Można powiedzieć, że dowodem księgowym jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych. Mogą być to zarówno faktury wystawiane zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), ale też rachunki czy druki (jak np. dowody kasowe).

 

Rodzaje dowodów księgowych

Zresztą szczegółowy opis i podział dowodów księgowych jest dokonany w ustawie, zgodnie z którą dowody te można podzielić na:

  • zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. faktury i rachunki, ale także wszelkiego rodzaju noty),
  • zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom
  • wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (można tutaj wymienić chociażby, protokoły likwidacji środków trwałych czy listy płac).

Czytaj w LEX: Kontrola wewnętrzna >

Dalej ustawa reguluje, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  • zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
  • korygujące poprzednie zapisy – (np. polecenia księgowania, który dokumentuje dokonane w księgach storno operacji);
  • zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
  • rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych;

Czytaj w LEX: Korygowanie błędów w księgach rachunkowych >

Dowody zastępcze tylko w wyjątkowych sytuacjach

Warto też podkreślić, że ustawa dopuszcza, aby w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki zezwalał na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Takiego udokumentowania operacji w księgach rachunkowych można dokonać jednak z jednym istotnym zastrzeżeniem. Dokumentowanie wewnętrznymi dowodami zastępczymi nie może dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zobacz również: Podatkami zaczynają rządzić algorytmy >>

 

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

  1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
  2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
  3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
  4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >

Ustawa o rachunkowości. Komentarz

Teresa Kiziukiewicz

Sprawdź  

Rzetelność dowodów księgowych priorytetem

No i co najważniejsze. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane, które wskazuje art. 21 ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Czytaj w LEX: Nieprawidłowości w korygowaniu błędów w dowodach księgowych >

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.