Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/38)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (zwana dalej "Agencją") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2008/46/WE⁽¹⁾. Agencję ustanowiono na ograniczony okres rozpoczynający się 1 stycznia 2008 r. i kończący się 31 grudnia 2017 r. Zadaniem Agencji jest zarządzanie działaniami Unii w dziedzinie badań naukowych⁽²⁾. W dniu 15 czerwca 2009 r. Agencja oficjalnie uzyskała od Komisji Europejskiej niezależność administracyjną i operacyjną.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standar- dami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. W 2011 r. anulowano przeniesione środki w kwocie 1,2 mln euro (co stanowiło 35 % wszystkich środków przeniesionych na rok 2011). Dotyczyło to w szczególności tytułu I (wydatki osobowe), w którym anulowano 0,3 mln euro (52 % środków) i tytułu II (wydatki infrastrukturalne i operacyjne), w którym anulowano 0,7 mln euro (41 % środków). Sytuacja ta stanowi naruszenie budżetowej zasady jednoroczności.

13. Pod koniec roku dokonano wielu przesunięć budżetowych. Doszło do znaczącego wzrostu środków przeznaczonych na wydatki informatyczne i operacyjne⁽¹²⁾. Sytuacja ta wskazuje na uchybienia w planowaniu i programowaniu budżetowym i jest sprzeczna z zasadą specyfikacji.

INNE UWAGI

14. Istnieją możliwości poprawy przejrzystości procedury rekrutacyjnej. Pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne ustalono po dokonaniu przeglądu kandydatur przez komisję rekrutacyjną, a progi punktowe warunkujące umieszczenie na liście rezerwowej nie zostały ustalone z góry. Komisja rekrutacyjna nie udokumentowała w pełni wszystkich swoich posiedzeń i decyzji.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 11 z 15.1.2008, s. 9.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 25 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 10).

⁽⁷⁾ Art. 29 rozporządzenia (WE) nr 1653/2004.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości są określone w rozdziałach 1 i 2 tytułu VI rozporządzenia (WE) nr 1653/2004 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 651/2008 (Dz.U L 181 z 10.7.2008, s. 15).

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 20 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 4 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://ec.europa.eu/rea

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Środki na wydatki informatyczne (pozycja budżetowa 2 1 0 3) wzrosły o 80 % z 1,9 mln euro do 3,4 mln euro. Środki na wspólną platformę oceny 7PR (pozycja budżetowa 3 3 0 3) wzrosły o 194 % z 0,7 mln euro do 2,1 mln euro.

ZAŁĄCZNIK 

Agencja Wykonawcza ds. Badań Naukowych (Bruksela)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 179 i 180 TFUE)	Gromadzenie informacji Unia ma na celu wzmacnianie swojej bazy naukowej i technologicznej przez utworzenie europejskiej przestrzeni badawczej, w której naukowcy, wiedza naukowa i technologie podlegają swobodnej wymianie, oraz sprzyjanie rozwojowi swojej konkurencyjności, także w przemyśle. W tym celu sprzyja ona przedsiębiorstwom, w tym małym i średnim przedsiębiorstwom, ośrodkom badawczym i uniwersytetom w ich wysiłkach badawczych i rozwoju technologicznym wysokiej jakości; wspiera ich wysiłki w zakresie wzajemnej współpracy, zmierzając w szczególności do umożliwienia naukowcom swobodnej współpracy ponad granicami, a przedsiębiorstwom - pełnego wykorzystania potencjału rynku wewnętrznego, zwłaszcza poprzez [...] określanie wspólnych norm i usuwanie przeszkód prawnych i fiskalnych tej współpracy. [...] W dążeniu do osiągnięcia tych celów Unia prowadzi następujące działania, które stanowią uzupełnienie działań podejmowanych przez państwa członkowskie: a) wykonywanie programów badań, rozwoju technologicznego i demonstracyjnych, wraz z promowaniem współpracy z przedsiębiorstwami, ośrodkami badawczymi i uniwersytetami oraz między nimi; b) popieranie współpracy w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi; c) upowszechnianie i optymalizację wyników działań w dziedzinie unijnych badań, rozwoju technologicznego i demonstracji; d) popieranie kształcenia i mobilności naukowców w Unii.
Kompetencje Agencji (decyzja Komisji 2008/46/WE)	Cele Agencji powierzono wydajne i skuteczne zarządzanie programami w ramach 7. programu ramowego Unii na rzecz badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007-2013) (zwanego dalej 7PR) (programem "Ludzie", częścią programu "Możliwości" dotyczącą badań na rzecz MŚP oraz obszarami tematycznymi "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu "Współpraca"), udzielanie wydajnej i skutecznej pomocy społeczności naukowej oraz zapewnianie scentralizowanego wsparcia odpowiednim służbom Komisji we wszystkich obszarach programów "Współpraca", "Możliwości" i "Ludzie". W odniesieniu do skutecznej i wydajnej realizacji programu Agencja - jako promotor europejskiej przestrzeni badawczej - dąży do poprawy zarządzania projektami, nawiązywania bliskich kontaktów z beneficjentami końcowymi oraz eksponowania roli Unii Europejskiej. Zadania W odniesieniu do zarządzania projektami Agencja zawiera umowy o dotację i zarządza nimi, co obejmuje następujące działania: - przygotowanie i publikację zaproszeń do składania wniosków, - ocenę wniosków, - przygotowanie i podpisywanie umów o dotację, - monitorowanie realizacji projektów wraz z przyjmowaniem sprawozdań i innych produktów,
	- dokonywanie płatności, odzyskiwanie środków, a także nakładanie sankcji, w rozumieniu art. 114 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, szczególnie w przypadku stwierdzenia błędów w zadeklarowanych kosztach, wykrytych w wyniku kontroli ex post na poziomie beneficjentów końcowych, - reklamę ex post i upowszechnianie rezultatów. W odniesieniu do wsparcia w ramach 7PR Agencja wykonuje następujące zadania: - administracyjne wsparcie przy publikacji zaproszeń do składania wniosków, - zarządzanie elektronicznym przyjmowaniem wniosków, - wsparcie przy ocenach zdalnych i na miejscu, - wsparcie przy przygotowaniu powołań dla ekspertów i dokonywaniu płatności na ich rzecz, - zarządzanie centralną bazą danych uczestników 7PR (Unique Registration Facility - URF) obejmujące wsparcie przy weryfikacji zdolności finansowej wybranych beneficjentów, - zarządzanie serwisem informacji o badaniach (Research Enquiry Service).
Zarządzanie	Komitet kierujący. Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję Europejską. Przyjmuje schemat organizacyjny i roczny program pracy Agencji, po zatwierdzeniu przez Komisję. Ponadto przyjmuje budżet administracyjny Agencji i jej roczne sprawozdanie z działalności. Dyrektor Powoływany przez Komisję, zarządza Agencją wraz z komitetem kierującym, wykonuje budżet administracyjny, ustanawia systemy zarządzania i kontroli wewnętrznej dostosowane do zadań powierzonych Agencji oraz sporządza sprawozdania, które przedstawiane są Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady Europejskiej. Decyzja o udzieleniu absolutorium z wykonania budżetu administracyjnego przez Agencję adresowana jest do dyrektora. Komisja odpowiada za wykonanie budżetu operacyjnego powierzonego Agencji przez Komisję.
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Budżet operacyjny na rok 2011 (2010) 1 340,6 (962,6) mln euro środków na zobowiązania i 1 059 (1 709) mln euro środków na płatności. Agencja wykonuje budżet operacyjny Komisji na podstawie decyzji Komisji. Budżet administracyjny na rok 2011 (2010) 39,2 (33,6) mln euro Agencja wykonuje budżet administracyjny niezależnie. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. (2010) Pracownicy zatrudnieni na czas określony: 117 (106) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 103 (99) obsadzonych. Pracownicy kontraktowi: 349 (318) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego 351 (309) obsadzonych na dzień 31 grudnia 2011 r. Liczba zatrudnionych pracowników ogółem: 454 (408), z czego wykonujący zadania w zakresie: - realizacji programu: 287 (254) - wsparcia w ramach 7PR: 88 (81) - administracji i zarządzania: 79 (73).
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	W ramach programu "Ludzie" w 2011 r. zamknięto 10 zaproszeń do składania wniosków i dokonano 10 ocen. Podpisano 1 615 nowych umów o dotację i dokonano 2676 płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 5 159 (4 125) projektami w ramach tego programu. W ramach części programu "Możliwości" dotyczącej badań na rzecz MŚP zamknięto 3 zaproszenia i dokonano 3 ocen. Podpisano 162 nowe umowy o dotację i dokonano 385 płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 522 (408) projektami w ramach tego programu. W ramach obszarów tematycznych "bezpieczeństwo" i "przestrzeń kosmiczna" programu "Współpraca" w 2011 r. zamknięto 2 zaproszenia i dokonano 2 ocen. Podpisano 118 nowych umów o dotację i dokonano 183 płatności (z wyłączeniem płatności na rzecz ekspertów oceniających). W chwili obecnej Agencja zarządza łącznie 271 (153) projektami w tych obszarach tematycznych. W zakresie wsparcia w ramach 7PR osiągnięto następujące rezultaty: - wsparcie przy publikacji 64 (88) zaproszeń do składania wniosków, - wpłynęło 26 838 (21 766) wniosków za pośrednictwem elektronicznego narzędzia do składania wniosków, - zakontraktowano 3 897 (3 847) ekspertów oceniających i dokonano 3 620 (2 615) płatności na rzecz ekspertów (wyłącznie w ramach programów, którymi zarządza Agencja), - zatwierdzono 6 252 (5 896) uczestników, - wysłano 7 123 (7 171) odpowiedzi na pytania zadane w ramach Research Enquiry Service.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. Anulowanie przenoszonych środków, wyrażone w ułamkach procentowych sumy budżetu z poprzedniego roku, zmniejszyło się z 7 %, w przypadku przeniesienia z 2009 r. na 2010 r., do jedynie 3 % w przypadku przeniesienia z 2010 r. na 2011 r. Zgodnie z przewidywaniami kwota przeniesień na 2012 r., które następnie zostaną anulowane, będzie ulegać dalszemu zmniejszeniu, ponieważ Agencja dołożyła wszelkich starań, aby zapewnić, że saldo zobowiązań tymczasowych na koniec roku będzie odzwierciedlać wiarygodne oszacowanie zaległych zobowiązań do zapłaty.

13. Bardziej znaczące przesunięcia budżetowe są powiązane z nieoczekiwanie wysokim wkładem na rzecz Komisji z tytułu używania narzędzi informatycznych i do oceny wniosków wspólnych dla wszystkich służb kierujących siódmym programem ramowym. Agencja uzgodniła z Komisją nową procedurę, w której znajdą się wiarygodniejsze szacunki budżetowe na następny rok budżetowy.

14. Agencja podkreśla, że procedury rekrutacji są w pełni zgodne z przepisami wykonawczymi dotyczącymi personelu, przyjętymi na podstawie wzoru opracowanego przez Komisję, wspólnego dla wszystkich agencji wykonawczych, zapewniającego bezstronność rekrutacji. Rewizję przepisów wykonawczych uzgodniono z Komisją latem 2012 r., a uwagi Trybunału zostaną rozważone podczas nadchodzącej rewizji procedur rekrutacji Agencji.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.226
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 18/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012