Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2014/C 442/18)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

Wprowadzenie

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej "Urzędem", inaczej "EFSA") z siedzibą w Parmie został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady ¹ . Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowania prawodawstwa Unii w dziedzinie żywności i jej bezpieczeństwa oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ⁵ :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

11. Przeprowadzona przez Urząd w latach 2012 i 2013 samoocena systemu kontroli wewnętrznej wykazała, że większość standardów kontroli wewnętrznej jest spełniona. Nie dotyczy to SKW 4 (ocena i rozwój pracowników) i SKW 11 (zarządzanie dokumentami), w odniesieniu do których w czasie przeprowadzania kontroli trwały działania naprawcze.

12. W rocznych programach prac Urzędu brak jest wystarczających szczegółów na temat planowanych zamówień oraz dotacji na poparcie decyzji o finansowaniu w rozumieniu art. 64 przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Urzędu. Zawarcie tych szczegółów w rocznym programie prac pozwoliłoby na bardziej efektywne monitorowanie zamówień i dotacji.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

13. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Pietro RUSSO, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 16 września 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Wysoki poziom przesunięć budżetowych wskazuje na uchybienia w planowaniu i wykonaniu budżetu i stanowi naruszenie zasady specyfikacji.	zrealizowane
2011	W grudniu 2011 r. Urząd nabył nowy budynek, w którym mieści się jego siedziba, za 36,8 mln euro. Kwota ta zostanie spłacona w ratach kwartalnych w ciągu 25 lat, a odsetki wyniosą 18,5 mln euro. Trybunał stwierdza, że możliwe było zwrócenie się do władz budżetowych o znalezienie bardziej ekonomicznej alternatywy, zgodnej z zasadą należytego zarządzania finansami i w pełni zapewniającej przestrzeganie rozporządzenia finansowego.	nie dotyczy (Komisja nie zgodziła się na przekazanie dodatkowych środków na spłatę kredytu w całości)
2011	Wskazana jest poprawa przejrzystości procedury rekrutacyjnej. Komisja rekrutacyjna określiła pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne po dokonaniu przeglądu kandydatur, a członkowie komisji rekrutacyjnej podpisali oświadczenia w sprawie poufności oraz deklaracje konfliktu interesów dopiero w trakcie przeglądu kandydatur, a nie przed przystąpieniem do tej czynności.	zrealizowane
2012	Zatwierdzenie systemów księgowych przez księgowego Urzędu obejmuje centralne systemy ABAC i SAP, ale nie systemy lokalne i niezawodność wymiany danych pomiędzy systemami centralnymi i lokalnymi. Wiąże się z tym ryzyko dla wiarygodności danych księgowych.	zrealizowane
2012	W następstwie ogólnych ocen ryzyka przeprowadzonych przez zewnętrznego konsultanta w 2012 r. i przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji w lutym 2013 r. zidentyfikowano szereg potencjalnych krytycznych zagrożeń w mechanizmach kontrolnych Urzędu, zwłaszcza w dziedzinie zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego. W 2012 r. Urząd rozpoczął proces kompleksowej samooceny swojego systemu kontroli wewnętrznej. Proces ten jest w toku, a realizacja działań naprawczych planowana jest na 2013 r.	w trakcie realizacji
2012	Ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 99 %. Jednak w tytule II (wydatki administracyjne) oraz w tytule III (wydatki operacyjne) stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wynoszący odpowiednio 2,3 mln euro (22 % środków w tytule II) i 5,6 mln euro (30 % środków w tytule III). W tytule II przeniesienia na kwotę 1,1 mln euro zostały dokonane zgodnie z planem zarządzania EFSA lub były związane z płatnościami, które zostały wstrzymane z przyczyn niezależnych od Urzędu. W tytule III przeniesienia na kwotę 2,1 mln euro zostały dokonane zgodnie z planem zarządzania EFSA, a kwota 0,83 mln euro została przeniesiona z przyczyn niezależnych od Urzędu.	nie dotyczy

ZAŁĄCZNIK  II

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Gromadzenie informacji - wspólna polityka rolna (art. 38 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE)) - funkcjonowanie rynku wewnętrznego (art. 114 TFUE) - zdrowie publiczne (art. 168 TFUE) - wspólna polityka handlowa (art. 206 TFUE)
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele - wydawanie opinii naukowych oraz zapewnianie wsparcia naukowo-technicznego w zakresie prawodawstwa i polityki, które wywierają bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz, - dostarczanie obiektywnych informacji o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności, - przyczynianie się do osiągnięcia wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego, - gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają scharakteryzowanie i monitorowanie ryzyka. Zadania - wydawanie opinii i badań naukowych, - wspieranie rozwoju jednolitych metodologii oceny ryzyka, - wspieranie Komisji, - poszukiwanie, analiza i podsumowywanie niezbędnych danych naukowo-technicznych, - identyfikacja i opis wyłaniającego się ryzyka, - ustanowienie sieci organizacji działających w podobnych obszarach, - pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysowym, - doskonalenie współpracy międzynarodowej, - dostarczanie społeczeństwu i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i wyczerpujących informacji, - udział w systemie wczesnego ostrzegania prowadzonym przez Komisję.
Zarządzanie	Zarząd Skład 14 członków mianowanych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji. Zadania Przyjmowanie programu prac i budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem. Dyrektor zarządzający Mianowany przez zarząd z listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim. Forum doradcze Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego. Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu. Komitet naukowy i panele naukowe Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy Kontrola wewnętrzna Jednostka kontroli wewnętrznej Urzędu. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2013 (2012)	Budżet 78,1 (78,3) mln euro, w tym dotacja Unii: 100 % (100 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Liczba stanowisk w planie zatrudnienia: 351 (355), z czego obsadzonych: - 328 (342) pracowników (pracownicy tymczasowi i urzędnicy) - 120 (124) innych pracowników (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci krajowi) Liczba pracowników ogółem (w tym trzy oferty podjęcia pracy, na które 31.12.2013 r. oczekiwano odpowiedzi): 448 (466), w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 332 (345) (1) - administracyjne: 116 (121)
Produkty i usługi w roku 2013 (2012)	Produkty naukowe i publikacje dodatkowe w roku 2013 Działanie nr 1: Wydawanie opinii naukowych, doradztwo oraz strategie oceny ryzyka - wytyczne komitetu naukowego/panelu naukowego: 2 (4) - opinie komitetu naukowego/panelu naukowego: 44 (46) - raporty naukowe Urzędu: 12 (9) - oświadczenia Urzędu: 2 (2) - oświadczenia komitetu naukowego/panelu naukowego: 2 (4) Łącznie produkty naukowe działania nr 1 = 62 (65) Działanie nr 2: Ocena produktów, substancji oraz wniosków podlegających procedurze wydawania pozwoleń - wnioski dotyczące oceny partnerskiej w zakresie pestycydów: 45 (60) - wytyczne Urzędu: 2 (0) - wytyczne komitetu naukowego/panelu naukowego: 3 (7) - opinie komitetu naukowego/panelu naukowego: 203 (241)
	- raporty naukowe Urzędu: 0 (1)
	- oświadczenia komitetu naukowego/panelu naukowego: 8 (7)
	- oświadczenia Urzędu: 6 (4)
	Łącznie produkty naukowe działania nr 2 = 267 (320)
	Działanie nr 3: Gromadzenie danych, współpraca naukowa i tworzenie sieci
	- wytyczne Urzędu: 2 (1)
	- oświadczenia Urzędu: 0 (4)
	- uzasadnione opinie: 113 (114)
	- raporty naukowe Urzędu: 7 (12)
	Łącznie produkty naukowe działania nr 3 = 122 (131)
	Publikacje dodatkowe
	- sprawozdania dotyczące zorganizowanych imprez: 11 (11)
	- zewnętrzne raporty naukowe: 74 (74)
	- sprawozdania techniczne: 70 (77)
	Publikacje dodatkowe ogółem = 155 (162)
	Produkty ogółem = 606 (678)
	- produkty naukowe poparte działaniami informacyjnymi: 7 % (9,5 %)
	- konsultacje publiczne: 56 (39)
	- odwiedziny strony internetowej: 4,7 (4,4) mln
	- abonenci elektronicznego biuletynu: 31 912 (30 309)
	- relacje w mediach: 11 820 (9 194)
	- zapytania ze strony mediów: 625 (893)
	- komunikaty prasowe: 16 (25)
	- internetowe tematy informacyjne: 54 (60)
	- wywiady: 95 (111)
(1) Ekwiwalent pełnego czasu pracy (EPC) za 2013 r. został obliczony zgodnie z metodyką Komisji Europejskiej; do celów porównawczych przeliczono dane za 2012 r. Źródło: załącznik przekazany przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

11. Przeprowadzona przez Urząd w latach 2012 i 2013 samoocena systemu kontroli wewnętrznej wykazała, że większość standardów kontroli wewnętrznej jest spełniona. Nie dotyczy to jeszcze SKW 4 (ocena i rozwój pracowników) i SKW 11 (zarządzanie dokumentami), w odniesieniu do których w czasie przeprowadzania kontroli trwały działania naprawcze.

12. EFSA z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ustalenia Trybunału odzwierciedlają ewolucję wdrażaną jako część cyklu budżetowego na 2014 r. EFSA opublikowała już w swoim programie pracy bardziej szczegółowe informacje na temat zamówień i dotacji naukowych, a także na temat innych zamówień, takich jak te udzielane w ramach programu komunikacyjnego lub wsparcia operacyjnego. Jesteśmy przekonani, że przejście z praktyk stosowanych w 2013 r. po uwagach Trybunału przekroczy oczekiwane wymagania, gdyż EFSA nieustannie dąży do poprawy przejrzystości dostarczanych informacji.

1 Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 107 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2014.442.160
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 16/09/2014
• Data ogłoszenia: 10/12/2014