Od 1 lipca 2024 r. KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT czynnych (a od 1 stycznia 2025 r. również dla podatników VAT zwolnionych). Mimo że zostało jeszcze ponad osiem miesięcy, to czasu tylko pozornie jest dużo. Wdrożenie KSeF będzie bowiem wymagało zmian w funkcjonowaniu całego biznesu.
- Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że wyzwanie leży nie tylko w zapewnieniu odpowiednich narzędzi informatycznych do komunikacji z KSeF, ale również w dostosowaniu wewnętrznych procesów i procedur w firmie, dostosowaniu umów, regulaminów i ustaleń z kontrahentami czy biurami rachunkowymi – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
I zaznacza, że przedsiębiorcy powinni przeprowadzić szczegółową analizę biznesową funkcjonujących w firmie procesów w zakresie wystawiania, odbioru i obiegu faktur, aby zidentyfikować obszary wymagające zmian i ewentualne ryzyka.
Sprawdź w LEX: Czy data przesłania faktury do KSeF ma wpływ na powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy? >
Konieczne wypracowanie nowych procedur
Również Przemysław Kaczmarek, radca prawny i assistant manager w ALTO, zauważa, że KSeF od początku kojarzył się przedsiębiorcom głównie jako temat technologiczny – skoro wszystkie faktury będą wysyłane i odbierane przez specjalny system elektroniczny, konieczne będzie odpowiednie dostosowanie systemów księgowych.
- Prace nad wdrożeniem nowych rozwiązań pokazują jednak, że organizacje stoją także przed innymi problemami. Jednym z najistotniejszych jest stworzenie odpowiednich procedur przewidujących wymianę informacji oraz obieg dokumentów. KSeF może bowiem wymusić liczne zmiany - konieczne staje się opracowanie takich zasad, które zapewnią sprawne zatwierdzanie faktur sprzedażowych oraz – co często trudniejsze - akceptowanie kosztów, w tym ich przypisanie do właściwych osób i działów. Bez jednoznacznych procedur uniknięcie problemów w tym zakresie może okazać się niemożliwe - mówi Przemysław Kaczmarek.
Sprawdź w LEX: Kiedy powstaje obowiązek podatkowy, gdy data wystawienia faktury sprzedaży będzie wcześniejsza niż data wysłania faktury do KSeF? >
Czytaj również: Wdrożenie KSeF bez doradcy podatkowego będzie trudne >>
Pytanie, jaki zakres danych na fakturze
Iwona Biernat-Baran, doradca podatkowy, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych, zwraca uwagę, że przedsiębiorcy, przystępując do wdrażania KSeF, powinni przeanalizować relacje z kontrahentami, by dostosować zakres danych umieszczanych na fakturach.
Wyjaśnia, że faktura ustrukturyzowana zawiera 300 pól. Obowiązkowe będą m.in. NIP sprzedawcy, data wystawienia faktury, numer faktury. Jednak większość danych będzie nieobowiązkowa, jak m.in.: rozliczenie, płatność, warunki transakcji oraz stopka. Będzie też można wpisać dodatkowe informacje w polach: dodatkowy opis, dodatkowe informacje lub ewentualnie w stopce faktury. Do faktur w KSeF nie będzie można dodać załączników, ale będzie można udostępnić link do takiej dokumentacji.
Polecamy szkolenie w LEX: Wdrożenie KSeF - zagadnienia techniczne >
- Dla czytelności faktury, a także dla bezpieczeństwa danych, ważne jest, by podmiot wystawiający fakturę nie podawał w niej informacji w sposób nadmiarowy. Należy pamiętać, że wszystkie te dane będą przetwarzane przez organy podatkowe. Przedsiębiorcy muszą też rozwiązać problem braku załączników w KSeF. Moim zdaniem lepszym rozwiązaniem jest przesyłanie ich w sposób tradycyjny, poza KSeF, niż dodawanie linków do faktury ustrukturyzowanej – mówi Iwona Biernat-Baran.
Sprawdź w LEX: Czy faktura wysłana klientowi w zakresie pól nieobowiązkowych może zawierać inne dane niż faktura wysłana do bazy KSeF? >
Problem z weryfikacją faktur zakupowych
Według Arkadiusza Łagowskiego, doradcy podatkowego, wspólnika w kancelarii Chojnacka & Łagowski, członka prezydium Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF wielu przedsiębiorców będzie miało problem z weryfikacją faktur zakupowych, zwłaszcza gdy otrzymują ich setki czy tysiące miesięcznie.
Dotychczas nabywca otrzymywał fakturę np. mailem, z dodatkowymi załącznikami, jak np. protokół zaawansowania prac. Po wdrożeniu KSeF trudno będzie powiązać fakturę zakupową z konkretną umową, a także zweryfikować, czy kwota podane na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie. Problem wynika z faktu, że w KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego zbioru.
- Rozwiązaniem, które pozwoli szybciej identyfikować faktury, może być porozumienie z kontrahentem, by oznaczał je w określony sposób w polu opisowym - mówi Arkadiusz Łagowski.
Ekspert zwraca też uwagę na konieczność przemyślenia obiegu faktur w firmie w zakresie faktur pracowniczych. Chodzi o sytuacje, w których pracownik kupi np. paliwo, a stacja benzynowa wystawi fakturę na firmę. Weryfikacja takich dokumentów może być trudna, ponieważ pracownik nie będzie już dostarczał faktur do księgowości.
Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów, wyjaśnia, że po wdrożeniu KSeF, przedsiębiorcy nadal będą akceptować faktury wystawione przez kontrahentów przed ich zaksięgowaniem, podobnie jak obecnie. Zmienią się narzędzia techniczne. Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt.
Według Agnieszki Piętak, menedżera w MDDP Outsourcing, oznacza to również wyzwanie dla księgowych. Szczególnie ważne jest doprecyzowanie w umowie daty poboru dokumentów z KSeF. - Przy braku dodatkowej weryfikacji ze strony klienta powstanie ryzyko zaksięgowania wydatku niezwiązanego działalnością gospodarczą. Dlatego warto zastrzec w umowie o świadczenie usług tzw. klauzulę domniemania, iż pobrane dokumenty mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą - mówi ekspertka.
WZÓR DOKUMENTU: Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur >
Uwaga na datę wystawienia faktury
Co istotne, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. A to może mieć dodatkowe konsekwencje.
- Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF datą wystawienia będzie data jej przesłania do KSeF. To oznacza, że dla podatników wystawiających faktury walutowe pojawi się kilka aspektów, które będą wpływały na to jakiego kursu użyć dla celów przeliczenia podatku od towarów i usług. Jeśli podatnik używa kursu z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, to problem, kiedy faktura zostanie faktycznie przesłana do KSeF nie będzie miał znaczenia z punktu widzenia użytego kursu. Jeśli jednak podatnik wystawia fakturę, dla której obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, to kluczowe będzie, w jakiej dacie faktura zostanie wystawiona, czyli przesłana do KSeF - wyjaśnia Iwona Biernat-Baran.
Zobacz nagranie szkolenia w LEX: KSeF w kancelarii doradcy podatkowego – wyzwanie czy szansa? >
Jak się ustrzec przed odpowiedzialnością za cudze błędy
Eksperci zwracają też uwagę, że zmianę umów powinni rozważyć nie tylko przedsiębiorcy, ale również podmioty uprawnione do wystawiania faktur w imieniu klientów.
Jak podkreśla Agnieszka Piętak, właściciele biur rachunkowych powinni wdrożyć odpowiednie kroki, aby precyzyjnie ustalić zakres obowiązków i ustrzec się przed potencjalną odpowiedzialnością i konsekwencjami finansowymi.
- Jeśli biura rachunkowe zdecydują się na wystawianie faktur w imieniu klienta i ich wysyłkę do KSeF, istotne będzie stworzenie takich zapisów umownych, z których będzie jednoznacznie wynikać, że rola biura sprowadza się jedynie do technicznego wystawienia dokumentu faktury. Niezbędne jest to w celu ograniczenia odpowiedzialności biura za tzw. puste faktury, czyli dokumenty, które nie odzwierciedlają rzeczywistych operacji i zdarzeń gospodarczych - mówi ekspertka.
Sprawdź w LEX: Czy można korzystać z KSeF w przypadku faktur RR? >
Czytaj również: Wdrożenie KSeF a zakres obowiązków biur rachunkowych >>
Czy będzie przesuniecie terminu
Po wyborach znów pojawiają się jednak głosy dotyczące ewentualnego odroczenia nowych obowiązków. Tomasz Spłuszka z firmy OpenText zwraca uwagę, że można spodziewać się nacisków ze strony przedsiębiorców i organizacji branżowych, aby Ministerstwo Finansów rozważyło przesunięcie terminu wdrożenia KSeF. Argumentem jest brak aktów wykonawczych, które mają być udostępnione w IV kwartale 2023 r.
- Przedsiębiorcy wciąż oczekują na wydanie rozporządzenia, które sprecyzuje kwestie niezbędne do przygotowania firm na integrację procesów finansowych z KSeF. Jednym z istotnych zagadnień, które ma jeszcze zostać wyjaśnione, jest kwestia kodu weryfikacyjnego, inaczej kodu QR. Zaobserwowaliśmy też problemy z dostępem do środowiska testowego, które utrudniały prace nad rozwiązaniami do integracji z KSeF – mówi ekspert.
Czytaj też w LEX: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
