,1 mln euro w imieniu Komisji z tytułu tych programów, a na dzień 31 grudnia 2003 r. saldo odpowiednich rachunków bankowych wynosiło 24,2 mln euro. Około 20 % pracowników zatrudnionych przez Fundację zajmuje się tymi programami w pełnym wymiarze czasu. Zgodnie z uwagami sformułowanymi przez Trybunał w poprzednich sprawozdaniach⁽⁴⁾ żadne dane dotyczące tych programów nie pojawiają się w budżecie i w bilansie; Fundacja zamieszcza odpowiednią informację finansową w załączniku do swoich rocznych sprawozdań finansowych. Nie jest to zgodne z zasadami jedności i dokładności budżetowej⁽⁵⁾.

8. W 2003 r. Fundacja zawarła dwie umowy z ofiarodawcami (na łączną kwotę 0,5 mln euro). Wspomniane umowy są prawidłowo ujęte w sprawozdaniach finansowych, ale Fundacja nie przedstawiła budżetu korygującego i uzupełniającego.

9. Z powodu opóźnień w płatnościach ze strony Komisji Fundacja nie była w stanie dotrzymać swoich zobowiązań finansowych. W efekcie w listopadzie 2003 r. została zmuszona do wykonania tymczasowego przelewu na kwotę 1 mln euro z rachunków bankowych przeznaczonych dla programów Tempus na rzecz swoich rachunków bankowych. Operację tę przeprowadzono, nie informując Rady Administracyjnej ani Komisji.

10. Na mocy art. 43 ust. 1 rozporządzenia finansowego Fundacji księgowy zatwierdza systemy informacji księgowej ustanowione przez urzędnika zatwierdzającego. Zatwierdzenie to nie miało miejsca w trakcie roku obrachunkowego.

11. Analiza pięciu procedur rekrutacyjnych wykazała, że tryb selekcji kandydatów do rozmowy kwalifikacyjnej (etap selekcji wstępnej) nie jest przejrzysty. Kryteria selekcji często nie są ustalane przed rozmową kwalifikacyjną, a akta nie zawierają żadnej informacji o ich stosowaniu.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniach w dniach 29 i 30 września 2004 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Juan Manuel FABRA VALLÉS
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz. U. L 131 z 23.5.1990 r.

⁽²⁾ Dz. U. L 248 z 16.9.2002, str. 1.

⁽³⁾ Na podstawie art. 83 ust. 3 rozporządzenia finansowego Fundacji końcowe sprawozdania za rok obrachunkowy 2003 zostały sporządzone dnia 8 września 2004 r. i przekazane Trybunałowi Obrachunkowemu, który otrzymał je dnia 20 września 2004 r. Wersja skrócona tych sprawozdań jest przedstawiona w tabelach załączonych do niniejszego sprawozdania.

⁽⁴⁾ Punkt 9 sprawozdania na temat rozliczeń za rok obrachunkowy 2002 (Dz.U. C 319 z 30.12.2003, str. 48), punkt 8 sprawozdania na temat rozliczeń za rok obrachunkowy 2001 (Dz.U. C 326 z 27.12.2002, str. 51) oraz punkt 11 sprawozdania na temat rozliczeń za rok obrachunkowy 1999 (Dz.U. C 373 z 27.12.2000, str. 34).

⁽⁵⁾ Artykuł 6 rozporządzenia finansowego Fundacji.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Tabela 1

Europejska Fundacja Kształcenia (Turyn)

grafika

Tabela 2

Europejska Fundacja Kształcenia - Wykonanie budżetu za rok obrachunkowy 2003

grafika

Tabela 3

Europejska Fundacja Kształcenia - Rachunek dochodów i wydatków za lata obrachunkowe 2003 i 2002⁽¹⁾

grafika

Tabela 4

Europejska Fundacja Kształcenia - Bilans na dzień 31 grudnia 2003 i 2002 r.⁽¹⁾

grafika

ODPOWIEDZI FUNDACJI

7. W czasie sporządzania Rocznych Deklaracji Finansowych za rok 2003 nie było jasne, wg jakich zasad Umowy Tempus miałyby zostać ujęte w budżecie i innych deklaracjach finansowych. ETF zdecydowała, że zda sprawozdanie z wydatkowania tych kwot w sposb szczegółowy w załączniku; dochodząc jednocześnie do jasnego porozumienia z Komisją co do sposobu prezentacji sprawozdan finansowych w 2005.

Wynikiem zorganizowanego przez Komisję spotkania księgowych agencji, które odbyło się dnia 11 czerwca 2004 r. w Brukseli, było uzyskanie konkretnych wytycznych odnośnie do nowej metodologii księgowania, którą należy stosować wobec funduszy zarządzanych w imieniu Komisji, począwszy od dnia 1 stycznia 2005 r.

8. ETF przyjmuje do wiadomości uwagi Sądu. Począwszy od 2004 roku wszelkie donacje będa włączone do poprawionego budżetu, który będzie przedłożony Radie Zarządząjacej do zatwierdzenia, a następnie opublikowany:

9. ETF przyjmuje do wiadomości uwagę Sądu. Drugi wypadek niemożności wypłacenia ETF na czas pierwszej raty subwencji na 2004 rok zanotowano w styczniu 2004. Fundacja ponownie musiała polegać na tymczasowym przelewie z funduszy Tempus, by zaradzić deficytowi finansowemu.

Wyciągajac naukę z poprzedniego przypadku, ETF udzielila formalnej informacji Komisji i przewodniczacemu Rady Zarzadzajcej listem z 16 stycznia 2004. Od tego czasu zawarto porozumienie z Komisją w sprawie redukcji ryzyka zajścia podobnych sytuacji w przyszłości.

10. Urzędnik księgowy zatwierdził systemy notą z czerwca 2004 r.

11. Od kwietnia 2004 r. zgłoszenia kandydatów przechowywane są w skomputeryzowanej bazie danych, gdzie rejestruje się wyniki przeglądu zgłoszeń w odniesieniu do ustalonych dla stanowiska kryteriów. Kwalifikujący się kandydaci są następnie oceniani osobno przez każdego członka komisji selekcyjnej w odniesieniu do uprzednio zdefiniowanych kryteriów. Listę najlepszych kandydatów, którzy mają przejść rozmowę kwalifikacyjną, sporządza się na podstawie średniej uzyskanej z ocen z tych niezależnych osądów. Również wystąpienie kandydatów podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest oceniane indywidualnie przez każdego członka komisji selekcyjnej w odniesieniu do uprzednio zdefiniowanych kryteriów. Bardziej systematyczna i obszerniejsza dokumentacja odnośnie do wszystkich etapów selekcji przechowywana jest w aktach.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2004.324.68
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie na temat rozliczeń Europejskiej Fundacji Kształcenia za rok obrachunkowy 2003 wraz z odpowiedziami Fundacji.
• Data aktu: 30/09/2004
• Data ogłoszenia: 30/12/2004