Już 31 lipca 2021 r. wchodzi w życie kolejna nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), która przewiduje szereg zmian, w tym w szczególności w zakresie definicji tzw. instytucji obowiązanych.

 

Ważna definicja instytucji obowiązanej

Instytucją obowiązaną jest podmiot, który musi wykonywać obowiązki nałożone ustawą o AML,  czyli mówiąc w największym skrócie, obowiązki dotyczące identyfikacji i weryfikacji podmiotów lub transakcji, które mogą budzić podejrzenie prania pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Krąg instytucji obowiązanych jest systematycznie poszerzany i nie dotyczy już tylko banków, funduszy inwestycyjnych czy też zakładów ubezpieczeń, ale obejmuje również m.in. notariuszy, adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, biegłych rewidentów, czy też pośredników w obrocie nieruchomościami. Co ważne, definicja ta obejmuje również podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli podmioty prowadzące tzw. pełną księgowość.

Co zatem się zmienia? Otóż od 31 lipca 2021 r. wprowadzony zostanie nowy art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy, zgodnie z którym instytucją obowiązaną będą również przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.

Czytaj w LEX: Nowelizacja ustawy AML - nowe obowiązki dla banków >

Oznacza to tyle, że od 31 lipca 2021 r. wszystkie biura rachunkowe, niezależnie od formy prowadzenia działalności (zarówno spółki kapitałowe i osobowe, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze), oraz niezależnie od rozmiaru i liczby pracowników będą zobligowane do realizacji obowiązków wynikających z ustawy.

 

Wykrywanie procederu prania pieniędzy na każdym etapie obrotu

Rozszerzenie katalogu instytucji obowiązanych zmierza to tego, aby na każdym etapie obrotu gospodarczego dostatecznie wcześnie, wskutek nałożonych na instytucje obowiązane obowiązków, wykrywać proceder prania pieniędzy, a dzięki instrumentom nadzorczym i procesowym blokować środki pochodzące z nielegalnych źródeł, umożliwiając organom podjęcie ścigania.

- Z tych też względów nie może dziwić, że także biura rachunkowe traktowane będą jako instytucje obowiązane i będą musiały stosować się do przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Do tej pory obowiązki wynikające z przepisów musiały stosować podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Od 31 lipca 2021 r. także przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego powinni wdrożyć procedury wynikające z przepisów – zaznacza Robert Gniezdzia, radca prawny, partner w kancelarii Chmielniak Adwokaci.

Zobacz w LEX: Najważniejsze wymagania w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu po implementacji AML V - szkolenie online >

Od 31 lipca także biura rachunkowe będą musiały identyfikować beneficjentów rzeczywistych firm, które obsługują. Chodzi tu o określanie osób mających realny wpływ na klienta. Z ustawy wynika, że beneficjentem rzeczywistym może być każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem - poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każda osoba fizyczna, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Konieczne będzie też wdrożenie specjalnych procedur. Eksperci nie mają wątpliwości, że to trudne zadanie, a za jego niewykonanie grożą kary. - Rekiny rynku finansowego nie zawsze dobrze radzą sobie z AML, a będą musiały (radzić sobie - przyp. red.) płotki – mówił jeszcze w marcu, po uchwaleniu nowelizacji przez Sejm Wojciech Kapica, partner w SMM Legal. Elżbieta Woźnicka, prezes zarządu „EURO ROMB”,  członek zarządu Oddziału Okręgowego w Warszawie Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, twierdziła z kolei, że małe biura rachunkowe, prowadzące wyłącznie księgi podatkowe, nie są przygotowane do sprostania wymogom, jakie stawiać będzie przed nimi ustawa.

Zobacz więcej: Biura księgowe też będą walczyć z praniem pieniędzy >>

 

Konieczne procedury w biurach rachunkowych już od 31 lipca

Ustawa przewiduje szereg obowiązków, które muszą być realizowane przez instytucje obowiązane. Chodzi tu przede wszystkim  o:

  1. Stworzenie wewnętrznej procedury,
  2. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków w zakresie AML,
  3. Dokonywanie oceny ryzyka w odniesieniu do klientów i ich transakcji,
  4. Stosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego,
  5. Raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
  6. Regularne odbywanie szkoleń,
  7. Wprowadzenie zasad kontroli wewnętrznej,
  8. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków.

- Realizację nowych obowiązków można przedstawić jako pewien cykl – radzi Robert Gniezdzia. Będzie to rozpoznanie ryzyka, identyfikacja klienta, jego beneficjentów i prowadzonych operacji gospodarczych, stosowanie środków bezpieczeństwa i procedur wykrywania i zgłaszania naruszeń, a także szkolenia oraz ciągłe podnoszenie wiedzy pracowników. To wszystko musi się odbywać pod nadzorem osoby odpowiedzialnej w danej organizacji za prawidłową realizację ustawy – tłumaczy Robert Gniezdzia. Nasz rozmówca przypomina również, że za niedopełnienie obowiązków przepisy przewidują możliwość nałożenia na przedsiębiorcę administracyjnej kary finansowej. Problem jest zatem istotny.

W zakresie wymogów stawianych instytucjom obowiązanym, na pierwszy plan wysuwa się obowiązek sporządzenia procedur wewnętrznych, które w swoim założeniu mają zawierać kompleksowy zbiór zasad postępowania według których instytucja obowiązana wykonuje obowiązki w zakresie AML.

 


- Procedury powinny przede wszystkim dokładnie określać kto, w jakim zakresie i z jaką częstotliwością będzie wykonywał obowiązki nałożone ustawą, jak również powinny stanowić drogowskaz dla samej instytucji obowiązanej i jej pracowników i współpracowników przede wszystkim w zakresie dokonywania oceny ryzyka i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego – wyjaśnia Marcin Zarzycki, doradca podatkowy, adwokat, partner zarządzający w kancelarii LTCA. Nasz rozmówca dodaje również, że procedury powinny być każdorazowo indywidualnie dostosowane do charakteru i specyfiki działalności biura jako instytucji obowiązanej, a co za tym idzie, w każdym podmiocie, zakres procedur i tryb ich stosowania będzie wyglądał nieco inaczej, a brak ich dostosowania do naszej indywidualnej działalności może doprowadzić do uchybienia obowiązkom ustawy (lub – co gorsze – wykonania obowiązków, których wykonywać nie musimy).

Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >

 

Ocena ryzyka i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego

Ustawa o AML kładzie duży nacisk nie tylko na samo stworzenie procedur, lecz również ich bieżące stosowanie. Zdaniem Marcina Zarzyckiego, owe stosowanie powinno obejmować przede wszystkim dokonywanie oceny ryzyka (zarówno w wymiarze samej instytucji obowiązanej, jak i klientów czy ich transakcji), jak również stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego. Ocena ryzyka, a w konsekwencji stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego sprowadzają się w rzeczywistości do konieczności dokładnego prześwietlania klientów (m.in z perspektywy ich struktury właścicielskiej, beneficjentów rzeczywistych, obszarów geograficznych na których działają czy też branży) oraz prześwietlania transakcji (m.in. z perspektywy warunków rynkowych, wartości, formy i sposobu płatności, czy też okoliczności ich zawarcia) oraz podejmowania określonych czynności celem zdobycia jak najszerszej wiedzy o działalności naszego klienta, tak aby ustalić, czy generuje on ryzyko w zakresie AML. Takie prześwietlanie klientów i transakcji powinno być dokonywane w odpowiednich zakresach czasowych, a więc zarówno na początku współpracy (w odniesieniu do samego klienta) oraz w trakcie współpracy (w zakresie dokonywanych transakcji). Wszystkie czynności w zakresie oceny ryzyka, jak i stosowania środków powinny zostać właściwie udokumentowane i będą musiały zostać przedstawione na ewentualne żądanie GIIF.

 

Raportowanie w biurze rachunkowych nieco uproszczone

Poza obowiązkami w zakresie szacowania i oceny ryzyka, instytucje obowiązane mogą być zobligowane do raportowania określonych informacji do GIIF.

Marcin Zarzycki zaznacza, że w tym zakresie, biura rachunkowe w przeciwieństwie do innych instytucji obowiązanych podlegają pewnym uproszczeniom. Raportowanie powinno ograniczyć się jedynie do zawiadamiania o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub przesyłania określonych informacji i dokumentów na żądanie GIIF.