Prowadzenie działalności gospodarczej zmusza czasem podatnika do prowadzenia interesów poza siedzibą firmy. Tak było w przypadku pewnej podatniczki, która prowadzi działalność gospodarczą o charakterze usługowym w zakresie technologii informatycznych. Rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Firma mieści się w miejscowości, gdzie podatniczka zamieszkuje i na stałe przebywa. Charakter i specyfika prowadzonej działalności wymusza jednak pracę w innych lokalizacjach, gdzie znajdują się siedziby firm, dla których świadczy usługi.  

Czytaj też: Wykorzystywanie mieszkania w działalności gospodarczej >

Podatniczka nawiązała stałą współpracę z kontrahentem, którego siedziba mieści się w odległości ok. 140 km od miejsca jej zamieszkania. Żeby ograniczyć koszty związane m.in. z dojazdami, noclegami i uzyskać możliwość terminowego wykonywania zleconych czynności, wynajęła lokal w miejscowości siedziby klienta.

Powzięła jednak wątpliwość, czy najem lokalu na cele mieszkaniowe w miejscowości, w której przebywa ona wyłącznie w celach związanych ze świadczeniem usług na rzecz głównego kontrahenta, może być traktowany jako koszt uzyskania przychodu. Jej zdaniem, ponoszone wydatki związane z najmem lokalu stanowią na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) koszty uzyskania przychodów.

Czytaj: Polski Ład: Zmiany w najmie prywatnym i amortyzacji >

Wydatki jako koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej

Ustawa o PIT nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przyjmuje się, że takimi kosztami są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Przy czym związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że na podatniku spoczywa obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii oraz właściwego udokumentowania związku ponoszonych kosztów z przychodami.

Zobacz również:
Remanent, amortyzacja i przychody wyłączone z oskładkowania >>
Przy wyborze formy opodatkowania trzeba policzyć koszty >>
 

Brak w wykazie wyjątków nie stanowi o podatkowej kwalifikacji kosztu

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 17 stycznia 2022 r. (nr 0115-KDIT1.4011.787.2021.1.MN) uznał stanowisko podatniczki za prawidłowe.

Stwierdził, że możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru wydatku należy rozstrzygnąć, czy spełnia on kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz czy nie podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nie objęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Czytaj też: PIT: wynajem mieszkania członkowi zarządu to nieodpłatne świadczenie >

Organ podkreślił, że obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów. Związek ten nie może budzić wątpliwości, a obowiązek jego wykazania należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży w gestii podatnika, jednak prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

 

Ważne są dowody nie tylko potwierdzające wydatek

Dyrektor KIS stwierdził, że wydatki związane z wynajmem mieszkania mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Podkreślił jednak, że ważna jest kwestia właściwego udokumentowania wydatków.  Zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez niego wydatków z tytułu wynajmu mieszkania.

Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której podatniczka wynajęła mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

 

Kary pieniężne nakładane przez organy KAS i ich zaskarżanie

Dariusz Zalewski

Sprawdź  

Eksperci: Interpretacja korzystna, ważne są dowody

- Aby móc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien on spełniać określone warunki. Podstawowe kryteria to ocena, czy wydatek został poniesiony przez podatnika, czy jest definitywny i pozostaje w związku z prowadzoną działalnością, czy został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i prawidłowo udokumentowany oraz nie znajduje się w katalogu wydatków, których zgodnie z przepisami nie można uznać za koszty uzyskania przychodów, np. koszty reprezentacji - ocenia Sebastian Kałuża, doradca podatkowy, aplikant adwokacki, menadżer podatkowy w KPMG.

Ekspert dodaje, że wydatki na nocleg mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli spełniają wszystkie wyżej wymienione warunki.

- Sytuacja nie powinna być odmienna w przypadku najmu mieszkania. Może się okazać, że długoterminowy najem mieszkania w innej miejscowości będzie bardziej opłacalny niż zapewnienie sobie noclegu w każdym przypadku, kiedy potrzeby biznesowe tego wymagają – podkreśla Sebastian Kałuża. Ekspert wyjaśnia, że jeżeli tylko wydatek na najem lokalu spełnia kryteria przewidziane w ustawie o PIT, pozwalające uznać go za koszt uzyskania przychodów, to powinna być możliwość odliczenia go od przychodu i ta interpretacja to potwierdza.

PIT 2022 - przewodnik po zmianach >>

Także zdaniem Rafała Sidorowicza, doradcy podatkowego w MDDP, dyrektor KIS słusznie potwierdził, że aby koszt najmu został uznany za koszt uzyskania przychodu, nie wystarczą dowody poniesienia tego kosztu, ale niezbędne są też dokumenty, umożliwiające ustalenie związku przyczynowo - skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami. Ekspert wyjaśnia, że powinny być to dokumenty potwierdzające wykonywanie usług i konieczność pobytu w danej miejscowości, w której podatniczka wynajęła mieszkanie.

- Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To wykazanie powinno opierać się na dowodach – podkreśla Rafał Sidorowicz.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.