Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2016/C 449/03)

(Dz.U.UE C z dnia 1 grudnia 2016 r.)

WPROWADZENIE

1. Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 ¹ . Głównym zadaniem Urzędu jest wspieranie Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) w zakresie administracji i wiedzy fachowej oraz zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej, a także upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych.

2. W tabeli przedstawiono najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu ² .

Tabela

Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu

	2014	2015
Budżet (w mln euro) (1)	4,2	4,0
Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia (2)	27	26
(1) Dane dotyczące budżetu są oparte na kwotach środków na płatności. (2) Personel obejmuje urzędników, pracowników zatrudnionych na czas określony i pracowników kontraktowych oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Źródło: Dane przekazane przez Urząd.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ³  oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴  za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2015 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

5. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ⁵ :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶  oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Na podstawie umowy o gwarantowanym poziomie usług Urząd przekazał powyższe zadania księgowemu Komisji. Dyrektor zarządzający zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Komisji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, że uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Urzędu przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE ⁸ .

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

12. W 2013 r. Urząd podpisał czteroletnią umowę ramową na świadczenie profesjonalnych usług w zakresie organizacji imprez. Jednak ze względu na niedoszacowanie zapotrzebowania na środki w grudniu 2014 r. osiągnięto maksymalną kwotę objętą umową. Procedurę przetargową w celu podpisania nowej umowy ramowej wszczęto dopiero w sierpniu 2015 r. Do tego czasu Urząd korzystał z usług tego samego wykonawcy w formie zleceń zakupu i zamówień o niskiej wartości (procedury negocjacyjne) ⁹ . Łączna kwota kosztów usług zleconych w ten sposób przekroczyła wartość progową ¹⁰ . Należało skorzystać z otwartej procedury przetargowej, w której wszystkie zainteresowane podmioty mogłyby złożyć swoje oferty.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

13. Poziom szczegółowości sprawozdania z wykonania budżetu Urzędu odbiega od poziomu szczegółowości sprawozdań większości pozostałych agencji. Wskazuje to na potrzebę jasnych wytycznych dotyczących sprawozdawczości agencji na temat budżetu.

14. W tytule II (wydatki administracyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień. Wyniosły one 134 228 euro, co stanowi 44 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 91 757 euro, czyli 40 %). Przeniesienia te wiążą się przede wszystkim ze świadczeniem usług, które wykraczają poza 2015 r.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

15. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 13 września 2016 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Urząd nie przyjął i nie wdrożył jeszcze wszystkich standardów kontroli wewnętrznej.	zrealizowane
2013	W 2013 r. dokonano 1 183 zwrotów kosztów poniesionych przez ekspertów. W 1 078 przypadkach nastąpiło to z opóźnieniem. W pierwszej połowie 2013 r. przeciętne opóźnienie wynosiło 78 dni wobec 33 dni w drugiej połowie roku.	zrealizowane
2014	Ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wzrósł do 98 % (w 2013 r. wyniósł 87 %). Poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wzrósł jednak do 0,9 mln euro, czyli 23 % (w 2013 r. było to 0,5 mln euro, czyli 13 %), zwłaszcza w odniesieniu do działalności operacyjnej (tytuł III), takiej jak trwające badania nad łącznością elektroniczną.	nie dotyczy
2014	Duża liczba przesunięć w ramach budżetu znacznie zmieniła strukturę początkowego budżetu: w tytule I (koszty osobowe) poziom środków zmniejszył się o 17 %, w tytule II (wydatki administracyjne) zmniejszył się o 44 %, a w tytule III (wydatki operacyjne) wzrósł o 60 %, przede wszystkim w celu sfinansowania trwających badań.	zrealizowane
2014	Przewidywania budżetowe na 2014 r. dotyczące składek pochodzących od krajowych organów regulacyjnych państw EFTA (1), mających w strukturze Urzędu status obserwatora, nie zrealizowały się z powodu braku umów z państwami EFTA.	niepodjęte
(1) Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu.

ODPOWIEDZI URZĘDU BEREC

12. Urząd BEREC pragnie podziękować Trybunałowi za szczegółowy przegląd procedury planowania przetargów Agencji i za zalecenia dotyczące wprowadzenia ulepszeń. Urząd BEREC dokona przeglądu dotychczasowych zasad dotyczących przetargów i ponownie przeanalizuje obecny zdecentralizowany model dokonywania przetargów w celu ulepszenia tego procesu.

13. Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości uwagę, że poddane kontroli biegłych rewidentów księgowych sprawozdanie z wykonania budżetu różni się pod względem poziomu szczegółowości w stosunku do tego, co udostępniły inne agencje, co świadczy o tym, że potrzebne są jasne wytyczne dotyczące sprawozdawczości budżetowej agencji. Zgodnie z informacjami w posiadaniu Urzędu BEREC, który zgodnie z sugestiami zawartymi w ramowym rozporządzeniu finansowym powierzył funkcję księgowego księgowemu Komisji Europejskiej, różne poziomy szczegółowości wynikają z praktyk Komisji w zakresie sprawozdawczości i również z chęci uniknięcia powtarzania tych samych informacji w dwóch różnych sprawozdaniach. Urząd BEREC zastosuje się do wszelkich ewentualnych wytycznych odnośnie do sprawozdawczości budżetowej agencji na następny rok budżetowy.

14. Urząd BEREC przyjmuje do wiadomości uwagę w zakresie zarządzania budżetem dotyczącą środków na zobowiązania w związku z wydatkami administracyjnymi w tytule II.

Te przeniesienia są głownie związane z dostarczaniem usług na okres wykraczający poza 2015 r. i pochodzą one z normalnej działalności Urzędu BEREC, która jest planowana z wyprzedzeniem.

Urząd BEREC wyznaczył sobie cel zmniejszenia poziomu zaciągniętych zobowiązań przeniesionych w 2016 r. na wydatki administracyjne.

1 Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

2 Więcej informacji na temat kompetencji i działalności Urzędu można znaleźć na jego stronie internetowej: www.berec.europa.eu.

3 Sprawozdanie finansowe składa sięz bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierająsięna Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez MiędzynarodowąFederacjęKsięgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez RadęMiędzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 107 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.

8 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012(Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

9 W przypadku zleceń zakup i zamówień o niskiej wartości przepisy dotyczące zamówień ograniczają konkurencję odpowiednio do jednego lub trzech kandydatów.

10 Łączna wartość podpisanych umów wynosi ok. 80 000 euro, podczas gdy próg ustanowiony w art. 137 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 wynosi 60 000 euro.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2016.449.22
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 13/09/2016
• Data ogłoszenia: 01/12/2016