Sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie do sądu rejestrowego sprawozdania finansowego za ubiegły rok jest stałym, nierzadko uciążliwym, ale koniecznym obowiązkiem ciążącym na wielu podmiotach, w tym spółkach handlowych. Przepisy ustawy o rachunkowości określają termin realizacji poszczególnych czynności związanych ze sprawozdaniami finansowymi. Jednak w 2020 r., w związku z wybuchem pandemii Covid-19, terminy te został wydłużone.
Czytaj więcej: Składanie jednostkowych rocznych sprawozdań finansowych do rejestru sądowego - PORADNIK >>>
Termin na złożenie sprawozdania
Podobną decyzję podjęto w roku 2021, a także obecnym. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 7 marca 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji, terminy na sporządzenie i zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego za rok 2021 zostały wydłużone o trzy miesiące.
Co do zasady sprawozdanie finansowe należało sporządzić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego; w większości przypadków termin ten upłynął z końcem czerwca. Natomiast zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić w terminie 9 miesięcy od dnia bilansowego. Zwykle więc termin ten upłynie z końcem września. Trzeba jednak mieć na uwadze, że przesunięcie większości terminów nie dotyczy jednostek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy o nadzorze nad rynkiem finansowym. Zaliczają się do nich np. banki. Odrębne terminy dotyczą również spółdzielni mieszkaniowych i jednostek sektora finansów publicznych.
Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe należy złożyć w sądzie rejestrowym. Powinno to nastąpić w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. W przypadku jego niezatwierdzenia w ustawowym terminie, należy je złożyć w KRS w ciągu 15 dni po tym terminie. Zwykle więc termin ten będzie upływał w połowie października, chyba że w danym podmiocie sprawozdanie zostanie zatwierdzone wcześniej. Nawet więc gdy sprawozdanie z jakichkolwiek względów nie zostanie zatwierdzone, to i tak należy je złożyć do sądu rejestrowego. Więcej na ten temat w Legal Alert.
Odpowiedzialność ciąży na zarządzie
Za złożenie sprawozdania finansowego do KRS odpowiada kierownik jednostki. W przypadku spółek kapitałowych jest to zarząd. Chodzi tu o zarząd w aktualnym składzie, a nie takim, który pełnił obowiązki w roku obrotowym objętym sprawozdaniem. To ważne, ponieważ omawiany obowiązek łączy się z ryzykiem odpowiedzialności karnej za jego niewykonanie. Zgodnie bowiem z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym stanowi czyn zabroniony.
Czytaj też: Rachunkowość i sprawozdawczość finansowa w spółce komandytowej >>>
Przestępstwo to jest zagrożone karą grzywny albo ograniczenia wolności. Jednak już sam fakt skazania za przestępstwo może stanowić poważną komplikację dla członka zarządu. Od odpowiedzialności za ten czyn nie zwalnia złożenie czynnego żalu. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje bowiem możliwości skorzystania z tego rodzaju instytucji w odniesieniu do stypizowanych w niej czynów zabronionych. Jednak wydaje się, że z chwilą złożenia sprawozdania finansowego do rejestru, nie jest możliwe pociągnięcie do odpowiedzialności karnej na podstawie omawianego przepisu. Mowa jest w nim bowiem o niezłożeniu sprawozdania, a nie o jego złożeniu po terminie. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku niezłożenia w terminie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Ten czyn stanowi wykroczenie z Kodeksu karnego skarbowego, w związku z czym można uniknąć kary za jego popełnienie, składając czynny żal.
Natomiast samo niezatwierdzenie sprawozdania finansowego nie stanowi czynu zabronionego. Z punktu widzenia odpowiedzialności karnej zarządu kluczowe jest więc, by sprawozdanie zostało sporządzone i zgłoszone do KRS, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta – także poddane badaniu.
Czytaj też: Prawnokarna ocena niezłożenia sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym >>>
Nie tylko sprawozdanie
Ustawa o rachunkowości określa, jakie dokumenty należy złożyć do sądu rejestrowego wraz ze sprawozdaniem finansowym. Przede wszystkim jest to odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
Jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, wraz z nim należy złożyć również sprawozdanie z badania. Natomiast podmioty zobowiązane do sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki składają do sądu rejestrowego również to sprawozdanie. Z przepisów szczególnych może wynikać także obowiązek złożenia do KRS innych dokumentów, np. sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej.
Czytaj też: Sporządzanie sprawozdania finansowego w organizacji non profit krok po kroku >>>
Obecnie sprawozdanie finansowe składa się do KRS wyłącznie w formie elektronicznej. Sprawozdanie powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszystkich członków zarządu lub przez co najmniej jednego z nich, co jednak wymaga złożenia przez pozostałych członków oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń.
Zdarza się, że jeden lub więcej członków zarządu odmawia podpisania sprawozdania finansowego albo oświadczenia o zgodności sprawozdania z wymogami ustawowymi. W takim przypadku należy sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy. Odmowa podpisu, a także oświadczenie o zgodności sprawozdania z ustawą lub odmowa jego złożenia także są składane do KRS.
Należy pamiętać, że sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego w wielu przypadkach nie wyczerpuje obowiązków sprawozdawczych. Przykładowo spółki zobowiązane do sporządzenia odrębnego sprawozdania na temat informacji niefinansowych są zobowiązane do jego zamieszczenia na stronie internetowej.
Grzegorz Keler, adwokat, doktor nauk prawnych, associate w Kancelarii SPCG.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
