Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu

(2017/C 417/18)

(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EFSA") z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 ¹ . Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa Unii w dziedzinie żywności i jej bezpieczeństwa oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

	2015	2016
Budżet (w mln euro) (1)	78,8	79,5
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2)	434	443
(1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

OPINIA

4. Trybunał zbadał:

a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ³  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴  za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania,

zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).

Wiarygodność rozliczeń

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

5. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Dochody

Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń

6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Płatności

Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń

7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie

8. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania.

9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności.

10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu.

Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw

11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania.

12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania.

13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i innych dochodów.

14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych.

15. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ⁵ .

16. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

17. W sprawozdaniu z audytu z listopada 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji stwierdziła, że istniejące mechanizmy kontroli w odniesieniu do zarządzania projektami informatycznymi są odpowiednie, lecz wskazała na istotne uchybienia dotyczące ładu informatycznego. Zaleciła uaktualnienie polityki Urzędu dotyczącej ładu informatycznego, wprowadzenie ram zarządzania ryzykiem informatycznym i rejestru ryzyka w całej organizacji oraz wyodrębnienie funkcji bezpieczeństwa informacji z działu informatycznego. Urząd i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

18. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 października 2017 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Klaus-Heiner LEHNE
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2012	W następstwie ogólnych ocen ryzyka przeprowadzonych w 2012 r. w formie konsultacji zewnętrznych oraz w lutym 2013 r. przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji zidentyfikowano szereg potencjalnie bardzo poważnych zagrożeń w mechanizmach kontrolnych Urzędu, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego. W 2012 r. Urząd rozpoczął proces kompleksowej samooceny swojego systemu kontroli wewnętrznej. Proces ten jest w toku, a realizacja działań naprawczych planowana jest na 2013 r.	zrealizowane
2015	Urząd nie opracował jeszcze jasnej i kompleksowej strategii kontroli finansowej ex post obejmującej wszystkie obszary działalności, w której wyraźnie określono by częstotliwość i zakres takich kontroli.	w trakcie realizacji (1)
(1) EFSA jest w trakcie prac nad skuteczniejszym systemem zarządzania zapewniającym wiarygodność i dopracowuje swoje ramy kontroli wewnętrznej. Konkretnie EFSA zatwierdziła i wdrożyła zmienioną strategię kontroli, wykorzystującą opartą na analizie ryzyka ocenę płatności zbiorczych dokonywanych z tytułu posiedzeń i delegacji naukowych, która zostanie włączona do procedury EFSA dotyczącej kontroli finansowej ex ante i ex post.

ODPOWIEDŹ URZĘDU

5. EFSA z zadowoleniem przyjmuje brak zastrzeżeń w opiniach wystawionych przez Trybunał Obrachunkowy na temat wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Świadczy to o tym, że obowiązujący w EFSA system kontroli należycie zapewnia ogólne przestrzeganie wymogów.

17. EFSA wdroży odpowiednio plan działania w następstwie kontroli Służby Audytu Wewnętrznego w odniesieniu do zarządzania projektami informatycznymi. Wdrożono w pełni wszystkie działania dotyczące umiejscowienia funkcji bezpieczeństwa informacji, uczestnictwa biznesowego i strategii informatycznej. W przypadku zarządzania projektami informatycznymi wdrożono większość działań, a wdrożenie pozostałych działań zaplanowano na koniec 2017 r.

1 Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

2 Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.efsa.europa.eu.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje sprawozdanie, które przedstawia zbiorczo wszystkie operacje budżetowe, i informację dodatkową.

5 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2017.417.115
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu.
• Data aktu: 06/12/2017
• Data ogłoszenia: 06/12/2017