Decyzja 2018/1379 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1379

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Instytutu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0080/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. ustanawiające Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn ⁴ , w szczególności jego art. 15,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A8-0087/2018),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn absolutorium z wykonania budżetu Instytutu za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

	Antonio TAJANI Klaus WELLE
	Przewodniczący Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1380

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A8-0087/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwanego dalej "Instytutem") za rok budżetowy 2016 wyniósł 7 628 000 EUR, co oznacza spadek o 3,15 % w porównaniu z rokiem 2015; mając na uwadze, że budżet Instytutu pochodzi głównie z budżetu Unii;

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

D. mając na uwadze, że równość płci jest jedną z wartości, na których opiera się Unia, i że Unia zobowiązuje się promować uwzględnianie aspektu płci we wszystkich swoich działaniach zgodnie z art. 8 TFUE;

E. mając na uwadze, że sporządzanie budżetu z uwzględnieniem aspektu płci jest częścią ogólnej strategii na rzecz równości płci;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w roku budżetowym 2016 przyniosły efekt w postaci wysokiego wskaźnika wykonania budżetu (98,42 %), co świadczy o terminowości zaciągania zobowiązań i stanowi niewielki spadek wynoszący 0,13 % w porównaniu z rokiem 2015; ponadto odnotowuje, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł w 2016 r. 72,83 %, co oznacza wzrost o 5,19 % w porównaniu z poprzednim rokiem;

Zobowiązania i przeniesienia

2. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w tytule III (wydatki operacyjne) poziom przeniesień środków był nadal wysoki, a ich kwota wyniosła 1,7 mln EUR, co stanowi 51 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w porównaniu z rokiem 2015, kiedy kwota ta wyniosła 2,2 mln EUR, czyli 60 %); miało to przede wszystkim związek z programami badawczymi wykraczającymi poza rok budżetowy; podkreśla, że Instytut mógłby rozważyć wprowadzenie zróżnicowanych środków budżetowych w celu lepszego odzwierciedlenia wieloletniego charakteru operacji i nieuniknionych opóźnień między podpisaniem umów, dostawami i płatnościami; zauważa, że Instytut przeprowadzi analizę wykonalności, aby móc w przyszłości podjąć decyzję w sprawie wprowadzenia środków zróżnicowanych;

3. odnotowuje, że przeniesienia są często w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Instytut z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Zamówienia

4. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w 2016 r. Instytut ogłosił otwarte zaproszenie do składania ofert w związku z umową ramową dotyczącą utrzymywania i aktualizowania narzędzi i zasobów z zakresu statystyk dotyczących kobiet i mężczyzn na maksymalną kwotę 1 600 000 EUR; podkreśla ponadto, że zaproszenie zostało podzielone na dwie części, przy czym nie wskazano odpowiednich kwot przypadających na każdą z nich; podkreśla, że w odpowiedzi na pytanie jednego z oferentów Instytut wyjaśnił na swojej stronie internetowej, że maksymalna kwota przypadającą na jedną część została oszacowana na 800 000 EUR; zauważa, że zdaniem Instytutu problem ten wynika z błędu administracyjnego, w wyniku którego określona kwota nie została odpowiednio poprawiona, lecz że błąd ten nie miał wpływu na budżet; zauważa ponadto z ubolewaniem, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w zaproszeniu do składania wniosków konkurencja cenowa opierała się tylko na stawkach dziennych, bez uwzględnienia czasu potrzebnego na wykonanie zadania, co nie pozwoliło Instytutowi na wskazanie i wybranie oferty najkorzystniejszej ekonomicznie i nie zapewniło najlepszego stosunku wartości do ceny; zauważa, że Instytut wprowadził zmiany w odpowiednich wzorach specyfikacji technicznych i zmniejszy ryzyko przez wprowadzenie największej możliwej liczby dni roboczych w odniesieniu do przyszłych zamówień na konkretne usługi;

Polityka kadrowa

5. odnotowuje, że wskaźnik obsady stanowisk w planie zatrudnienia Instytutu wyniósł na koniec 2016 r. 96 %; zauważa na podstawie planu zatrudnienia, że na dzień 31 grudnia 2016 r. obsadzonych było 27 stanowisk (z 28 stanowisk zatwierdzonych w ramach budżetu Unii) w porównaniu z 28 stanowiskami w 2015 r.;

6. ubolewa nad tym, że w odniesieniu do liczby stanowisk obsadzonych na dzień 31 grudnia 2016 r. stosunek kobiet do mężczyzn wynosił 72 % do 28 %; zwraca ponadto uwagę na brak równowagi płci w zarządzie, ze wskaźnikiem 80 % do 20 %; apeluje do Instytutu, by dążył do osiągnięcia bardziej zrównoważonego pod względem płci składu personelu;

7. odnotowuje, że zgodnie z analizą zatrudnienia 76,3 % pracowników wykonuje zadania operacyjne, 14,8 % - pełni funkcje wsparcia administracyjnego, a 8,9 % - wykonuje zadania o charakterze neutralnym;

8. podkreśla, że elementem polityki kadrowej Instytutu powinno być zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym; podkreśla, że budżet przeznaczony na działalność związaną z dobrostanem pracowników wynosi 36 437 EUR, co odpowiada 2,25 dnia na pracownika; zauważa, że średnia liczba nieobecności z powodu choroby na jednego pracownika w 2016 r. wyniosła 2,17 dni w przypadku chorób bez zaświadczenia lekarskiego i 8,23 dni w przypadku chorób poświadczonych zaświadczeniem lekarskim;

9. przypomina, że w czerwcu 2012 r. Instytut przyjął decyzję dotyczącą nękania psychicznego i molestowania seksualnego; popiera szkolenia organizowane w celu podnoszenia świadomości pracowników i sugeruje, aby Instytut regularnie organizował sesje szkoleniowe i informacyjne dotyczące tych kwestii;

10. zauważa, że wszczęto postępowanie na podstawie art. 90 w odniesieniu do rozwiązania umowy;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, przejrzystość i demokracja

11. zauważa z zaniepokojeniem, że w 2016 r. Instytut zarejestrował sześć wyjątków zawierających odstępstwa finansowe i proceduralne w porównaniu z trzema w poprzednim roku;

12. z zadowoleniem odnotowuje, że w 2016 r. nie wykryto żadnego przypadku oszustwa;

13. z zadowoleniem przyjmuje szkolenie skierowane do wszystkich pracowników na temat zapobiegania nadużyciom finansowym, które odbyło się w dniu 2 marca 2016 r. i zostało przeprowadzone przez dyrektora administracyjnego i księgowego, którzy zostali uprzednio przeszkoleni przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF); zauważa, że w dniu 28 września 2016 r. przeprowadzone zostało szkolenie dla wszystkich pracowników na temat etyki i uczciwości;

14. popiera powołanie - w drodze decyzji dyrektora nr 117 z dnia 22 czerwca 2016 r.- dwóch członków personelu jako osób kontaktowych Instytutu w zakresie polityki sygnalizowania nieprawidłowości;

15. wyraża potrzebę ustanowienia niezależnego organu ds. ujawniania, doradztwa i zgłaszania, posiadającego wystarczające zasoby budżetowe, aby pomóc demaskatorom w wykorzystaniu odpowiednich kanałów ujawniania informacji o możliwych nieprawidłowościach naruszających interesy finansowe Unii, przy jednoczesnym zachowaniu poufności oraz oferowaniu koniecznego wsparcia i porady;

Główne osiągnięcia

16. z zadowoleniem przyjmuje trzy następujące główne osiągnięcia wskazane przez Instytut w 2016 r.:

- dostarczenie dowodów korzyści gospodarczych płynących z równouprawnienia płci dla wzrostu gospodarczego i wzrostu zatrudnienia,

- opracowanie i wprowadzenie narzędzia internetowego (GEAR) na rzecz sprzyjania równości płci wewnątrz organizacji prowadzących badania naukowe,

- opracowanie ujednoliconych na poziomie państw członkowskich definicji w zakresie form przemocy na tle płciowym oraz stworzenie glosariusza i tezaurusa obejmujących terminy z tej dziedziny;

17. ubolewa jednak, że Instytut nie przeprowadza oceny ex ante dostępnych możliwości w celu osiągnięcia celów;

Audyt wewnętrzny

18. odnotowuje, że w 2016 r. wdrożono 96 % zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) (49 z 51) (w porównaniu z 90 % zaleceń, tj. 46 z 51 w 2015 r.), w tym zalecenia dotyczące "zamówień wspierających procesy operacyjne w EIGE", strategicznego planu kontroli wewnętrznej IAS na lata 2015-2017, kontroli zarządzania zasobami ludzkimi w Instytucie, kontroli IAS w zakresie budżetu/wykonania budżetu oraz przeprowadzonego przez IAS ograniczonego przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej;

Kontrole wewnętrzne

19. zauważa, że Instytut przyjął zestaw standardów kontroli wewnętrznej, opartych na stwierdzonych przykładach dobrych praktyk w innych agencjach Unii, w celu zapewnienia osiągania wyznaczonych celów politycznych i operacyjnych;

Inne uwagi

20. odnotowuje z zadowoleniem, że w 2016 r. Instytut ściśle współpracował ze swoimi agencjami siostrzanymi, Europejską Fundacją na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound), Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) i Europejską Agencją Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy (EU-OSHA); zauważa ponadto, że Instytut omówił synergie oraz przedstawił swoje prace innym agencjom, takim jak Europejski Urząd Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) i Europejska Agencja Chemikaliów (ECHA); podkreśla - jako przykład synergii - udział Instytutu w Forum Praw Podstawowych zorganizowanym przez Agencję Praw Podstawowych Unii Europejskiej, co stworzyło możliwość zaangażowania innych ważnych zainteresowanych podmiotów;

21. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w styczniu 2016 r. Instytut opublikował ocenę zewnętrzną, z której wynika, że działania Instytutu były spójne z zakresem jego uprawnień oraz że jego administracja wypada stosunkowo dobrze pod względem zarządzania i wydajności; zauważa ponadto, że w ocenie zawarto kilka zaleceń mających na celu usprawnienie działań Instytutu, na przykład poprzez ustanowienie bardziej przejrzystych priorytetów, lepsze ukierunkowanie produktów, rozwinięcie synergii z odpowiednimi podmiotami zewnętrznymi, a także poprzez wzmocnienie roli zarządu i doprecyzowanie roli forum ekspertów; zauważa, że Instytut zaczął wdrażać plan działania w celu zastosowania się do tych zaleceń; apeluje do Instytutu, by poinformował organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tego planu działania;

22. przypomina, że Instytut został utworzony w celu wniesienia wkładu na rzecz równouprawnienia płci i jego lepszego propagowania w Unii, w tym włączania problematyki płci do głównego nurtu we wszystkich odnośnych obszarach polityki Unii oraz w wynikających z nich krajowych strategiach politycznych, w celu zwalczania dyskryminacji ze względu na płeć i podnoszenia poziomu świadomości obywateli Unii w zakresie problematyki równouprawnienia płci; z zadowoleniem przyjmuje nadanie priorytetu pracy w tych obszarach, w których wyniki charakteryzują się wysoką jakością i widocznością, przy jednoczesnym dalszym koncentrowaniu się na kwestii uwzględniania aspektu płci;

23. wyraża zadowolenie z bieżącej współpracy między Instytutem a Komisją Praw Kobiet i Równouprawnienia Parlamentu oraz docenia wkład Instytutu w stałe działania Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia; apeluje o zapewnienie dalszej interakcji między ustawodawczymi i nieustawodawczymi priorytetami Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia a badaniami prowadzonymi przez Instytut, z uwzględnieniem wskaźnika równości płci opracowanego przez Instytut;

24. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 120.

2 Zob. przypis 1.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 403 z 30.12.2006, s. 9.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Dz.U. C 113 z 30.3.2016, s. 126.

7 Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2018.248.241
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2018/1379 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2016
• Data aktu: 18/04/2018
• Data ogłoszenia: 03/10/2018