Decyzja 2024/3082 w sprawie środków służących przejrzystości w odniesieniu do spotkań odbywanych przez pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze z przedstawicielami grup interesu oraz uchylająca decyzję 2014/838/UE, Euratom

DECYZJA KOMISJI (UE) 2024/3082

z dnia 4 grudnia 2024 r.

w sprawie środków służących przejrzystości w odniesieniu do spotkań odbywanych przez pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze z przedstawicielami grup interesu oraz uchylająca decyzję 2014/838/UE, Euratom

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 249,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 106a,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 11 ust. 1 i 2 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) instytucje mają obowiązek umożliwić obywatelom i stowarzyszeniom przedstawicielskim, za pomocą odpowiednich środków, wypowiadanie się i publiczną wymianę poglądów we wszystkich dziedzinach działania Unii oraz utrzymywać otwarty, przejrzysty i regularny dialog ze stowarzyszeniami przedstawicielskimi i społeczeństwem obywatelskim. Ponadto, zgodnie z art. 2 Protokołu nr 2 w sprawie stosowania zasad pomocniczości i proporcjonalności oraz z art. 11 ust. 3 TUE, przed zgłoszeniem wniosku dotyczącego aktu ustawodawczego Komisja ma obowiązek prowadzić szerokie konsultacje.

(2) Zgodnie z art. 298 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii, wykonując swoje zadania, muszą korzystać ze wsparcia otwartej, efektywnej i niezależnej administracji europejskiej.

(3) Aby utrzymać zaufanie obywateli Unii do umocowania prawnego procesów politycznych, ustawodawczych i administracyjnych Unii, kontakty z przedstawicielami grup interesu powinny być prowadzone w sposób przejrzysty. W tym celu Komisja zobowiązuje się do promowania etycznej i przejrzystej reprezentacji interesów za pomocą obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości ¹ .

(4) W dniu 4 grudnia 2024 r. Komisja przyjęła decyzję (UE) 2024/3081 ²  określającą środki służące przejrzystości w odniesieniu do spotkań odbywanych przez członków Komisji i członków ich gabinetów z przedstawicielami grup interesu. Również pracownicy Komisji pełniący funkcje kierownicze mogą odbywać spotkania z przedstawicielami grup interesu w celach podobnych do tych, o których mowa we wspomnianej decyzji. Dlatego też należy w przypadku takich spotkań zastosować podobne wymogi dotyczące przejrzystości.

(5) Mając na uwadze pozytywne doświadczenia związane z publikacją informacji na temat spotkań dyrektorów generalnych Komisji z przedstawicielami grup interesu dotyczących kwestii związanych z podejmowaniem decyzji i wdrażaniem polityki w Unii, należy utrzymać praktykę podawania do wiadomości publicznej informacji na temat takich spotkań i rozszerzyć ją na wszystkich pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze. Chociaż nie ma potrzeby wprowadzania dalszych środków w odniesieniu do uczestnictwa dyrektorów generalnych Komisji lub innych pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze w wydarzeniach o charakterze publicznym, ponieważ takie informacje są już publicznie dostępne, wszyscy pracownicy Komisji pełniący funkcje kierownicze powinni podawać do wiadomości publicznej informacje na temat wszystkich spotkań odbywanych przez nich z przedstawicielami grup interesu.

(6) Podczas gdy zgodnie z art. 7 ust. 1 decyzji Komisji C/2018/0700 w sprawie Kodeksu postępowania członków Komisji Europejskiej ³  członkowie Komisji i członkowie ich gabinetów spotykają się już wyłącznie z tymi przedstawicielami grup interesu, którzy są zarejestrowani w rejestrze służącym przejrzystości, o ile osoby te są objęte zakresem porozumienia międzyinstytucjonalnego, to środek ten powinien mieć zastosowanie do wszystkich pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze w celu zapewnienia spójnego podejścia i wysokich standardów przejrzystości.

(7) Spotkania, które nie odbywają się w ramach działań objętych zakresem porozumienia międzyinstytucjonalnego w rozumieniu jego art. 3 i 4, nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji. W szczególności spotkania z przedstawicielami innych instytucji lub organów unijnych, wynikające ze zwykłego trybu kontaktów między instytucjami, nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji. Spotkania z przedstawicielami organów publicznych państw członkowskich, w tym ich stałych przedstawicielstw i ambasad, na szczeblu krajowym i niższym niż krajowy, nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji, jako że organy te działają w interesie publicznym i uczestniczą w pracach Komisji na zasadzie lojalnej współpracy. Spotkania ze stowarzyszeniami i sieciami organów publicznych, na poziomie unijnym, krajowym lub niższym, nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji, pod warunkiem że te stowarzyszenia i sieci działają wyłącznie w imieniu odpowiednich organów publicznych. W celu ochrony stosunków międzynarodowych Unii spotkania z przedstawicielami organów publicznych państw trzecich, w tym ich misji dyplomatycznych i ambasad, lub organizacji międzyrządowych, w tym wywodzących się z nich agencji i organów, nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji.

(8) W celu uszanowania specyficznego charakteru dialogu z partnerami społecznymi, o którym mowa w art. 154 TFUE, jak również specyficznego charakteru dialogu z kościołami i stowarzyszeniami lub wspólnotami religijnymi lub organizacjami światopoglądowymi i niewyznaniowymi, o których mowa w art. 17 TFUE, spotkania odbywające się w tym kontekście nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji.

(9) Ze względu na szczególną rolę partii politycznych uznaną w art. 10 ust. 4 TUE spotkania z przedstawicielami partii politycznych również nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji.

(10) Zgodnie z porozumieniem międzyinstytucjonalnym spontaniczne spotkania, spotkania o charakterze czysto prywatnym lub towarzyskim oraz spotkania, które odbywają się w ramach procedury administracyjnej ustanowionej w TUE lub TFUE lub aktach prawnych Unii, nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji. Ponadto niniejsza decyzja nie powinna obejmować swoim zakresem kontaktów z osobami fizycznymi działającymi ściśle we własnym imieniu, bez związku z innymi osobami.

(11) Spotkania odbywające się w ramach świadczenia usług doradztwa prawnego i innego profesjonalnego doradztwa nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji. Spotkania organizowane w celu zajęcia stanowiska w charakterze strony lub strony trzeciej w postępowaniu sądowym lub administracyjnym ustanowionym na mocy prawa Unii lub prawa międzynarodowego mającego zastosowanie do Unii lub zajęcia stanowiska na podstawie stosunku umownego z którąkolwiek z instytucji-sygnatariuszy lub na podstawie umowy o udzielenie dotacji ze środków finansowych Unii, lub zajęcia stanowiska w odpowiedzi na bezpośredni konkretny wniosek instytucji Unii, ich przedstawicieli lub pracowników o przekazanie o informacji o stanie faktycznym, danych lub wiedzy eksperckiej nie powinny być objęte zakresem niniejszej decyzji.

(12) Aby jeszcze bardziej zwiększyć przejrzystość w odniesieniu do reprezentacji interesów i umożliwić obywatelom zapoznanie się z treścią wymian organizowanych między Komisją a przedstawicielami grup interesu, pracownicy Komisji pełniący funkcje kierownicze powinni podawać do wiadomości publicznej protokoły wszystkich odbywanych przez nich spotkań z przedstawicielami grup interesu.

(13) Niniejsza decyzja pozostaje bez uszczerbku dla wykonywania prawa dostępu do dokumentów instytucji zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ⁴  oraz dla wykonywania praw przysługujących osobie, której dane dotyczą, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ⁵ . Pozostaje ona również bez uszczerbku dla wymogów zwiększonej przejrzystości, zobowiązań wynikających z przepisów prawa unijnego lub zawartych przez Unię umów międzynarodowych,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Przedmiot

W niniejszej decyzji ustanawia się środki dotyczące przejrzystości spotkań odbywanych przez pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze z przedstawicielami grup interesu.

Artykuł  2

Definicje

Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:

a) "pracownik Komisji pełniący funkcje kierownicze" oznacza pracownika Komisji zajmującego stanowisko odpowiadające następującym rodzajom stanowisk: sekretarz generalny, dyrektor generalny, zastępca sekretarza generalnego lub zastępca dyrektora generalnego, dyrektor lub jego odpowiednik, kierownik działu lub stanowisko równoważne w rozumieniu decyzji Komisji C(2013)8979 z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie rodzajów stanowisk i ich nazw;

b) "przedstawiciel grupy interesu" oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną lub formalną bądź nieformalną grupę, formalne bądź nieformalne stowarzyszenie lub formalną bądź nieformalną sieć, które angażują się w działania wykonywane w celu wywarcia wpływu na kształtowanie lub wdrażanie polityki lub prawodawstwa lub na procesy decyzyjne instytucji, organów, urzędów i agencji Unii;

c) "spotkanie" oznacza spotkanie organizowane z inicjatywy przedstawiciela grupy interesu lub pracownika Komisji pełniącego funkcje kierownicze w celu omówienia kwestii związanej z kształtowaniem lub wdrażaniem polityki lub prawodawstwa w Unii, bez uszczerbku dla art. 3.

Artykuł  3

Wyłączenia

Następujące spotkania nie są objęte zakresem niniejszej decyzji:

a) spontaniczne spotkania, spotkania o charakterze czysto prywatnym lub towarzyskim oraz spotkania, które odbywają się w ramach procedury administracyjnej ustanowionej w TUE lub TFUE lub aktach prawnych Unii;

b) spotkania odbywane z:

(i) partnerami społecznymi uczestniczącymi w dialogu społecznym zgodnie z art. 154 TFUE;

(ii) osobami fizycznymi działającymi ściśle we własnym imieniu, bez związku z innymi osobami;

(iii) organami publicznymi państw członkowskich, w tym ich stałymi przedstawicielstwami i ambasadami, na poziomie krajowym i niższym;

(iv) stowarzyszeniami i sieciami organów publicznych, na poziomie unijnym, krajowym lub niższym, pod warunkiem że działają one wyłącznie w imieniu odpowiednich organów publicznych;

(v) organizacjami międzyrządowymi, w tym instytucjami i organami tych organizacji;

(vi) organami publicznymi państw trzecich, w tym ich misjami dyplomatycznymi i ambasadami, z wyjątkiem przypadków gdy takie organy są reprezentowane przez podmioty prawne, biura lub sieci niemające statusu dyplomatycznego lub gdy są reprezentowane przez pośrednika, o którym mowa w art. 2 lit. e) porozumienia międzyinstytucjonalnego;

(vii) partiami politycznymi, z wyjątkiem organizacji utworzonych przez partie polityczne lub z nimi powiązanych;

(viii) kościołami i stowarzyszeniami lub wspólnotami religijnymi, jak również organizacjami światopoglądowymi i niewyznaniowymi, o których mowa w art. 17 TFUE, z wyjątkiem biur, podmiotów prawnych lub sieci utworzonych do reprezentowania kościołów, wspólnot religijnych lub organizacji światopoglądowych i niewyznaniowych w stosunkach z instytucjami Unii, jak również ich stowarzyszeń;

c) spotkania odbywane w ramach świadczenia usług doradztwa prawnego lub innego profesjonalnego doradztwa, jeżeli:

(i) polegają one na reprezentowaniu klientów w postępowaniu pojednawczym lub mediacyjnym mającym na celu uniknięcie skierowania sporu do sądu lub organu administracyjnego;

(ii) porady udzielane klientom mają pomóc im w zapewnieniu zgodności ich działań z obowiązującymi przepisami prawa;

(iii) polegają one na reprezentowaniu klientów i zabezpieczeniu ich praw podstawowych lub proceduralnych, takich jak prawo do bycia wysłuchanym, prawo do sprawiedliwego procesu i prawo do obrony w postępowaniu administracyjnym, oraz obejmują działania wykonywane przez prawników lub przedstawicieli innych grup zawodowych zaangażowanych w reprezentowanie klientów i zabezpieczanie ich praw podstawowych lub proceduralnych;

d) spotkania organizowane w celu zajęcia stanowiska:

(i) w charakterze strony lub strony trzeciej w postępowaniu sądowym lub administracyjnym ustanowionym na mocy prawa Unii lub prawa międzynarodowego mającego zastosowanie do Unii;

(ii) na podstawie stosunku umownego z Komisją lub na podstawie umowy o udzielenie dotacji ze środków finansowych Unii;

(iii) w odpowiedzi na bezpośredni konkretny wniosek Komisji, jej przedstawicieli lub pracowników o przekazanie informacji o stanie faktycznym, danych lub wiedzy eksperckiej.

Artykuł  4

Warunkowość spotkań

Pracownicy Komisji pełniący funkcje kierownicze spotykają się wyłącznie z tymi przedstawicielami grup interesu, którzy są zarejestrowani w rejestrze służącym przejrzystości, o ile osoby te są objęte zakresem porozumienia międzyinstytu- cjonalnego.

Artykuł  5

Informacje na temat spotkań

1. Pracownicy Komisji pełniący funkcje kierownicze podają do wiadomości publicznej informacje o wszystkich spotkaniach, które odbywają z przedstawicielami grup interesu, zgodnie z przepisami niniejszej decyzji.

2. Informacje podawane do wiadomości publicznej obejmują:

a) datę spotkania;

b) miejsce spotkania;

c) imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika Komisji pełniącego funkcje kierownicze;

d) imię i nazwisko przedstawiciela grupy interesu;

e) temat spotkania.

Artykuł  6

Protokoły spotkań

1. Ze wszystkich spotkań pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze z przedstawicielami grup interesu sporządza się protokół.

2. Pracownicy Komisji pełniący funkcje kierownicze podają do wiadomości publicznej protokół spotkania, zgodnie z przepisami niniejszej decyzji.

3. Protokół spotkania jest sporządzany jako pojedynczy dokument zawierający:

a) informacje określone w art. 5 ust. 2;

b) główne kwestie poruszone na spotkaniu i stanowiska na nim wyrażone;

c) wnioski ze spotkania, w stosownych przypadkach.

Artykuł  7

Publikacja

Bez uszczerbku dla art. 8 informacje określone w art. 5 ust. 2 oraz dokument sporządzony zgodnie z art. 6 ust. 3 są publikowane w standardowym formacie na oficjalnej stronie internetowej odpowiedniej służby Komisji w terminie dwóch tygodni od daty spotkania.

Artykuł  8

Dane osobowe osób uczestniczących w spotkaniach

Dane osobowe osób fizycznych (działających w imieniu przedstawicieli grup interesu) lub pracowników Komisji (innych niż pracownicy Komisji pełniący funkcje kierownicze) uczestniczących w spotkaniach nie są podawane do wiadomości publicznej.

Artykuł  9

Przepisy końcowe

1. Niniejsza decyzja zastępuje decyzję Komisji 2014/838/UE, Euratom, która przestaje obowiązywać z dniem wejścia w życie niniejszej decyzji.

2. Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

3. Niniejszą decyzję stosuje się od dnia 1 stycznia 2025 r.

Sporządzono w Brukseli dnia 4 grudnia 2024 r.

1 Porozumienie międzyinstytucjonalne z dnia 20 maja 2021 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości (Dz.U. L 207 z 11.6.2021, s. 1) ("porozumienie międzyinsty- tucjonalne").

2 Decyzja Komisji (UE) 2024/3081 z dnia 4 grudnia 2024 r. w sprawie środków służących przejrzystości w odniesieniu do spotkań odbywanych przez członków Komisji z przedstawicielami grup interesu oraz uchylająca decyzję 2014/839/UE, Euratom (Dz.U. L 2024/3081, 5.12.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2024/3081/oj).

3 Dz.U. C 65 z 21.2.2018, s. 7.

4 Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).

5 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2024.3082
• Rodzaj: decyzja
• Tytuł: Decyzja 2024/3082 w sprawie środków służących przejrzystości w odniesieniu do spotkań odbywanych przez pracowników Komisji pełniących funkcje kierownicze z przedstawicielami grup interesu oraz uchylająca decyzję 2014/838/UE, Euratom
• Data aktu: 2024-12-04
• Data ogłoszenia: 2024-12-05
• Data wejścia w życie: 2025-01-01, 2024-12-06