Ministerstwo Cyfryzacji ma już nową wersję nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zmieniło brzmienie przepisu wskazującego, kto w jednostce samorządu terytorialnego ma utworzyć adres do doręczeń elektronicznych. Ponadto resort wskazał, że odrębny adres do doręczeń elektronicznych muszą utworzyć te jednostki organizacyjne JST, które posiadają REGON.

Wprowadzenie okresu przejściowego do 31 grudnia 2025 r., kiedy podmioty publiczne będą mogły stopniowo wdrażać e-doręczenia - zakłada nowy projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. W tym czasie doręczenia papierowe, e-doręczenia i składane przez e-PUAP będą równoważne. Uwzględniono apel samorządów i doprecyzowano, kto wnioskuje o adres do elektronicznych doręczeń, a także jak ma zachować się urząd przy wysyłkach masowych np. decyzji podatkowych.

Termin powszechnego wdrożenia obowiązku e-Doręczeń to 1 stycznia 2025 r. Do tego czasu przeprowadzimy zmiany legislacyjne, które ułatwią wykorzystywanie tych usług w sferze cyfrowej w pierwszym roku obowiązywania - powiedział w piątek podczas konferencji prasowej w MS wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski

Powoli przemija czas tradycyjnej poczty dostarczanej przez listonosza. Zastąpienie listów poleconych usługami cyfrowymi to konieczność w budowaniu nowoczesnych procesów wymiany elektronicznych dokumentów i danych. Czym są i jak działają e-Doręczenia, będące przyszłością polskiego biznesu i administracji? I jakie wnioski możemy wysnuć z dotychczasowej historii ich wdrażania - piszą Artur Miękina oraz Michał Tabor, eksperci Związku Cyfrowa Polska.

Problemem, który wymaga pilnego uregulowania przy e-doręczeniach, jest kwestia zdefiniowania podmiotu publicznego obowiązanego do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych – uważają samorządowcy z miast i powiatów. Wskazują, że bez jednoznacznego uregulowania tych kwestii nie dość, że będzie dochodziło do dublowania adresów, to dodatkowo system nie będzie czytelny dla obywateli.

W Dzienniku Ustaw opublikowano komunikat Ministra Cyfryzacji w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej czyli e-doręczeń, przesuwający datę z 30 grudnia 2023 r. na 1 października 2024 r.

Wejście w życie e-doręczeń nie wcześniej niż 30 marca 2024 r. i nie później niż 1 stycznia 2025 - nowelizację ustawy, której projekt wniosła Polska 2050 - Trzecia Droga została właśnie podpisana przez prezydenta. Wcześniejszy termin przypadał na 10 grudnia br. - od tego dnia m.in. adwokaci i radcy prawni mieli mieć zarejestrowane skrzynki. Minister Cyfryzacji przesunął go jednak komunikatem na 30 grudnia br.

Co najmniej do 30 grudnia br. przesunie się obowiązek posiadania, m.in. przez adwokatów i radców prawnych, skrzynek do e-doręczeń. To nie wszystko, bo Ministerstwo Cyfryzacji chce wyjść z inicjatywą legislacyjną przesuwającą ten termin jeszcze o rok - do 1 stycznia 2025 r. Z nieoficjalnych informacji wynika, że operatorowi zabrakło czasu - system nie jest jeszcze w pełni przygotowany. Komunikat ministra przesuwający termin planowany jest na czwartek, 23 listopada.

Proces likwidacji tradycyjnej, papierowej korespondencji w polskiej administracji wkracza w kluczową fazę. Już od 10 grudnia 2023 r. pierwsza grupa przedsiębiorców zostanie objęta obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, który służyć będzie do komunikacji z urzędami. W kolejnych etapach e-Doręczenia obejmą stopniowo wszystkie podmioty wpisane do KRS i CEIDG. O nowych obowiązkach dla biznesu i praktycznych problemach piszą Aleksandra Mazur-Zych i Piotr Solka z Deloitte Legal.

Doręczenia elektroniczne to ogromne zmiany, również dla przedsiębiorców. Nie wszyscy mają jednak świadomość, że problem związany z rozproszeniem korespondencji 10 grudnia wcale nie zniknie. Do systemu e-doręczeń dołączy bowiem większość instytucji państwowych, ale sądy i komornicy znajdą się w nim dopiero za sześć lat. Przedsiębiorców czeka zatem kilkuletni okres przejściowy, w którym wciąż będą musieli korzystać z kilku platform.

Część radców prawnych i adwokatów już przetestowało, a nawet zarejestrowało, skrzynkę lub skrzynki do e-doręczeń. Tę "zawodową" będą musieli mieć od 10 grudnia br., który przypada w... niedzielę. By dopełnić obowiązku, trzeba przejść dwa etapy - najpierw wypełnić i przesłać wniosek, uzyskać akceptację - co już trwa co najmniej kilka dni, a następnie "kliknąć" aktywację. Ci, którzy jeszcze czekają, obawiają się m.in. tego, jak będą liczone terminy doręczenia.

Od 10 grudnia wszystkie jednostki samorządu terytorialnego muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych oraz odbierać i doręczać korespondencję przychodzącą na ten adres. Samorządowcy domagają się podjęcia przez Ministerstwo Cyfryzacji pilnych działań usprawniających wdrożenie nowego modelu doręczeń elektronicznych. Może się okazać, że usługa nie zadziała np. w systemie teleinformatycznym, który wykorzystują powiatowe urzędy pracy.

Od 14 marca 2024 roku adwokaci i radcy prawni będą mieć obowiązek posiadania konta w portalu informacyjnym sądu i tą drogą sąd - już na stałe - będzie mógł dostarczać im pisma sądowe. Ministerstwo Sprawiedliwości skierowało właśnie do konsultacji projekt rozporządzania, w którym m.in. wprowadza potrzebne definicje, ale też określa, kiedy pismo będzie traktowane jako odebrane i co powinno zawierać elektroniczne potwierdzenie odbioru.

Nie tylko prawników i urzędy czeka cyfrowa rewolucja w e-doręczeniach, ale także przedsiębiorców - zarówno tych zarejestrowanych w KRS, jak i CEiDG. Reforma wchodzi w życie w kilku terminach, w których trudno się połapać. Pierwszy z nich upływa już wkrótce, bo 10 grudnia, o czym wie niewiele firm. I choć sankcji nie ma, to jednak utrudniony kontakt z urzędami np. skarbowym, może być wystarczającym bodźcem do założenia takiej skrzynki.

Już wkrótce prawników czeka prawdziwa rewolucja, za kilka miesięcy będą musieli korzystać z trzech systemów do e-doręczeń i co najmniej dwóch skrzynek odbiorczych oraz konta na portalu informacyjnym sądów. Nie ma też co się łudzić, że niedopełnienie tych obowiązków, zapisanych zresztą w ustawach, rozejdzie się po kościach. Samorządy prawnicze już doradzają odpowiedzialność, przypominając o zasadach etyki, a sędziowie mówią wprost... kończy się czas wymówek.

Mają być szkolenia, opracowywane są materiały instrukcyjne i przygotowywane zalecenia w zakresie choćby ochrony tajemnicy zawodowej. Samorządy radcowski i adwokacki zapewniają, że już wkrótce ruszą z akcjami, które ułatwią radcom i adwokatom korzystanie nie tylko z e-doręczeń, ale i dwóch pozostałych systemów. Przy okazji pojawiają się głosy, by punkt logowania był jeden.

Do 10 grudnia adwokaci i radcy prawni, muszą mieć zarejestrowany adres elektroniczny do e-doręczeń. Tą drogą będą się kontaktować z administracją publiczną i podatkową. Równocześnie pisma sądowe otrzymywać będą przez portal informacyjny sądów, chyba że chodzi o sąd administracyjny - w tym przypadku na elektroniczną skrzynkę podawczą. Prawnicy już teraz mówią o chaosie i liczą koszty związane z przygotowaniem do zmian kancelaryjnych programów.

Nowelizacja procedury cywilnej i 30 innych ustaw została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Wprowadza na stałe e-rozprawy, e-doręczenia przez portal informacyjny sądu, składy jednoosobowe w II instancji, obniża część opłat sądowych, ale też m.in. uchyla przepis wstrzymujący bieg terminów przedawnienia karalności czynu w sprawach o przestępstwa i zwiększa uprawnienia Prokuratora Krajowego.

Doręczenia przez sąd pism procesowych poprzez portal informacyjny stało się już postpandemiczną rzeczywistością. Nowela procedury cywilnej i karnej, którą ma zająć się Senat, sankcjonuje to rozwiązanie na stałe. Adwokatura chce jednak, by była również możliwość e-komunikacji w drugą stronę. Na początek chodzi o składanie drogą elektroniczną apelacji, zażaleń, skarg i sprzeciwów.

Od 10 grudnia 2023 r. podmioty publiczne, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe będą zobowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wynika z komunikatu ministra cyfryzacji 29 maja 2023 r.