Wiele umów zawiera się w tzw. zwykłej formie pisemnej. Do jej zachowania wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Oznacza to, że strona nie jest obowiązana odręcznie przygotować całego dokumentu.

 

Biznes chce prawa do zawierania umów drogą elektroniczną>>

 

Zwykła forma pisemna

Ale nie jest to jedyna, forma przewidziana w kodeksie cywilnym. Oświadczenia mogą być składane w różnych formach. Należą do nich:

  • forma ustna,
  • forma dokumentowa,
  • zwykła forma pisemna,
  • forma elektroniczna,
  • forma pisemna z datą pewną,
  • forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi,
  • forma aktu notarialnego.

 

W przypadku formy pisemnej wystarczy podpisanie wydrukowanego dokumentu, w którym zawrze oświadczenie woli. Należy pamiętać, że podpis powinien pozwalać na zidentyfikowanie osoby składającej oświadczenie woli danej treści. Nie jest bezwzględnie konieczne by był on czytelny, ale musi być niewątpliwe, kto jest jego autorem. W orzecznictwie zwraca się uwagę, że podpis powinien zostać złożony pod treścią składanego oświadczenia, co pozwala na przypisanie całej treści tego oświadczenia osobie pod nim podpisanej (zob. np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 25 kwietnia 2019 r., VI ACa 879/18, LEX nr 2712648).

 

 


 

Do zawarcia umowy przy zachowaniu zwykłej formy pisemnej wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. To częsta praktyka, szczególnie jeśli strony nie są jednocześnie obecne przy zawieraniu kontraktu.

 

Osoba niemogąca pisać również może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej. Zgodnie z prawem istnieją dwa sposoby na dochowanie tej formy. Wedle pierwszego sposobu osoba niemogąca pisać powinna uczynić na dokumencie tuszowy odcisk palca, a obok tego odcisku osoba przez nią upoważniona wypisze jej imię i nazwisko oraz złoży swój podpis. Ewentualnie zamiast składającego oświadczenie może podpisać się osoba przez niego upoważniona, a jej podpis zostanie poświadczony przez notariusza, wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie osoby niemogącej pisać.

 

Elektroniczna forma czynności prawnej

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.  Ustawodawca przewidział, że zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Jednocześnie zbycie przedsiębiorstwa należącego do osoby wpisanej do rejestru powinno być wpisane do rejestru. Gdy jednak w skład przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, to konieczne jest zastosowanie przepisów o innej formie. W takim wypadku konieczne jest podjęcie czynności w formie aktu notarialnego.

 

Forma dokumentowa

W praktyce obrotu istotne znaczenie ma forma dokumentowa. Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Ustawodawca wyjaśnił, iż dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 30 grudnia 2019 r. w sprawie I ACa 672/19 (LEX nr 2895399) wskazał, że wydruk strony internetowej może być zakwalifikowany jako dokument. W przypadku wydruku informacja utrwalona jest w formie graficznej na materiale służącym do jego wykonania (najczęściej - jak w niniejszej sprawie - na papierze). Taki dokument nie wymaga obecnie podpisu. Dla przyjęcia, że zapis informacji stanowi dokument konieczne jest jednak spełnienie takich cech jak utrwalenie informacji na nośniku oraz możliwość odczytania tej informacji.

 

Data pewna

W przypadku formy pisemnej niekiedy spotykana jest tzw. data pewna. Jeżeli ustawa uzależnia ważność albo określone skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty, poświadczenie takie jest skuteczne także względem osób nieuczestniczących w dokonaniu tej czynności prawnej (data pewna). Czynność prawna ma datę pewną także w następujących przypadkach:

  1. w razie stwierdzenia dokonania czynności w jakimkolwiek dokumencie urzędowym - od daty dokumentu urzędowego;
  2. w razie umieszczenia na obejmującym czynność dokumencie jakiejkolwiek wzmianki przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego albo przez notariusza - od daty wzmianki;
  3. w razie opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu dokumentu w postaci elektronicznej - od daty opatrzenia kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu zgodnie z przepisami w razie śmierci jednej z osób podpisanych na dokumencie datę złożenia przez tę osobę podpisu na dokumencie uważa się za pewną od daty śmierci tej osoby.

 

Forma aktu notarialnego

Najbardziej sformalizowana jest forma aktu notarialnego. Jej zachowanie jest konieczne, jeśli ma zostać zawarta umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości. W orzecznictwie wskazuje się, że przewidziane wymaganie zachowania formy aktu notarialnego dotyczy wszystkich umów zobowiązujących do przeniesienia własności nieruchomości, zarówno nazwanych, jak i nienazwanych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 13 września 2013 r., I ACa 1578/12, LEX nr 1392079).

 

Niedochowanie formy

Strony mogą z rozmaitych przyczyn zdecydować się na podjęcie czynności w innej formie niż wynikająca z przepisów prawa. Niezachowanie formy czynności prawnej może rodzić skutek nieważności, choć nie dotyczy to wszystkich przypadków. Nie zawsze bowiem podjęcie czynności prawnej w niewłaściwej formie wiąże się ze skutkiem nieważności. Jak wynika z art. 73 § 1 k.c. jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Natomiast jeśli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Powyższe wynika z art. 73 § 2 k.c. W przepisach przewidziano także formę dla celów dowodowych (ad probationem).

 

Na podstawie art. 74 § 1 k.c. zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Należy jednak pamiętać o wyjątku od tej regulacji.

 

Zgodnie z art. 74 § 2 k.c. mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych, dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny,:

  • jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę,
  • żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą
  • albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

 

Regulację tę można zobrazować na przykładzie regulacji dotyczącej umowy pożyczki. Zgodnie z art. 720 § 2 k.c. umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej. Oznacza to, że nie każda umowa pożyczki musi być zawarta przy zachowaniu formy dokumentowej. Brak zachowania tej formy, nawet gdy jej wartość przekracza tysiąc złotych, nie skutkuje zaś nieważnością umowy.

 

Strony mogą zawrzeć umowę pożyczki nawet ustnie. Jak wyjaśnił to Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 11 czerwca 2019 r. w sprawie VI ACa 238/18 (LEX nr 2977481) umowa pożyczki dochodzi do skutku przez samo porozumienie się stron i niezachowanie wymaganej art. 720 § 2 k.c. formy pisemnej zawarcia umowy ma jedynie ten skutek, że sama czynność prawna jest ważna, a ustawodawca nakazuje stosować tylko ograniczenia dowodowe określone w art. 74 § 1 k.c. Tym samym w sporze nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Byłoby to jednak możliwe, gdyby zaszły warunki przewidziane w art. 74 § 2 k.c., a więc przykładowo gdy obie strony sporu byłyby zainteresowane przeprowadzeniem takich dowodów. W art. 74 § 3 k.c. przewidziano natomiast, iż jeżeli forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony.

Warto jednak pamiętać, że przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

 

Forma zastrzeżona w umowie

Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 8 czerwca 2017 r. w sprawie I ACa 1748/16 (nr LEX nr 2662884) wyjaśnił, iż jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Tylko w sytuacji, gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.

 

Forma umowy uzupełniającej lub zmieniającej

Jak wynika z art. 77 § 1 k.c. uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Na podstawie art. 77 § 2 k.c. jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę. Odrębna regulacja dotyczy modyfikacji umowy, która była zawarta w innej formie szczególnej. W takim wypadku jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem.

 

Umowy między przedsiębiorcami

Zgodnie z art. 77(1) k.c. w wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie. Na podstawie § 2 tego przepisu w przypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy dokumentowej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie.