Okres urlopowy w pełni. Co prawda wakacje dobiegły końca, ale wrzesień to miesiąc, który niektórzy chętniej wybierają na urlop. Tym razem zatem temat dotyczący konsekwencji cofnięcia pracownikowi zgody na urlop. Zdarza się, że pracodawca odwoła pracownikowi zgodę na urlop. Problem pojawia się wówczas, gdy pracownik poniósł już koszty np. na zakup biletów lotniczych w związku z planowanym wyjazdem. I taka sytuacja miała miejsce w stanie faktycznym, który był przedmiotem interpretacji indywidualnej.
Pracodawca jednak wyraził zgodę na zwrot poniesionych przez pracownika kosztów na zakup biletów lotniczych w związku z planowanym wyjazdem na urlop. Pracownik przedstawił mu potwierdzenie zakupu biletów dla siebie i osoby towarzyszącej. Pracodawca tłumaczył odwołanie pracownikowi zgodny na urlop swoimi szczególnymi potrzebami jako pracodawcy.
Pracodawca wystąpił do organów skarbowych z pytaniem, czy pokrycie kosztów zakupu biletów lotniczych stanowi przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jego zdaniem, pokrycie kosztów zakupu biletów lotniczych nie będzie stanowiło przychodu pracownika i nie będzie opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zwrot wydatków nie powoduje przysporzenia majątkowego po stronie pracownika, o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca pokrywa koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem i są to koszty udokumentowane przez pracownika. Pracownik poniósł te wydatki z opodatkowanego już wcześniej wynagrodzenia za pracę, a więc opodatkowanie zwrotu kosztów zakupu biletów lotniczych związanych z odwołaniem zgody na urlop prowadziłoby do sprzecznego z prawem podwójnego opodatkowania tych wydatków.
Kodeks pracy przewiduje zwrot kosztów
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyznał pracodawcy rację. Przypomniał, że na podstawie art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Dyrektor KIS zauważył, że w myśl art. 164 par. 1 ustawy Kodeks pracy, przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Natomiast w myśl art. 164 par. 2 przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Ponadto, zgodnie z art. 167 par. 2 ustawy Kodeks pracy, pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Zobacz również: Obiad od firmy wolny od dodatkowego PIT >>
Odszkodowanie a nie przychód
Dyrektor KIS stwierdził, że mając na uwadze stan faktyczny i prawny, wskazać należy, iż zwrot wydatków dotyczących zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia urlopu w związku z odwołaniem zgody przez pracodawcę ma de facto charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy ponieśli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. Zatem, zwrot przez pracodawcę wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o którym mowa w ww. art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pokrycie udokumentowanych kosztów poniesionych na zakup biletów lotniczych dotyczących zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie stanowi podlegającego opodatkowaniu przychodu pracownika w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji w związku z dokonaniem przedmiotowego zwrotu na pracodawcy, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy.
Interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 sierpnia 2020 r. nr 0115-KDIT2.4011.454.2020.2.KC
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
