Firmy, które zdecydowały o wysłaniu pracowników do pracy zdalnej, zyskują finansowo. Puste biura, to niższe rachunki za energię, wodę czy sprzątanie. Praca w domu odwrotnie – powoduje, że koszty m.in. prądu zużywanego w mieszkaniu są wyższe. Niektórzy pracodawcy próbują więc zrekompensować pracownikom wyższe wydatki.

Z przepisów wynika, że pracodawca ma obowiązek m.in. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający określone wymagania. Musi też ten sprzęt ubezpieczyć, pokryć koszty związane z serwisem, instalacją, eksploatacją. Jeżeli zaś praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę jej wykonywania oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Zasady te wynikają z art. 67 14 kodeksu pracy.

Czytaj w LEX: Bezpieczna praca osób świadczących pracę w formie telepracy - krok po kroku >

 


Praca zdalna to nie jest telepraca

- Problem jednak w tym, że te przepisy dotyczą tylko telepracy. Praca zdalna nie jest jednak telepracą. Mimo, że z koronawirusem i jego skutkami zmagamy się już niemal rok, w prawie pracy w dalszym ciągu nie ma żadnych regulacji dotyczących pracy zdalnej. Przepisy uchwalone przy okazji epidemii koronawirusa umożliwiły pracodawcom zlecać pracownikom pracę zdalną, a nie telepracę – mówi serwisowi Prawo.pl proszący o zachowanie anominowości dyrektor HR w międzynarodowej korporacji. Z jego wypowiedzi wynika także, że z nadmiernego uregulowania przepisami telepracy, wpadliśmy w całkowicie nieokreśloną pracę zdalną.

Zobacz procedurę w LEX: Praca zdalna w dobie pandemii koronawirusa  >

W praktyce nie wiadomo zatem np., kto ma płacić za sprzęt, prąd czy internet, który pracownik wykorzystuje do celów służbowych. Problem jest istotny, zwłaszcza, że nie wszystkim firmom udało się wyposażyć załogi w odpowiedni sprzęt. Z informacji zebranych przez Prawo.pl. wynika, że za zgodą swoich pracodawców, pracownicy zaczęli w domach pracować na prywatnym sprzęcie. Firmy w wielu przypadkach (choć nie zawsze) zobligowały się natomiast do wypłaty pracownikom dodatkowych pieniędzy.

Zobacz również:
Mydło i krem dla pracowników nie jest ich przychodem >>

MF: Paliwo w służbowym samochodzie to nie przychód >>
 

Rekompensata jest potrzebna, ale skutki podatkowe zbyt nieokreślone

Ma to być forma rekompensaty za używanie domowych urządzeń. Przyjęcie takiego rozwiązania dopuszczają przepisy prawa. Nie wiadomo jednak, jak obliczać wartość wypłacanego świadczenia, zwłaszcza w kontekście ewentualnego przychodu i konieczności zapłacenia dodatkowego podatku dochodowego. Warto też podkreślić, że praca w domu może wiązać się nie tylko z korzystaniem z prywatnego sprzętu. Powoduje, że pracownicy ponoszą chociażby wyższe koszty prądu, wody czy innych mediów.

Zobacz procedurę w LEX: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >

 


Ekwiwalent dla pracownika jako przychód a podatek dochodowy

Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiące ich własność. Mówi o tym art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT.

Jednym słowem, przychód po stronie pracownika nie powstanie – potwierdza Monika Brzostowska, doradca podatkowy w kancelarii KiB. Ekspertka zwraca jednak uwagę, że do skorzystania ze zwolnienia z podatku, firma musi spełnić kilka warunków. I muszą być one spełnione łącznie. Chodzi przede wszystkim o to, że ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu. Świadczenie na rzecz pracowników nie może mieć np. charakteru rzeczowego. Dodatkowym warunkiem jest to, że kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom. Oznacza to, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania. Istotne jest również, że narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika. Dodatkowo, narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zobacz procedurę w LEX: Koszty uzyskania przychodu podczas pracy zdalnej >

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu będzie korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie powołanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT. Potwierdza to również interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi nr IPTPB1/4511-153/15-4/MD.

Problematyczna wartość ekwiwalentu

Grzegorz Symotiuk, doradca podatkowy w kancelarii TAX PFK, zwraca jednak uwagę, że problemem może być wyliczenie wartości takiego ekwiwalentu. Jak bowiem policzyć zużycie komputera przez okres pracy zdalnej, czy np. zużycie prądu przez taki sprzęt (chociaż tutaj teoretycznie jest to możliwe)? - Mam głęboką nadzieję, że w związku z zaistniałą sytuacją organy podatkowe nie będą wymagały szczegółowych uzasadnień i kalkulacji wyliczonego ekwiwalentu, o ile będzie on na racjonalnym poziomie – wskazuje Grzegorz Symotiuk.

Czytaj w LEX: Ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej >

Ekwiwalent dla pracownika kosztem pracodawcy

- Jeżeli zaś chodzi o koszt pracodawcy, to oczywiście wydatki poniesione przez niego na wypłatę ekwiwalentu stanowią koszt uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że warunkiem jest możliwość uzasadnienia celowości wydatku oraz jego ekonomicznej racjonalności – zaznacza Monika Brzostowska.

Na tę kwestię zwracają również często uwagę organy podatkowe w wydawanych interpretacjach. Tytułem przykładu można wskazać pismo dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 stycznia 2020 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.564.2019.2.ISL. Wynika z niego, że przy kwalifikowaniu do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu. Skarbówka podkreśliła również, że podatnik musi uzasadnić także racjonalność wydatków, czyli ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.