Już od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy będą obligatoryjnie odbierać i wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dokumenty będą odbierane bezpośrednio z systemu, a to oznacza duże zmiany w zakresie ich prawidłowego zaksięgowania. Przedsiębiorcy obawiają się zwłaszcza nieprawidłowości w zakresie weryfikacji i księgowania faktur zakupowych, na podstawie których będą m.in. rozliczać dane wydatki jako koszty uzyskania przychodów.
Trudniej będzie zweryfikować dokument od kontrahenta
Jak zaznacza Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski, członek prezydium Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF wielu przedsiębiorców będzie miało problem z weryfikacją faktur zakupowych, zwłaszcza w dużych organizacjach, które otrzymują ich setki czy tysiące miesięcznie.
- Problem wynika z faktu, że w KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego zbioru. Dotychczas nabywca otrzymywał fakturę np. mailem, z dodatkowymi załącznikami, jak np. protokół zaawansowania prac. Po wdrożeniu KSeF trudno będzie powiązać fakturę zakupową z konkretną umową, a także zweryfikować, czy kwota podane na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie. Księgowy może nie mieć informacji, że np. kontrahent, który wystawił fakturę na 8 tys. zł, powinien zgodnie z umową i stanem zaawansowania prac otrzymać 5 tys. zł. Podobnie trudna może być weryfikacja faktury pracowniczej (gdy np. pracownik kupi paliwo, a stacja benzynowa wystawi fakturę na firmę), ponieważ pracownik nie będzie już dostarczał faktur do księgowości. Dlatego należy mieć świadomość, że wielu przedsiębiorców będzie musiało przemyśleć obieg dokumentów w firmie – mówi Arkadiusz Łagowski.
Jak informuje Ministerstwo Finansów, nie jest możliwe dołączanie załączników do faktur ustrukturyzowanych. Istnieje natomiast możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji. Dodatkowe informacje można wpisać w polach "DodatkowyOpis", "DodatkoweInfo" lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny, poza KSeF.
- Rozwiązaniem, które pozwoli szybciej identyfikować faktury, może być porozumienie z kontrahentem, by oznaczał je w określony sposób w polu opisowym. Niektórzy zastanawiają się też nad tym, żeby przynajmniej czasowo utrzymać podwójny obieg dokumentów: fakturę będą wysyłać do KSeF, ale jednocześnie nadal będą wysyłać kontrahentowi mailem jej wizualizację wraz z załącznikami – dodaje Arkadiusz Łagowski.
Firmy nadal będą akceptować faktury
Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów, wyjaśnia, że po wdrożeniu KSeF przedsiębiorcy nadal będą akceptować faktury wystawione przez kontrahentów przed ich zaksięgowaniem, podobnie jak obecnie. Zmienią się narzędzia techniczne.
- Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury - wyjaśniał Krzysztof Rogowski podczas konferencji prasowej.
Anita Gołębiewska, dyrektor zarządzająca Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych, zaznacza w rozmowie z Prawo.pl, że KSeF zmieni też zasady współpracy biur rachunkowych z klientami w tak dużym stopniu, że konieczna stanie się też zmiana umów. Jej zdaniem bardzo istotne będzie doprecyzowanie obowiązków klientów i terminów ich wykonywania.
- Umowa powinna doprecyzować, w jakim terminie klient powinien potwierdzić, że akceptuję fakturę wystawioną przez kontrahenta. Na tej podstawie biuro rachunkowe może zaksięgować tę fakturę jako koszt uzyskania przychodu – wyjaśnia Anita Gołębiewska.
Czytaj również: KSeF zmusza biura rachunkowe do zmiany umów z klientami >>
Zdaniem ekspertów nowy system nie wyeliminuje jednak całkowicie tzw. faktur scam-owych. Przykładem są fałszywe dokumenty wystawione przez podmioty, które chcą wyłudzić od przedsiębiorcy zapłatę za rzekomą pomoc w rejestracji działalności gospodarczej czy za wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
-Tego w KSeF nie unikniemy. Niemiej jednak nie będzie to już anonimowe, jak dotychczas, ponieważ trzeba się w KSeF uwierzytelnić. Poza tym będzie istniała możliwość zgłoszenia faktury do administracji i taka faktura będzie oznacza w systemie jako SCAM. Jeśli więcej przedsiębiorców zgłosi takie faktury wystawiane przez dany NIP, to administracja odpowiednio się do tego odniesie, żeby wyeliminować ten proceder – dodaje Krzysztof Rogowski.
Ważny proces odbioru i obiegu faktur
Eksperci podkreślają, że nowy system będzie miał wpływ na wszystkie działy w firmie, nie tylko księgowość. Dlatego przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześniej przeprowadzić szkolenia.
Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP, zaleca przedsiębiorcom przeprowadzenie szczegółowej analizy biznesowej funkcjonujących w firmie procesów w zakresie wystawiania, odbioru i obiegu faktur. Chodzi o to, by zidentyfikować obszary wymagające zmian i ewentualne ryzyka, np. związane z brakiem odpowiednich pól w systemie firmy na wprowadzenie numeru KSeF faktury.
- Przykładem praktycznych problemów, którymi trzeba zarządzić, jest procesowanie wysyłki załączników do faktur, których nie będzie można przesyłać razem z fakturą w KSeF, obliczanie terminów płatności, gdyż termin wystawienia faktury będzie determinowany jej skutecznym przesłaniem do KSeF, czy przyporządkowanie faktur zakupowych z jednego zbioru do odpowiednich komórek w ramach firmy, a w szczególności rozliczanie wydatków pracowniczych, gdy pracownik nie otrzyma faktury w sklepie, ponieważ zostanie ona dostarczona poprzez KSeF. Wypracowanie właściwych rozwiązań wymaga wielu dyskusji i spotkań zespołu projektowego, w konsultacji z obszarami biznesowymi, komunikacji z klientami - mówi Janina Fornalik.
Arkadiusz Łagowski zaleca z kolei wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie zmian. Jak podkreśla, wdrożenie KSeF opiera się o trzy filary. Pierwszy to przygotowanie informatyczne w zakresie oprogramowania, drugi przygotowanie księgowe, które pozwoli odpowiednio wykazywać transakcje, a trzeci to organizacja w firmie całego procesu, który obejmie wszystkie działy, nie tylko IT i księgowy.
- Na pewno nie można zrzucać przygotowań tylko na informatyków i księgowych. Warto – zwłaszcza w dużych organizacjach – wyznaczyć osobę, która będzie koordynować cały proces - mówi Arkadiusz Łagowski.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
