Decyzja 2012/574/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010

(2012/574/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 17 października 2012 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady⁽³⁾ ustanawiające Europejską Agencję Chemikaliów, w szczególności jego art. 97,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0126/2012),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Chemikaliów absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2010;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Chemikaliów, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 33.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady⁽³⁾ ustanawiające Europejską Agencję Chemikaliów, w szczególności jego art. 97,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0126/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne Europejskiej Agencji Chemikaliów ("Agencji") za rok budżetowy 2010 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji na rok budżetowy 2009⁽⁵⁾, a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– domagał się, by Agencja informowała organ udzielający absolutorium o krokach podjętych w celu poprawy systemu kontroli poprzez usprawnienie obiegu środków finansowych, przepływu pracy, planów działania oraz ocen ryzyka,

– zachęcał Agencję do skutecznego zagwarantowania: - wszystkich składowych decyzji finansowych,

– właściwego określenia i wykorzystania informacji niezbędnych na każdym szczeblu wewnątrz organizacji,

– ujęcia w rocznym programie prac wszystkich zasobów udostępnionych w ramach budżetu;

– finalizacji i aktualizacji dokumentacji procedur finansowych oraz list kontrolnych,

– nawoływał Agencję do usprawniania w dalszym ciągu planowania oraz monitorowania procedur przetargowych i wykonywania budżetu, aby zmniejszyć odsetek przenoszonych środków,

C. mając na uwadze, że całkowity budżet Agencji na rok budżetowy 2010 wynosił 75.500.000 EUR w porównaniu z 70.400.000 EUR w 2009 r., co jest kwotą o 7,24 % wyższą,

D. mając na uwadze, że Agencja otrzymała od Unii i EFTA tymczasowy wkład w wysokości 36.000.000 EUR,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy poinformował, iż budżet Agencji na 2010 r. wynosił 75.000.000 EUR, podczas gdy Agencja poinformowała o budżecie w wysokości 75.500.000 EUR na rok budżetowy 2010;

2. przyjmuje do wiadomości oświadczenie Agencji, że jest ona finansowana z opłat wnoszonych przez sektor przemysłu z tytułu rejestracji substancji chemicznych oraz z potencjalnego wkładu Unii;

3. przypomina, że pierwotny wkład Unii dla Agencji na 2010 r. wyniósł 25.305.000 EUR; zauważa jednak, że do tej kwoty dodano 8.700.000 EUR, pochodzące z odzyskania nadwyżki, co w efekcie daje całkowity wkład Unii w wysokości 34.005.000 EUR za 2010 r.⁽⁶⁾; przyznaje ponadto, że z uwagi na fakt, iż wpływy z tytułu opłat są zwykle przekazywane Agencji dopiero pod koniec roku, wkład Unii uznano za konieczny, by umożliwić ponoszenie kosztów bieżących do października 2010 r.;

4. zauważa, że Agencja informuje o tymczasowym wkładzie Unii w wysokości 36.000.000 EUR za 2010 r., chociaż ta kwota obejmuje wkład EFTA;

5. ustala na podstawie sprawozdania Agencji z zarządzania budżetem i finansami, że Agencja zobowiązała się do całkowitego zwrócenia Komisji tymczasowego wkładu Unii po otrzymaniu odpowiedniej noty debetowej; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Agencji, że zwrot tymczasowego wkładu nastąpił w marcu 2011 r., a odsetki zostały wypłacone Komisji;

6. przyjmuje do wiadomości na podstawie sprawozdania Agencji z zarządzania budżetem i finansami, że wstępny budżet Agencji na 2010 r. wynosił 86.481.700 EUR; zauważa jednak, że w trakcie roku zarząd zatwierdził dwa budżety korygujące, zmniejszające wydatki budżetowe ogółem o 11 000 000 EUR (12,75 %);

7. zauważa na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami, że budżet w ramach tytułu 1 w 2010 r. w wysokości 47.214.285 EUR został zmniejszony o 8 %, czyli o 3.787.650,18 EUR; przyjmuje do wiadomości uwagę Agencji, że głównym powodem obniżki było wolniejsze niż pierwotnie planowano tempo zatrudniania; zauważa również, że całkowite wykonanie w ramach tytułu I sięgnęło 97,2 %;

8. zauważa również na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami, że wydatki w ramach tytułu II stanowiły 92,4 % zmienionego budżetu (10.739.727,92 EUR w porównaniu z 11.624.281,05 EUR), co wynika z anulowania kilku projektów doradczych w dziedzinie IT, które zostaną zrealizowane w ramach przyszłej umowy na usługi zewnętrzne w 2011 r.;

9. stwierdza na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że Agencji udało się rozliczyć blisko 23 000 wpływających opłat, co odpowiadało zarejestrowanym dochodom z tytułu opłat w wysokości 349.700.000 EUR;

10. zauważa na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego, że w 2010 r. Agencja stała się jednostką samofinansującą się, ale istnieje margines zmiany rozporządzenia finansowego Agencji, służącej uwzględnieniu mechanizmu zatrzymywania nadwyżki dochodów Agencji w celu finansowania jej przyszłych działań;

11. przyjmuje do wiadomości odpowiedź Agencji, w której stwierdza się, że wniosek dotyczący mechanizmu zarządzania taką nadwyżką dochodów zostanie przedłożony w kolejnym przeglądzie rozporządzenia finansowego Agencji; wnioskuje z rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że zawarto umowę z zewnętrzną, cenioną jednostką ochrony, a przygotowywane jest drugie porozumienie służące zabezpieczeniu i dywersyfikacji ryzyka w odniesieniu do zgromadzonych środków pieniężnych, które powinny być głównym źródłem finansowania Agencji do czasu ustanowienia kolejnych ram finansowych na lata 2014-2020; przyjmuje do wiadomości oświadczenie Agencji, że zarządzanie zgromadzonymi środkami pieniężnymi zostało powierzone Europejskiemu Bankowi Inwestycyjnemu i Centralnemu Bankowi Finlandii;

Przeniesienie środków

12. stwierdza na podstawie sprawozdania Agencji z zarządzania budżetem i finansami, że przenoszenie środków na zobowiązania i płatności, w wysokości 12.254.740,59 EUR, dotyczy przede wszystkim kosztów IT z tytułu wsparcia działalności (5.747.560,42 EUR) oraz ogólnego zarządzania (1.555.943,82 EUR);

13. stwierdza również na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami, że ze środków na zobowiązania i płatności przeniesionych z budżetu w 2009 r. anulowano całkowitą kwotę 2.533.156,09 EUR; zauważa w szczególności, że dotyczy to przede wszystkim tytułu II;

14. ubolewa, że Trybunał Obrachunkowy nie wspomina w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2010 o przeniesionych i anulowanych środkach Agencji;

15. z zadowoleniem przyjmuje podejmowane przez Agencję wysiłki na rzecz usprawnienia planowania i monitorowania zasobów oraz wprowadzenie wytycznych służących wspieraniu zasady jednoroczności; przyjmuje do wiadomości w szczególności informację Agencji, że udało jej się zmniejszyć stopę przenoszonych środków z 29,7 % w 2009 r. do 16,3 % w 2010 r.;

16. podkreśla również, że uwzględniając fakt, iż Agencja we wszystkich swoich tytułach ma do czynienia ze środkami niezróżnicowanymi, nierealistyczne byłoby oczekiwanie, że wszystkie działania zaplanowane w budżecie na jeden rok kalendarzowy uda się przeprowadzić i opłacić w tym samym roku budżetowym, zwłaszcza w przypadku wydatków operacyjnych typu projektowego (np. rozwój systemów informatycznych);

Procedura zamówień

17. zauważa również na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że w 2010 r. przeprowadzono 350 procedur przetargowych, w tym procedury dotyczące wieloletnich umów ramowych w zakresie IT, bezpieczeństwa, usług doradczych w zakresie jakości i zarządzania, różnych zagadnień związanych z komunikacją oraz szkoleń językowych;

18. uznaje w szczególności, że zawarto ogromną liczbę umów na mocy istniejących umów ramowych w dziedzinie usług doradczych w dziedzinie IT, a także naukowych, technicznych, środowiskowych i społeczno-gospodarczych zagadnień związanych z REACH;

Zarządzanie zasobami ludzkimi

19. zauważa na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że w 2010 r. Agencja zatrudniła ponad 120 nowych pracowników; stwierdza w szczególności, że duży nacisk położono na zatrudnienie specjalistów w celu zwiększenia potencjału naukowego Agencji; zauważa ponadto, że priorytetowo traktowano również zatrudnianie kadry zarządzającej średniego i wysokiego szczebla, aby zapewnić wdrożenie nowej struktury organizacyjnej od stycznia 2011 r.;

20. wzywa Agencję do poprawy planowania swoich działań i projektów w zakresie zasobów ludzkich w czasie opracowywania swojego rocznego programu prac; zauważa w szczególności na podstawie rocznego sprawozdania Agencji z działalności, że ze względu na dużą liczbę i wpływ terminów rejestracji na usługi w zakresie zasobów ludzkich niższy priorytet przyznano działaniom szkoleniowym, a kilka projektów w tej dziedzinie odłożono lub zarządzano nimi na niższym poziomie niż pierwotnie planowano;

Konflikt interesów

21. odnotowując, że Agencja jest zaangażowana w podejmowanie decyzji wielkiej wagi dla konsumentów, i biorąc pod uwagę widoczność jej działań ze względu na jej znaczenie dla przemysłu, oczekuje na wyniki i zalecenia specjalnego sprawozdania Trybunału Obrachunkowego w sprawie konfliktu interesów, które zostanie opublikowane przed końcem czerwca 2012 r., w celu ich omówienia;

22. jest zdania, że po zakończeniu wstępnej fazy rozwoju, której głównym elementem będzie opracowanie procedur, Agencja będzie musiała zapewnić taki rozdział środków budżetowych i rozmieszczenie personelu, aby mogła ona w pełni wywiązywać się ze swych zadań merytorycznych, szczególnie w zakresie oceny, ograniczeń i autoryzacji;

Audyt wewnętrzny

23. stwierdza, że Agencja usprawniła swoje procedury administracyjne (w tym obieg środków finansowych) i swój operacyjny przepływ pracy dzięki stworzeniu zintegrowanego systemu zarządzania jakością (ISO9001); z zadowoleniem przyjmuje ponadto włączenie przez Agencję ocen ryzyka do jej priorytetów w zakresie audytu i rocznego programu prac, a w razie potrzeby jako podstawy procesu decyzyjnego; postrzega to jako przykład najlepszych praktyk, który inne agencje powinny naśladować;

24. przyjmuje do wiadomości informację Agencji, że służba audytu wewnętrznego przeprowadziła projekt doradczy dotyczący "gotowości do rejestracji", który został opublikowany i przekazany dyrektorowi wykonawczemu w dniu 14 kwietnia 2010 r.; podkreśla, że celem tego audytu jest dokonanie oceny gotowości Agencji do radzenia sobie z przyszłymi terminami rejestracji;

25. w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje ustanowienie przez Agencję odrębnej komórki rejestracji i wniosków, a także awaryjnej grupy zadaniowej; wzywa jednak Agencję do zwiększenia spójności sposobów rozpatrywania spraw; zauważa, że jest to warunkiem wstępnym działań rejestrujących, a Agencja powinna zintensyfikować wysiłki w tym zakresie poprzez ustanowienie standardowej procedury aktualizacji zasad rejestracji oraz wystarczającego przebiegu informacji i dokumentowania decyzji podejmowanych w związku z aktualizacją zasad;

26. wzywa również Agencję do przygotowania pracowników swojej komórki rejestracyjnej na zwiększone obciążenie obowiązkami w porównaniu z chwilą obecną poprzez szkolenie ich (a w szczególności kierownictwa średniego szczebla) oraz ustanowienie zastępstw dla najważniejszych pracowników; podkreśla, że zadania komórki rejestrującej powinny koncentrować się na najważniejszych działaniach, w przypadku których niezbędna jest szczególna wiedza dotycząca rejestracji;

27. wzywa Agencję do przestrzegania restrykcyjnej odgórnej/oddolnej metodologii składania sprawozdań i jasnych wytycznych w celu zidentyfikowania odpowiednich wskaźników i narzędzi, które należy stosować;

28. przyjmuje do wiadomości informację Agencji, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła w 2010 r. dwie wewnętrzne kontrole zabezpieczające: jedną dotyczącą "Wspierania pracowników", a drugą - "Procesu fakturowania opłat";

Wyniki

29. zauważa, że pod koniec 2010 r. upłynęły dwa ważne ostateczne terminy dotyczące REACH oraz rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, oznakowania i pakowania; z tego względu z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja poradziła sobie z przyjęciem i rozpatrzeniem około 25 000 dokumentacji rejestracyjnych odnoszących się do 4 300 substancji chemicznych, które należą do powszechnie stosowanych w Europie lub do najniebezpieczniejszych, a także ponad 3 milionów powiadomień dotyczących ponad 100 000 substancji, które są sklasyfikowane i muszą być oznakowane w celu ochrony użytkowników;

30. wyraża zadowolenie z inicjatyw Agencji służących poprawie ukierunkowania na klienta i procedur uzyskiwania informacji zwrotnych; z przyjemnością zauważa, że Agencja zwróciła szczególną uwagę na swoje działania komunikacyjne, takie jak dni dla zainteresowanych stron, publikacje czy serwis doradczy;

31. wyraża zadowolenie z prawidłowego działania Agencji w zakresie wdrażania unijnych przepisów dotyczących chemikaliów;

32. bierze pod uwagę rozwój sytuacji w kontekście umów IT z uwagi na ich znaczne koszty, a także opóźnienia zaobserwowane w fazie rozwoju;

Rola koordynatora sieci agencji

33. wyraża uznanie dla Agencji za jej skuteczne działania jako koordynatora sieci agencji w trakcie procedury udzielania absolutorium w 2010 r.;

34. zwraca uwagę na swoje zalecenia z poprzednich sprawozdań dotyczących udzielenia absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

35. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r.⁽⁷⁾ 2012 r. w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 33.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 396 z 30.12.2006, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 150.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 64 z 12.3.2010, s. 447.

⁽⁷⁾ Teksty przyjęte, P7_TA(2012)0164. (Zob. s. 388 niniejszego Dziennika Urzędowego).

ZAŁĄCZNIK 

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z LAT UBIEGŁYCH

Europejska Agencja Chemikaliów	2008	2009
Wyniki	W interesie Agencji leży wprowadzenie procedur uzyskiwania informacji zwrotnych oraz rozwój ukierunkowania na klienta.	Zwraca się do Trybunału Obrachunkowego o przeprowadzenie kontroli wyników Agencji.
Zarządzanie budżetowe i finansowe	- Zwraca się do Agencji o poprawę procedur w zakresie planowania i monitorowania wykorzystania zasobów i środków (41 % środków na zobowiązania w obszarze działań operacyjnych zostało przeniesionych, a 37,5 % anulowanych). - Zwraca się do Komisji o sprawdzenie, jakie są możliwości pełnej realizacji ukierunkowanego na potrzeby zarządzania (środki pieniężne w kasie w 2008 r.: 18.747.210,75 EUR).	Nawołuje Agencję do usprawniania w dalszym ciągu planowania oraz monitorowania procedur przetargowych i wykonywania budżetu, aby zmniejszyć odsetek przenoszonych środków; odnotowuje, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził przeniesienie 20.000.000 EUR (29 % przyznanych środków) na rok budżetowy 2010, z czego blisko 88 % odpowiada działaniom jeszcze niewdrożonym (lub, w niektórych przypadkach, towarom niedostarczonym) z końcem roku; wskazuje ponadto że 5 % środków (3.000.000 EUR) zostało anulowanych.
Zarządzanie zasobami ludzkimi	- Wzywa Agencję do uważnego wdrażania procedury naboru pracowników. - Zagadnienia przejrzystości: w 14 procedurach rekrutacyjnych nie zagwarantowano niezależności członków komisji selekcyjnych, ponieważ dyrektor Agencji przewodniczył tym komisjom. - Gratuluje Agencji podjętej decyzji o nieuczestniczeniu dyrektora w przyszłych pracach komisji selekcyjnych. - Wzywa Agencję do wprowadzenia jasno określonej procedury przejęcia obowiązków.	Dla Agencji istotne jest monitorowanie wdrażania jej budżetu i planu zatrudnienia.
Audyt wewnętrzny	Audyt trzech procedur wykazał wady w dokumentacji podsumowującej pracę komisji selekcyjnych (brak uzasadnienia).	- Nawołuje dyrektora wykonawczego Agencji do poinformowania organu udzielającego absolutorium o treści planu audytu. - Domaga się, by Agencja informowała organ udzielający absolutorium o krokach podjętych w celu poprawy systemu kontroli poprzez usprawnienie obiegu środków finansowych, przepływu pracy, audytów, planów działania oraz ocen ryzyka. - Zachęca Agencję do skutecznego zagwarantowania: - wszystkich składowych decyzji finansowych, - właściwego określenia i wykorzystania informacji niezbędnych na każdym szczeblu wewnątrz organizacji, - ujęcia w programie pracy wszystkich zasobów udostępnionych w ramach budżetu, - finalizacji i aktualizacji dokumentacji procedur finansowych oraz list kontrolnych.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2012.286.192
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2012/574/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Chemikaliów za rok budżetowy 2010
• Data aktu: 10/05/2012
• Data ogłoszenia: 17/10/2012