Biznes chce prawa do zawierania umów drogą elektroniczną

Firmy leasingowe zawierają każdego roku ponad pół miliona umów. Wszystkie muszą być w formie pisemnej. W obecnych czasach jest to utrudnione. Prawo autorskie też wymaga, by przeniesienie praw odbywało się w tradycyjny sposób. Dlatego Polski Związek Leasingu walczy o prawo do zdalnego zawierania kontraktów.

Chociaż Kodeks cywilny już od czterech lat umożliwia zawarcie umowy w formie dokumentowej, np. przez e-mail, sms, to nie wszyscy mogą skorzystać z tej możliwości. Zgodnie z art. 709² Kc umowa leasingu, czy jej aneks, musi być zawarta w formie pisemnej, podobnie jak umowy przenoszące autorskie prawa majątkowe i te dotyczące licencji wyłącznej.

Forma pisemna wymaga opatrzenia dokumentu papierowego własnoręcznym podpisem lub elektronicznego kwalifikowanym e-podpisem. Złożenie tego pierwszego bywa utrudnione w stanie epidemii, a ten drugi posiada niewiele osób. Umowy też można byłoby jednak zawierać w formie dokumentowej, którą spełniają maile czy smsy. Niestety przepisy, które mają ułatwić funkcjonowanie w czasach epidemii, nie wprowadzają zmian w tym obszarze, za jednym wyjątkiem. Prawo do zawarcia umowy leasingu w formie dokumentowej będzie miała Agencja Rozwoju Przemysłu. Marek Niedużak, wiceminister rozwoju, zapewnia jednak, że jest otwarty na wszelkie zmiany.

Czytaj w LEX: Umowy leasingu w rachunkowości >

Dobry przepis, ale dla nielicznych

W nowelizacji tarczy antykryzysowej jest długo oczekiwany przez branżę leasingową przepis usprawniający proces zawierania umów leasingu i ich późniejszego aneksowania, czyli możliwość zawierania i zmieniania umów w formie dokumentowej. Daje on jednak takie uprawnienia jedynie Agencji Rozwoju Przemysłu oraz jej spółce zależnej. - Klienci innych firm leasingowych dalej nie będą mogli zawierać czy zmieniać umowy, np. z wykorzystaniem e-maila – zwraca uwagę Andrzej Krzemiński, prezes Związek Polskiego Leasingu. 

Czytaj w LEX: Moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wstępnej opłaty leasingowej - omówienie orzecznictwa >

- Tego typu rozwiązanie zaburzy konkurencyjność na rynku, a dodatkowo wpłynie na to, że część klientów będzie mogła zawrzeć, czy zmienić umowę bez konieczności bezpośredniego kontaktu z firmą leasingową, a pozostała część nie będzie miała takiej możliwości, co w dzisiejszych czasach stanu epidemii nie wydaje się być najwłaściwszym rozwiązaniem – dodaje Andrzej Krzemiński.  Związek już od jakiegoś czasu postuluje umożliwienie zawierania umów on-line. Taka zmiana przydałaby się też twórcom i programistom.

Branża leasingu chce formy dokumentowej

Firmy leasingowe zawierają każdego roku ponad pół miliona umów leasingu. - Forma pisemna wydłuża znacznie cały proces, a w dzisiejszych warunkach stwarza dodatkowe niebezpieczeństwo fizycznego kontaktu pomiędzy stronami, względnie kontaktu stron z osobami pośredniczącymi w przekazywaniu dokumentów. Wymaga bowiem złożenia podpisów przez obie strony, a następnie wymiany podpisanych dokumentów. W czasach, gdy klienci unikają bezpośredniego kontaktu, spotkania z nimi są utrudnione. Dlatego tak ważne jest umożliwienie zawierania umów leasingu w formie dokumentowej, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, bez konieczności posiadania podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Pozwoli to zminimalizować negatywne skutki dzisiejszego kryzysu– tłumaczy Krzemiński. Marek Niedużak, wiceminister rozwoju, zapewnia, że o tym, że warto szukać ułatwień dla leasingu, mówił  jeszcze w czasach przed COVID-19. - Leasing jest najtańszym źródłem pozyskania finansowania na środki trwałe. Dlatego jestem otwarty na tego typu postulaty. Wszelkie ułatwienia prawne są tu jak najbardziej na miejscu. Niektóre jednak wymagają jeszcze uzgodnień z innymi ministerstwami, ale staramy się je przekonać do dobrych rozwiązań - zapewnia wiceminister.

Czytaj w LEX: Leasing pojazdów samochodowych w działalności transportowej - skutki podatkowe >

Potrzebne są też zmiany w prawie autorskim

Z kolei Karol Wątrobiński, radca prawny w kancelarii WNLegal Wątrobiński Nartowski, zwraca uwagę, że sporo problemów powodują też przepisy w prawie autorskim, które wymagają formy pisemnej dla umów przenoszących autorskie prawa majątkowe i umów licencji wyłącznej. W przypadku braku zachowania formy takie umowy są nieważne. - Formą pisemną muszą być objęte elementy istotne umowy, a więc takie bez których strony by tej umowy nie zawarły. To znaczy, że w formie pisemnej należy wskazać m.in. utwór, do którego przenosimy autorskie prawa majątkowe. Tymczasem, w przypadku wielu umów o charakterze ciągłym, np. o świadczenie usług programistycznych na etapie umowy nie jesteśmy w stanie dokładnie określić, jakie utwory powstaną – tłumaczy mec. Wątrobiński. Dlatego jego zdaniem nie ma specjalnych powodów do utrzymywania takich restrykcyjnych przepisów i być może należałby przejść na wymóg formy dokumentowej.

Czytaj w LEX: Podpisy oraz formy oświadczeń woli składanych w ramach spółek handlowych a forma dokumentowa >

- To pozwoliłoby zawierać wygodnie umowy przenoszące i umowy licencji wyłącznych w obiegu elektronicznym np. przez wymianę plików pdf, maili, czy ostatecznie przesłanie skanu podpisanej umowy. Analogicznie należałoby rozważyć zmianę przepisów prawa własności przemysłowej, które również wymagają formy pisemnej np. przy umowie o przeniesienie patentu czy umowach licencyjnych  – podsumowuje Karol Wątrobiński.  Taką możliwość w 2018 roku dostały np. firmy telekomunikacyjne. Mogą one podpisać umowę w formie dokumentowej, jeśli klient wyrazi na to zgodę.

Jakie rodzaje umów mamy

Obecnie umowę można zawrzeć: ustnie, pisemnie (tradycyjnie na papierze lub elektronicznie) oraz w formie dokumentowej. Zapewne śród przedsiębiorców najpopularniejsza  jest forma pisemna, polegająca na własnoręcznym podpisaniu dokumentu. Taką umowę trzeba jednak wydrukować, podpisać i często wysłać. W czasie epidemii bywa to trudne. Od 2016 roku Kodeks cywilny przewiduje umowę dokumentową. Zgodnie z art. 77 kc do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Za dokument uznaje się więc nagrania rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail czy też wiadomości sms. Dodatkowo zgodnie z art. 78 kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne pod względem skutków prawnych jakie dana czynność wywołuje z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, tj. na papierze. Forma elektroniczna dokumentu, to dokument elektroniczny opatrzony ważnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. - Innymi słowy, jeśli strony umowy lub przepisy prawa nakładają obowiązek zachowania formy pisemnej konkretnej czynności prawnej, wówczas zastosować możemy jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny – tłumaczy Michał Szydłowski z firmy Autenti, która umożliwia zawieranie umów w formie dokumentowej lub elektronicznej. Bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie można zawrzeć umowy z zachowaniem rygoru formy elektronicznej, czyli np. leasingu czy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich.

Potrzebne są zmiany w prawie

- Skoro umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, to można taką umowę wydrukować i podpisać własnoręcznym podpisem lub umowę w wersji elektronicznej podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym – potwierdza Michał Szydłowski. Forma dokumentowa nie spełnia wymogów formy pisemnej, zatem potrzebne są zmiany. Agata Kolorz, która w Autenti jest Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, dodaje, że w polskim porządku prawnym funkcjonują również takie zwroty jak „pisemnie” lub „na piśmie”, pomimo tego, iż mamy jedynie definicję „zwykłej formy pisemnej” zawartą w art. 78 § 1 kc, co budzi nie lada wątpliwości w zakresie stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego., zarówno przez osoby fizyczne jak i organy państwowe. - Wielu naszych użytkowników zadaje pytania, jak należy interpretować tego typu zwroty używane przez prawodawcę. Nie znamy jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie i rekomendujemy stosowanie podpisów kwalifikowanych, co na pewno wiąże się z większymi, czasami przekraczającymi stopień adekwatności kosztami po stronie użytkowników. Pod tym względem przepisy prawa również powinny zostać ujednolicone - podkreśla Agata Kolorz.