W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego – co jest podstawowym zadaniem rachunkowości – należy ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Ujęcie to odbywa się poprzez dokonanie zapisów, a ich podstawą są dowody księgowe stwierdzające dokonanie określonej operacji gospodarczej, tzw. dowody źródłowe.


Dowody księgowe można podzielić na:

  1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. faktury VAT i rachunki, ale także noty obciążeniowe lub uznaniowe oraz dokumenty KP i KW),

  2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (podobnie jak w przypadku dowodów zewnętrznych),

  3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. dowody odbycia podróży służbowych, protokoły likwidacji środków trwałych, listy płac, polecenia księgowania odzwierciedlające naliczenie amortyzacji itp.).


Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – u.r., podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

  1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; przykładem może być syntetyczne, zbiorcze ujęcie faktur VAT dokumentujących sprzedaż tego samego rodzaju, analitycznie ewidencjonowanych poza księgą główną (np. w systemie billingowym), przenoszonych do księgi jedynie łączną kwotą zapisem Wn konto 20... (brutto), Ma konto 22...(VAT), Ma konto 70... (netto);

  2. korygujące poprzednie zapisy – najczęściej dowód taki ma postać polecenia księgowania (tzw. PK), w którym dokonuje się stornowania błędnego zapisu i powtórzenia go na prawidłowych kontach lub w prawidłowych kwotach;

  3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego; do chwili otrzymania np. faktury VAT dokumentującej dokonane zakupy koszty już wykonanej usługi ujmuje się na podstawie dokumentu wewnętrznego;

  4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych; przykładem może być przeksięgowanie otrzymanej wpłaty o początkowo niezidentyfikowanym tytule – na konkretne należności.


Dość powszechnie jako dowód księgowy wymienia się faktury VAT; nie zawsze jednak są one wystawiane. Na pytanie podatnika czy dowodem księgowym mogą być umowy sprzedaży, Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w piśmie z dnia 24 września 2004 r., US72/ROP1/423/626/04/AW, potwierdził:

„Naczelnik Drugiego MUS podziela stanowisko Spółki, iż przedmiotowe umowy kupna–sprzedaży zwarte zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego na sprzęt zakupiony na potrzeby działalności usługowej firmy stanowią podstawę uznania wydatku poniesionego z tego tytułu do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych uzasadniające uznanie ww. wydatku za koszt uzyskania przychodu. Powyższe dokumenty stanowią dowody księgowe, gdyż zawierają elementy określone w ww. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (...)”.


W art. 20 ust. 4 u.r. ustawodawca dopuścił, aby w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki zezwalał na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Takim „dowodem zastępczym” może być np. złożone przez pracownika oświadczenie, iż dokonał określonych zakupów o danej wartości, na które nie mógł pozyskać dowodu zakupu. Dokumentowanie wewnętrznymi dowodami zastępczymi nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.


Fakt wszechobecnej automatyzacji pracy i odejścia od „ręcznego” prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawodawca dostrzegł w art. 20 ust. 5 u.r. stanowiąc, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

  1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

  2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

  3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

  4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu. Takie wskazanie zawiera się zazwyczaj w regulaminach wewnętrznych, np. w instrukcji obiegu dokumentów finansowych.