Od 1 lipca 2024 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe nie tylko dla przedsiębiorców, ale też między innymi dla samorządów.
- Wdrożenie KSeF przez jednostki samorządu terytorialnego przebiega inaczej niż w przypadku podmiotów biznesowych. Po pierwsze, JST przystępują do tego później, niż przedsiębiorcy. Wielu samorządowców niechętnie podchodzi do elektronizacji, mając nadzieję, że wymóg ten zostanie odroczony. Będzie to dla nich dużo głębsza zmiana niż dla firm, przyzwyczajonych do wysyłania faktur mailem. Po drugie, samorządy mają dodatkowe specyficzne dla nich problemy – mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy specjalizujący się w rozliczeniu samorządów.
Według Sylwestra Szczepaniaka, koordynatora ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city Biura Unii Metropolii Polskich, system KSEF dla podmiotów takich jak miasta UMP stanowi duże wyzwanie.
-Jest ono spowodowane faktem, iż miasta dla potrzeb rozliczeń VAT posiadają jeden numer NIP – który stanowi podstawowy identyfikator w systemie KSeF. Numer NIP obejmuje także jednostki budżetowe JST – które same prowadzą zamówienia, same realizują swoje potrzeby w ramach budżetu JST. Wskazane okoliczności powodują, że poza aspektami prawnymi wprowadzenie systemu KSeF w miastach UMP wymaga dokonania analiz organizacyjnych w tym, w zakresie rozwiązań teleinformatycznych. Konieczne jest takie stworzenie mechanizmów rozdzielania faktur pomiędzy różnych płatników w ramach miasta, aby system był łatwy w utrzymaniu, działał najbardziej jak to możliwe w sposób automatyczny oraz był odporny na błędy np. podwójne przekierowania faktur, zagubienie faktur itp. Zasadne jest prowadzenie dalszego dialogu z Ministerstwem Finansów oraz dostawcami oprogramowania (w szczególności dla celów finansowo-księgowych oraz systemów klasy EZD) aby reagował na potencjalne problemy przy wdrożeniu tej dużej reformy.- mówi Sylwester Szczepaniak.
Brak oznaczenia odbiorcy faktury może wywołać chaos
Według Joanny Rudzkiej, dużym problemem dla samorządów będzie brak obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3 – inna rola”, w którym podaje się informacje o podmiotach zaangażowanych w daną transakcję.
Ekspertka wyjaśnia, w wyniku centralizacji gmina oraz jej zakłady i jednostki budżetowe są jednym podatnikiem VAT. Obecnie zakłady i jednostki budżetowe wystawiają i otrzymują od kontrahentów faktury z dodatkowymi danymi. Przykładowo na fakturze wystawionej przez jednostkę budżetową (np. przedszkole czy dom kultury) gmina jest oznaczona jako sprzedawca, a jednostka jako wystawca faktury. I odwrotnie – na fakturze wystawionej przed kontrahenta gmina oznaczona jest jako nabywca, a jednostka jako podmiot otrzymujący fakturę. Takie oznaczenia, które porządkują obieg faktur, nie wynikają jednak z przepisów, ale z dobrej woli wystawcy faktury, niekiedy z postanowień umownych.
W KSeF wszystkie faktury trafią do jednego zbioru. Kontrahenci będą mieli możliwość oznaczenia jednostki, wypełniając pole „Podmiot 3”, jednak w praktyce mogą to uznać za zbędne utrudnienie.
- Ustawodawca nie odpowiedział na apele samorządów, aby to pole było obligatoryjne. Powstaje więc ogromny problem, w jaki sposób będą identyfikowane faktury wystawiane ogólnie na gminę, bez dodatkowych oznaczeń. By uniknąć chaosu, rozważane są np. aneksy do umów, które zobowiązywałyby kontrahenta do wypełniania nieobowiązkowego pola – mówi Joanna Rudzka.
Jak dekretować faktury w KSeF
Inny problem praktyczny, który muszą rozwiązać gminy, dotyczy dekretowania otrzymywanych faktur. Obecnie - w przypadku faktur otrzymanych pocztą lub wydrukowanych - gminy opisują je na odwrocie i oznaczają pieczęcią, np. „VAT do odliczenia” albo „VAT nie do odliczenia”.
- Teraz samorządy zastanawiają się, w jaki będą dekretować faktury w KSeF. Prostym rozwiązaniem wydaje się jest wyznaczenie osoby, która będzie odpowiadać za odbieranie i następnie przesyłanie faktur do osób merytorycznych - gdzie proces przesłania będzie dekretacją. Inny sposób to drukowanie i opisywanie obrazu faktury. Niemniej jednak, są to rozwiązania angażujące dodatkowe zasoby, zatem samorządy liczą na opracowanie wygodniejszych narzędzi automatyzujących te procesy przez informatyków dostosowujących obecnie programy księgowe, z których dany samorząd korzysta – mówi Joanna Rudzka.
Awaria i obawy przed karami
Grzegorz Kubalski ze Związku Powiatów Polskich zwraca natomiast uwagę, że samorządy będą miały podobne problemy z wdrożeniem KSeF jak pozostali podatnicy.
- W zakresie wdrożenia KSeF jednostki samorządu terytorialnego znajdują się w bardzo podobnej sytuacji jak przedsiębiorcy. Kłopoty jakie mogą wystąpić nie będą zatem specyficzne dla sektora publicznego, ale dla wszystkich uczestników systemu - zwłaszcza jeśli będą związane z ewentualnymi mankamentami systemu teleinformatycznego. W przeważającej większości w jednostkach samorządu terytorialnego toczą się obecnie szkolenia pracowników i dostosowywanie procedur do nadchodzących wymogów. Problemów na tym etapie nie ma; przypuszczam, że mniejsze lub większe pojawią się w momencie, gdy system będzie już działał - mówi Grzegorz Kubalski.
Według Joanny Rudzkiej wiele obaw, nie tylko samorządowców, ale ogółu podatników, budzi też kwestia awarii systemu, zwłaszcza w powiązaniu z ogromnymi karami za nieprawidłowości w wystawaniu faktur ustrukturyzowanych.
W przypadku awarii KSeF lub problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy przewidziano trzy terminy dostarczenia faktur:
- 7 dni od dnia wystawienia faktury w przypadku awarii samego KSeF;
- 1 dzień roboczy po ustąpieniu niedostępności KSeF;
- 1 dzień roboczy od dnia wykrycia problemu technicznego po stronie podatnika.
- Jeśli awaria zostanie ogłoszona w biuletynie informacji publicznej, podatnik będzie miał 7 dni na dostarczenie faktury, podobnie, jeśli zostanie ogłoszona w środkach społecznego przekazu , w przypadku niedostępności podatnik ma 1 dzień roboczy. Przypomnijmy, że datą wystawienia faktury będzie data jej przesłania do KSeF. Często słyszę na szkoleniach pytania, co w sytuacji, kiedy przeprocesowanie wysyłki faktury potrwa np. 3 dni i system uzna ją za wystawioną trzy dni później. Obawy dotyczą nie tylko kar, ale także tego, z jakiego dnia zastosować kurs wymiany walut w przypadku faktur walutowych. Powstaje pytanie, czy podatnicy nie będą karani za błędy systemowe i w jaki sposób mają udowodnić, że był to błąd po stronie KSeF, a nie ich wewnętrznego systemu – mówi Joanna Rudzka.
Co z fałszywymi fakturami
Podatnicy obawiają się też, że po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF wzrośnie liczba oszustw z wykorzystaniem fałszywych faktur.
- Obawy wynikają z faktu, że system uznaje fakturę za otrzymaną w momencie nadania jej numeru KSeF. Obecnie podatnik, który otrzymuje nienależną fakturę, po prostu wyrzuca ją do kosza lub odsyła do nadawcy. Tymczasem do KSeF nie można odesłać faktury. Jednak po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF również będzie można ją odrzucić, co wymaga od odbiorcy wdrożenia odpowiednich rozwiązań. Przede wszystkim należy zidentyfikować fakturę z błędami (np. zawyżoną kwotą do zapłaty) czy nienależną, aby wewnętrzny system podatnika nie zaksięgował jej automatycznie i nie załączył do JPK. Należy też opracować procedury związane z odrzucaniem błędnych dokumentów. Podatnik może np. wysłać mail czy list polecony do nadawcy, że otrzymał od niego fakturę, która jest nienależna i odmawia zapłaty – mówi Joanna Rudzka.
Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów, wyjaśnia, że po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy nadal będą akceptować faktury wystawione przez kontrahentów przed ich zaksięgowaniem, podobnie jak obecnie. Zmienią się narzędzia techniczne. Według niego przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury.
Czytaj również: Faktury zakupowe w KSeF - sposób weryfikacji >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
