Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu. Wobec tego, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu, czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi. Do takiego wniosku doszedł dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 10 stycznia 2020 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.564.2019.2.ISL.

Organ podatkowy uznał, że przedsiębiorca nie może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów wydatków na studia z informatyki. Uzasadnieniem miał być fakt, że zajmuje się on tłumaczeniami i organizacją szkoleń. Zdaniem skarbówki, programowanie czy tworzenie stron internetowych nie jest mu potrzebne. Podjęcie studiów z informatyki z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej nie było więc zasadne i racjonalne.

  

Prowadzenie biznesu nie jest proste

Karolina Obstój, specjalista ds. podatkowych, menadżer w kancelarii TLA, tłumaczy, że przedsiębiorcy często korzystają z niecodziennych pomysłów czy niekonwencjonalnych form reklamy, żeby pozyskać klientów,  co wcale nie oznacza, że działają niezgodnie z prawem, w tym podatkowym. Zdaniem ekspertki, organy wielokrotnie nie rozumieją, na czym polega prowadzenie biznesu. Mają sztywne ramy, poza które nie chcą wyjść i dokonując oceny zasadności i efektywności prowadzenia biznesu dochodzą do wniosków, których skutki są często krzywdzące dla podatników.

Zobacz również:
Kontrole podatkowe coraz bardziej uciążliwe >>

Firmy słabo przygotowane do kontroli podatkowych >>
KAS: Kontrole podatkowe rzadsze, ale bardziej skuteczne >>

Problematyczna substancja biznesowa

Przykładem takiego działania jest chociażby ocena tzw. substancji biznesowej badana przy okazji podatku u źródła. Obecnie przy wypłacie odsetek, należności licencyjnych czy dywidendy, do zastosowania zwolnienia lub niższej stawki podatku u źródła konieczne jest posiadanie przez odbiorcę statusu rzeczywistego właściciela. O tym przesądza prowadzenie przez ten podmiot „rzeczywistej działalności gospodarczej”, co ocenia się przez pryzmat „substancji biznesowej”. Problem pojawia się np. przy dywidendzie. Wiele zagranicznych spółek, do których wypłacana jest dywidenda to pasywne holdingi, które nie posiadają aktywów niefinansowych i de facto nie prowadzą „rzeczywistej działalności gospodarczej” (nie zatrudniają pracowników, nie posiadają środków trwałych, itp.). Czy to oznacza, że nie mają wymaganej „substancji biznesowej” i w konsekwencji nie jest możliwe skorzystanie ze zwolnienia z podatku u źródła? - Oczywiście takiego automatyzmu nie możemy stosować, bo wówczas każda wypłata dywidendy do holdingu kończyłaby się brakiem możliwości zastosowania zwolnienia z podatku u źródła. Ciężko to jednak czasem wytłumaczyć organom – zauważa Karolina Obstój.

 


Brak związku z działalnością to brak odliczenia VAT

Problemem jest też często kwestionowanie prawa do odliczenia VAT z uwagi na zarzut braku związku z działalnością opodatkowaną. - Przykładem z życia wziętym są wydatki na CSR, czyli działania podejmowane w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu. Przedsiębiorcy nie mają wątpliwości, że jest to nowoczesna forma reklamy, która służy celom marketingowym i bardzo korzystnie wpływa na wizerunek firmy. Dostrzegają to już sądy administracyjne, ale zdarza się, że organy dalej myślą sztampowo i twierdzą, że tego rodzaju wydatki nie mają związku z działalnością opodatkowaną VAT – zauważa Karolina Obstój.

Zobacz procedurę w LEX: Wydatki na poczęstunek dla kontrahentów jako koszty uzyskania przychodów >

Nie każdy wydatek może być kosztem

Organy wielokrotnie odmawiają też prawa do zaliczenia danego wydatku w koszty z uwagi na brak związku z przychodem. Karolina Obstój tłumaczy, że przykładem może być np. kwestionowanie prawa do zaliczenia w koszty podatkowe wydatków na koszty sądowe i zastępstwa sądowego w przypadku przegranego sporu sądowego. Jej zdaniem, wydatek ten ma jak najbardziej związek z przychodem, bowiem poniesienie tego kosztu stanowi element dbałości o funkcjonowanie spółki. Jednak wydawane w tym zakresie interpretacje podatkowe pokazują, że dla organów nie jest to wcale takie jednoznaczne.

 


Fiskus wykorzystuje należytą staranność

Robert Gniezdzia, radca prawny, partner w kancelarii Chmielniak Adwokaci, zwraca dodatkowo uwagę na problem należytej staranności, czy to w związku z weryfikacją kontrahenta na potrzeby rozliczania podatku VAT, czy też w związku ze stosowaniem przepisów dotyczących tzw. podatku u źródła.

Czytaj w LEX: Rozliczanie należności opodatkowanych „u źródła” krok po kroku >

Zwróćmy uwagę, że przepisy nie wyjaśniają, jak należy rozumieć to pojęcie, pozostawiając tym samym spore pole do sporów z fiskusem właśnie w zakresie tego, czy w konkretnej sytuacji podatnik dochował, czy też nie dochował należytej staranności. A to dla podatnika może mieć istotne konsekwencje podatkowe.

Czytaj w LEX: Należyta staranność w VAT >

- Filarem pozwalającym podatnikowi na dochowanie należytej staranności jest między innymi badanie sytuacji ekonomicznej kontrahenta, w tym tzw. substancji biznesowej, czyli faktu prowadzenia przez kontrahenta rzeczywistej działalności gospodarczej. Może to powodować istotne problemy praktyczne – potwierdza Robert Gniezdzia. Ekspert zwraca uwagę, że zdaniem Ministerstwa Finansów dowodem dochowania należytej staranności może być chociażby konieczność weryfikacji publicznych, a także prywatnych rejestrów dotyczących kontrahenta lub zatrudnienie wywiadowni gospodarczej w celu zebrania dokumentów pozwalających określić substancję biznesową podmiotu.

Sprawdź w LEX: Czy można odliczyć od VAT od faktury wystawionej przez podmiot, który zarejestrował się dla celów VAT 2 miesiące po wystawieniu faktury, złożył deklaracje VAT za cały okres od rozpoczęcia działalności i odprowadził należny VAT? >

Oczekiwania fiskusa bez potwierdzenia w przepisach

Wymagania fiskusa wydają się nie mieć dostatecznego uzasadnienia w przepisach, a wskazywane w interpretacjach dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oczekiwania idą jednak zbyt daleko. - Przykładem niech będzie interpretacja z 25 października 2019 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.336.2019.1.AB, w której dyrektor KIS wskazał, że oceniając, czy należyta staranność została w określonym przypadku dochowana należy uwzględniać także powszechnie dostępne informacje na temat statusu odbiorców należności, a ich źródłem może być m.in. prasa branżowa czy doniesienia medialne – zauważa Robert Gniezdzia.

Z interpretacji wynika także, że potwierdzeniem dochowania należytej staranności może być ponadto dysponowanie raportem sporządzonym przez niezależnego audytora, w zakresie działalności odbiorcy płatności (badanie dokumentów oraz faktycznej substancji biznesowej), a w przypadku podmiotów powiązanych np. uzyskanie dokumentów grupowych wskazujących na przepływy finansowe, a także substancję biznesową oraz rolę poszczególnych podmiotów w strukturze grupy. 

Sprawdź w LEX: Czy powiązania pośrednie umożliwiają zastosowanie zwolnienia od poboru podatku u źródła od wypłaconych odsetek? >

- Tak daleko idące oczekiwania fiskusa wobec podatnika celem wykazania należytej staranności nie znajdują odzwierciedlenia także w tym, w jaki sposób sądy administracyjne mogą interpretować należytą staranność. Należy przecież podkreślić, że przepisy zobowiązują podatnika do dochowania należytej staranności a nie staranności szczególnej czy nadzwyczajnej wymagającej od podatnika przedsięwzięcia ekstraordynaryjnych działań  (tak np. wyrok WSA w Gliwicach z 22 listopada 2017r., sygn. akt. III SA/GI 434/17). Podatnik nie dysponuje przecież uprawnieniami, w jakie wyposażono organy skarbowe a oczekiwanie, że w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji podatkowych, będzie on ponosił dodatkowe koszty związane z ponadprzeciętną troską o wykazanie substancji gospodarczej kontrahenta, nie znajduje uzasadnienia – podsumowuje Robert Gniezdzia.