Aby złożyć sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego, trzeba skorzystać z Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Jest on dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Problem jednak w tym, że system nie działa prawidłowo. Eksperci zwracają nawet uwagę, że działa on niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.
System RDF jako pierwszy dzień roku obrotowego uznaje datę rejestracji w KRS, co jest zasadne jedynie dla spółek osobowych, bo ich formalny byt rozpoczyna się od daty rejestracji w KRS. W praktyce oznacza to, że wszystkie nowe spółki kapitałowe, aby przejść przez system RDF zmuszone są zadeklarować nieprawdę w pierwszych sprawozdaniach rocznych.
Czytaj w LEX: E-sprawozdania finansowe - jak uniknąć błędów? >
Problem istotny zwłaszcza dla spółek komandytowych przekształconych w jawne
Problem dotyczy przede wszystkim (chociaż nie tylko) składania sprawozdań z wydłużonym rokiem obrotowym (1 stycznia 2020 – 30 kwietnia 2021) oraz przekształcenia spółek komandytowych w jawne. Jeżeli spółka skorzystała z wydłużonego roku, to miała prawo sporządzić i złożyć sprawozdanie do końca października 2021. Jednakże system RDF albo nie przepuszcza takich sprawozdań za takie okresy, albo przepuszcza, jednak firmy na skrzynkę mailową otrzymują jedynie powiadomienie o rejestracji zgłoszenia. Brak natomiast potwierdzenia o umieszczeniu dokumentów oraz umieszczeniu wzmianki w KRS.
Zobacz procedury w LEX:
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną - cz. 1A faza menedżerska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną – cz. 1C faza menedżerska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną – cz. 2A faza właścicielska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną - cz. 2B faza właścicielska >
Przekształcenie spółki komandytowej w spółkę jawną - cz. 3 faza rejestracji i ogłoszenia >
Potwierdza to Agnieszka Czernik, doradca podatkowy. - Dodatkowo, jeżeli spółka przekształciła się ze spółki komandytową w jawną, to złożenie sprawozdania za okres od 1 stycznia 2020 r. do 30 kwietnia 2021 r. w ogóle nie jest możliwe. Są tu dwa powody - stare numery KRS system wykasował, przez co nie można wejść i złożyć tego sprawozdania pod poprzednim numerem KRS. Sprawozdania nie można także złożyć pod nowym numerem KRS, ponieważ pojawia się komunikat o niemożności złożenia sprawozdania obejmującego ten okres, gdyż spółka jeszcze nie istniała – zaznacza.
Problematyczne składanie sprawozdań finansowych
Jak się jednak okazuje, problem ze składaniem sprawozdań finansowych podmiotów przekształcanych i nowo powstałych występuje od momentu wprowadzenia sprawozdań elektronicznych w postaci ustrukturyzowanej XML tj. 1 października 2018 r.
Zgodnie z wymogami art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe otwiera się z określonymi w ustawie o rachunkowości na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. W przypadku spółek kapitałowych jest to dzień zawarcia umowy spółki. W umowie spółki strony oświadczają, że kapitał został opłacony częściowo lub w całości, czyli występuje pierwsze zdarzenie gospodarcze.
- Natomiast system RDF jako pierwszy dzień roku obrotowego uznaje datę rejestracji w KRS, co jest zasadne jedynie dla spółek osobowych, bo ich formalny byt rozpoczyna się od daty rejestracji w KRS. Oznacza to w praktyce, że wszystkie nowe spółki kapitałowe, aby przejść przez system RDF zmuszone są zadeklarować nieprawdę w pierwszych sprawozdaniach rocznych. Dostosowując się do informacji w RDF, jako pierwszy dzień otwarcia ksiąg wpisują daty jakie wymusza KRS – zauważa dr Monika Król-Stępień, biegły rewident, partner zarządzający w Kancelarii Biegłych Rewidentów Quatro Sp. z o.o. we Wrocławiu i wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, oddział dolnośląski we Wrocławiu.
Ekspertka dodaje jednak, że takie działanie nie jest wystarczające. Firmy muszą bowiem dodatkowo ręcznie skorygować daty w pliku xml (e-sprawozdaniu). Jest to problematyczne zwłaszcza przy sporządzanych generowanych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych, natomiast zaprezentowanie w xml faktycznej daty otwarcia ksiąg nie pozwala złożyć sprawozdania, gdyż system RDF informuje, że daty w pliku xml są niezgodne.
Zdaniem dr Moniki Król-Stępień, wielu przedsiębiorców zgłaszało tę kwestię bezpośrednio za pośrednictwem portalu, jednak od ponad czterech lat problem jest bagatelizowany.
Przemysław Czajor, Anna Jurewicz
SprawdźPrzekształcenie bez zamykania ksiąg także problematyczne
Problematyczne także jest przekształcenie spółek - osobowej w osobową lub kapitałowej w kapitałową - gdzie ustawa o rachunkowości nie wymaga zamknięcia ksiąg. W myśl art. 12 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową. W latach 2000-2021 wiele spółek komandytowych przekształcało się w spółki jawne. Rok obrotowy w tych spółkach powinien trwać 12 miesięcy. Natomiast system KRS zakłada, że spółki dokonają zamknięcia ksiąg i otwarcia na nowo. Jak potwierdza dr Monika Król-Stępień, także w tym zakresie istnieje techniczny problem ze złożeniem rocznych sprawozdań tych podmiotów. Także w tym przypadku jednostki będą musiały potwierdzać nieprawdę, aby „przejść” przez system KRS. Zmiana systemu RDF jest więc konieczna. Jej obecna wersja stoi w sprzeczności z wymogami ustawy o rachunkowości.
Zobacz również:
Biegli rewidenci mają coraz więcej wyzwań >>
Polski Ład wprowadzi nowy rok składkowy i skomplikuje rozliczenia >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.