Nasza spółka jest czynnym podatnikiem VAT i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia znaczną liczbę faktur sprzedaży dokumentujących czynności opodatkowane VAT. Obecnie, na żądanie organów podatkowych, spółka przekazuje pliki JPK_FA zawierające szczegółowe dane dotyczące wystawionych faktur. Czy w związku z wdrożeniem obligatoryjnego KSeF, spółka nadal będzie zobowiązana do przekazywania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych, czy też obowiązek ten zostanie wyłączony - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Organy podatkowe już od pewnego czasu stoją na stanowisku, że tzw. nietransakcyjne przesunięcia towarów z Polski do innych krajów Unii Europejskiej powinno dokumentować się za pomocą faktur. Nie powinno zatem dziwić, że w ostatnim czasie wyrażone zostało przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej stanowisko co do obowiązku stosowania tzw. faktur ustrukturyzowanych dla wewnątrzwspólnotowych nietransakcyjnych przesunięć wraz z wejściem w życie obligatoryjnego stosowania KSeF - pisze Krzysztof Gołąbek, doradca podatkowy, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego Forvis Mazars.

Odpowiednie planowanie oraz rzetelna dokumentacja działań związanych z implementacją KSeF mogą umożliwić niemal całkowite zmniejszenie obciążeń fiskalnych, dzięki wykorzystaniu ulgi B+R. Powiązanie koniecznych do wprowadzenia zmian z mechanizmem wspierającym działalność badawczo-rozwojową pozwala bowiem na odliczenie nawet dwukrotności kosztów kwalifikowanych, o ile zostaną spełnione określone warunki - pisze Łukasz Radosz, dyrektor zarządzający Euro-Funding Poland.

Współpracuję z firmą, z którą zawarłem umowę o samofakturowanie. Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania są wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i przechowywane w KSeF, zarówno w kontekście nabywcy, jak i sprzedawcy. Czy podmiot dokonujący samofakturowania będzie miał dostęp do wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych danego podatnika przechowywanych w KSeF, czy wyłącznie do tych faktur, które sam wystawił w ramach umowy o samofakturowanie oraz do faktur wystawionych na jego rzecz? Na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

KSeF pozwoli nam zrealizować model działania państwa „w tle”, kiedy państwo bierze na siebie obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, który realizuje przez analizę ryzyka, bez wszczynania kontroli. Chciałbym podkreślić – mówię to z głęboką wiarą – obawy przedsiębiorców dotyczące wzrostu liczby kontroli i kar są bezpodstawne. Dzięki KSeF-owi będzie dokładnie odwrotnie, kar będzie mniej i sankcji będzie mniej - mówi Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Od 1 do 26 lutego w KSeF zostało wystawionych ponad 35 milionów faktur. To ponad sześciokrotnie więcej, niż w całym okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF, od 2022 r. Faktury w systemie wystawiło ponad 152 tys. podmiotów, z których blisko 5 tys. ma taki obowiązek od 1 lutego 2026 r. - wynika z danych Ministerstwa Finansów. - Od początku poświęcamy dużo czasu na analizowanie wszelkich sygnałów od przedsiębiorców i innych użytkowników. System będzie usprawniany, będziemy też w razie potrzeby modyfikować dotychczasowe rozwiązania - mówi Prawo.pl Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Mam firmę i zajmuję się sprzedażą sprzętu RTV. Do tej pory przy wystawianiu faktur przesyłałem je do moich kontrahentów wraz z dokumentami dodatkowymi, takimi jak listy przewozowe, w jednym mailu. Faktura oraz dokument przewozowy trafiały do odbiorcy w tym samym załączniku. Od 1 kwietnia będę korzystać z KSeF. W tym systemie faktury muszą być przesyłane w formie ustrukturyzowanego pliku XML. Dokumenty dodatkowe, takie jak listy przewozowe, nie są częścią faktury w KSeF i nie można ich dołączać do pliku XML przesyłanego do systemu. Jak powinienem wysyłać listy przewozowe do kontrahentów – osobno, razem z fakturą, czy w jakiś inny sposób?- na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Przedsiębiorcy muszą od 1 lutego utrzymywać różne systemy odbioru faktur, by wprowadzić je do jednej księgi. W obiegu pozostają zarówno faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF, jak i wystawiane drogą tradycyjną (przesyłane mailem lub papierowe). Problem powstaje, gdy nabywca otrzyma tę samą fakturę w KSeF oraz poza systemem. Trzeba uważać, by nie zaksięgować jej podwójnie. Według ekspertów doprecyzowania wymaga też kwestia awarii systemu logowania, w razie gdyby problemy z początku lutego miały się powtórzyć. Przepisy nie odnoszą się do tej kwestii.

Jestem podatnikiem VAT prowadzącym sprzedaż towarów i usług zarówno dla innych podatników VAT, jak i klientów indywidualnych. Dotychczas część dokumentów sprzedaży wystawiałem w formie papierowej, w tym faktury VAT oraz faktury uproszczone w postaci paragonów fiskalnych z NIP nabywcy. Od 1 kwietnia 2024 roku obowiązywać będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF), umożliwiający wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. W związku z tym chcę ustalić, czy możliwa będzie całkowita rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów w firmie - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Zgodnie z Objaśnieniami Ministerstwa Finansów obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie ogranicza się wyłącznie do przedsiębiorstw mających siedzibę w Polsce. Dla podmiotów zagranicznych, które nie mają siedziby w Polsce, lecz posiadają w kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD), aktywnie uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, przewidziano obowiązek korzystania z KSeF. Objaśnienia wskazują na poszczególne wymogi oraz przesłanki, kiedy należy uznać podmiot zagraniczny za posiadający SMPD.

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży części samochodowych w sklepie stacjonarnym. Obsługuję zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorców. Każdą transakcję dokonaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności ewidencjonuję przy użyciu kasy fiskalnej, a klientom wydaję paragony fiskalne. W przypadku sprzedaży na rzecz podatników VAT, gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto, wystawiam faktury uproszczone w formie paragonów fiskalnych zawierających numer NIP nabywcy. Czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nadal będę mógł stosować faktury uproszczone, czy każda sprzedaż na rzecz podatnika VAT będzie musiała być dokumentowana fakturą w KSeF - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie pełni roli archiwów państwowych – jest systemem transakcyjnym obsługującym obieg e‑faktur. Cyfryzacja nie eliminuje obowiązków archiwalnych ani nadzoru archiwów, przeciwnie - wzmacnia ich znaczenie i odpowiedzialność za długotrwałe zachowanie dokumentacji - pisze dr Paweł Pietrzyk, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Od kwietnia bieżącego roku muszę rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ramach działalności wystawiam faktury zarówno dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych (posiadających siedzibę poza terytorium Polski). Czy będę zobowiązany do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF również dla kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają dostępu do KSeF i nie będą w stanie odebrać faktury w tym systemie? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą i jestem podatnikiem VAT, którego obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie 1 kwietnia 2026 r. Z posiadanych przeze mnie informacji wynika, że pomimo wejścia w życie obowiązkowego KSeF w obrocie gospodarczym nadal będą funkcjonować faktury wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF. Mam wątpliwości dotyczące zasad odbioru faktur zakupowych po stronie nabywcy. Czy muszę je pobierać z KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

W najbliższą środę, 18 lutego, resort finansów wznawia cykl szkoleń dla przedsiębiorców pod nazwą „Środy z KSeF”. Jak wskazuje MF, szkolenia będą odbywać się w izbach administracji skarbowej oraz urzędach skarbowych w całej Polsce (z wyłączeniem wyspecjalizowanych urzędów skarbowych). Cykl potrwa do 29 kwietnia 2026 r. Od marca 2026 r. ruszy z kolei nowy, poświęcony określonym sektorom gospodarki cykl „KSeF – szkolenia dla branży”.

Jestem osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Czasami dokonuję zakupów od różnych przedsiębiorców, w sklepach stacjonarnych, jak i online. Część zakupów jest dokumentowana tzw. fakturą konsumencką, którą otrzymuję do ręki, w formie papierowej lub jako plik PDF wysyłany na adres e-mail. Czy od 1 lutego 2026 r., jako konsument będę otrzymywał faktury wyłącznie w formie elektronicznej w systemie KSeF, czy też nadal będę mógł otrzymywać faktury tradycyjne? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. W ramach firmy korzystam z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawiłem fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, która została poprawnie przesłana do systemu i otrzymała numer identyfikujący nadany przez KSeF. Po jej wystawieniu okazało się, że faktura została wystawiona omyłkowo i nie powinna dokumentować żadnej rzeczywistej transakcji. W związku z powyższym powstała wątpliwość, czy istnieje możliwość usunięcia faktury, która została już wystawiona i przyjęta w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców Agnieszka Majewska wystąpiła do Ministra Finansów i Gospodarki z wnioskiem o podjęcie pilnych działań w związku z barierami, jakie dla mikro i małych firm stwarza wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Zwróciła się rozważenie wycofania obowiązku stosowania KSeF lub znaczącego przesunięcia terminu jego pełnego wdrożenia, Stanowisko zostało przygotowane w oparciu o wieloletnie doświadczenia Rzecznika w pracach legislacyjnych nad KSeF oraz liczne sygnały napływające od przedsiębiorców - poinformowało w piątek biuro Rzecznika MŚP.

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt rozporządzenia, który przyspiesza wprowadzenie możliwości logowania do KSeF przez aplikację mObywatel. Taka opcja pojawi się już 14 lutego. Projekt zakłada, że do uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF może być użyty tzw. Węzeł Krajowy. To odpowiedź na duże zainteresowanie podatników podpisem zaufanym, który - jako narzędzie bezpłatne - cieszy się największym zainteresowaniem jako metoda logowania do KSeF.

Od 1 lutego przedsiębiorcy muszą nie tylko odbierać faktury w KSeF, ale również wdrożyć zmiany w raportowaniu JPK VAT, by do 25 marca móc złożyć deklarację z nowymi oznaczeniami. Eksperci alarmują, że nie jest to tylko dostosowanie do KSeF, ale duża i kosztowna modyfikacja. Nawet małe firmy, które będą wystawiać faktury w KSeF od 2027 r., muszą już teraz przystosować JPK VAT do nowym wymagań. Przedsiębiorców niepokoi też kwestia kar. Mimo iż Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszystkie sprawy będą rozpatrywane indywidualnie, to kary nie zostały wyłączone.