W ubiegłym roku sprawozdania finansowe musiały być sporządzone do końca marca, zatwierdzone najpóźniej do końca czerwca i przesłane do KRS do 15 lipca. Przez pandemię te terminy zostały wydłużone. Czas na zatwierdzenie sprawozdań finansowych minął 30 września. Spółki, które do ostatniej chwili czekały z tą formalnością mają teraz czas do 15 października na przesłanie dokumentów do KRS. Warto sprawdzić, czy na pewno zawierają wszystkie niezbędne elementy.

Czytaj również:
Plusy i minusy podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego >>
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym >>

Co trzeba dołączyć do sprawozdania finansowego

W myśl art. 69 ustawy o rachunkowości jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają roczne sprawozdania finansowe w repozytorium dokumentów finansowych KRS w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Dotychczas, co do zasady spółki, które zatwierdziły dokumenty na zgromadzeniu wspólników 30 czerwca miały czas do 15 lipca. W tym roku wyjątkowo jest inaczej. Konsekwencją przesunięcia terminu na zatwierdzenie sprawozdań finansowych jest przesunięcie terminu na jego złożenie w KRS. Minie on 15 października. Dokumenty finansowe sporządzone są przyjmowane do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego (RDF KKRS) tylko w formie elektronicznej. Wraz ze sprawozdaniem w elektronicznej, ustrukturyzowanej postaci należy złożyć odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, o podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie z działalności, a także sprawozdanie z badania, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu. Jeżeli sprawozdanie finansowe spółki wykazał stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę (w przypadku spółki akcyjnej jedną trzecią) kapitału zakładowego zarząd jest obowiązany niezwłocznie podjąć uchwałę dotyczącą dalszego istnienia spółki. Taki wymóg wynika z Kodeksu spółek handlowych.

Wysłanie sprawozdania do KRS

Zgodnie z przepisami art.19 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdanie finansowe składa się elektronicznie przez portal ekrs.ms.gov.pl. Są dwie drogi: bezpłatne zgłoszenie oraz płatny wniosek w systemie S24. W pierwszym przypadku sprawozdanie może złożyć osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu oraz prokurent, a także adwokat, radca prawny lub prawnik z zagranicy. (art. 19 r pkt. 2 ustawy o KRS).

Elektroniczne sprawozdania finansowe

Nowelizacja z 26 stycznia 2018 r. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziła od 1 października 2018 r. obowiązek składania sprawozdania finansowego na podstawie ustawy o rachunkowości (UR). Co do zasady muszą więc zostać przygotowane nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia, czyli 31 marca. Wyjątkowo w tym roku termin ten został wydłużony do 30 czerwca. Zgodnie zaś art. 45 ust. 1f  ur powinno być one sporządzane w postaci elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym przez ministra finansów.

Dla spółek wpisanych do KRS jest to struktura logiczna w formacie XSD, XML. W większości przypadków program księgowy przygotowuje sprawozdanie w takim formacie. Można też kupić osobny program, którzy służy do przygotowania e-sprawozdań. 1 października 2018 r. zatem skończyła się era papierowych  sprawozdań finansowych. Wydruk sprawozdania sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, a nie oryginałem. Każdy wydruk stanowi tylko kopię sprawozdania finansowego.
 


Era podpisu elektronicznego

Sprawozdanie spółki musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. – Sporządzone w formie elektronicznej: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa muszą być zatem  podpisane przez wszystkie osoby z zarządu, bez względu na określony w KRS sposób reprezentacji. Tak wynika z art. 52 ustawy o rachunkowości – podkreśla Łukasz Drożdżowski, radca prawny. To oznacza, że jeśli w zarządzie są cztery osoby, to wszystkie muszą złożyć podpis.

Część księgowych zaleca wyrobienie dla całego zarządu podpisu elektronicznego, twierdząc, że jest to najprostszy sposób na podpisanie sprawozdania. Odkąd jednak pojawiła specjalna e-usługa Podpisz dokument elektroniczny za pomocą Profilu Zaufanego, warto rozważyć skorzystanie z niej. Dzięki Ministerstwu cyfryzacji można też odczytać sprawozdanie podpisane PZ. - Teraz jest już możliwe proste i intuicyjne podpisywanie dokumentów za pomocą profilu zaufanego i to nie tylko sporządzanych w formacie xml, ale m. in. doc oraz pdf. Usługa ta pozwala również ustalić tożsamość osób podpisujących się pod danym dokumentem – tłumaczy Łukasz Drożdżowski.

Ci, którzy nie chcą za niego płacić mogą więc skorzystać z profilu zaufanego. Musi jednak mieć go każdy z członków zarząd oraz sama spółka. Agnieszka Bartula, prowadząca biuro rachunkowe Apis, radzi firmom, które  zdecydują się na składanie podpisów profilem zaufanym, przygotowanie się do tej czynności. Jak? – Warto zapoznać się instrukcjami, wyjaśnieniami ministerstw: finansów i cyfryzacji, sprawdzić, czy konta na epuap działają, czy można podłączyć i podpisać dokument na jakimś testowym pliku, tak żeby nie było kłopotów, jak przyjdzie do podpisywania sprawozdania - podkreśla Agnieszka Bartula.

Trzeba przy tym pamiętać, że gdy zarząd jest wieloosobowy, to każdy następny członek podpisuje sprawozdanie podpisane i pobrane przez poprzednika. Ponadto zwykle ePUAP się zawiesza. Ponadto, jeśli członek zarządu nie ma numeru PESEL, bezpłatna opcja odpada. Jest on niezbędny do złożenia Profilu Zaufanego i potwierdzenia wniosek. Co więcej numer PESEL jest potem niezbędny do przesłania sprawozdania do KRS.

Czytaj również:
Podpisywanie sprawozdań finansowych wreszcie bez kłopotów >>
Niektóre firmy CIT-8 złożą później >>

 


Dla cudzoziemców tylko podpis kwalifikowany

- Decydując się na sposób podpisywania dokumentów finansowych, trzeba dobrze się zastanowić, jaką opcję wybrać – radzi Łukasz Drożdżowski. -  W przypadku podmiotów zarządzanych przez cudzoziemców użycie profilu zaufanego może okazać się niemożliwe przez brak numeru PESEL lub utrudnione ze względu na barierę językową – tłumaczy Drożdżowski. - W przypadku takich podmiotów podpis kwalifikowany wydaje się bardziej praktyczny i wskazany. Zwłaszcza, że oprogramowanie do jego składania często jest dostępne w języku angielskim - dodaje radca.
Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w Polsce tylko w pięciu, certyfikowanych przez państwo firmach: Unizeto - Certum, PWPW, Krajowa Izba Rozliczeniowa, CenCert oraz Euro Cert. Zestaw zawierający czytnik kart kryptograficznych, certyfikat kwalifikowany, oprogramowanie, mikro kartę kryptograficzną kosztuje ok. 300 zł. Tyle, że po dwóch latach trzeba go odnowić.

- Z drugiej jednak strony, korzystanie z podpisu kwalifikowanego niekiedy stanowi dość poważne wyzwanie, zwłaszcza dla osób, które mają do czynienia z tym po raz pierwszy. Dotyczy to nie tylko samego procesu podpisywania, ale również wprowadzenia odpowiednich ustawień, zwłaszcza, gdy kilka osób korzysta z innego oprogramowania. W tym względzie zatem korzystanie z opcji podpisu zaufanego jest łatwiejsze – radzi Łukasz Drożdżowski.