Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie już 1 lipca 2024 roku. Oznacza to ogromne zmiany nie tylko dla przedsiębiorców, ale także dla biur rachunkowych.
- KSeF zmieni zasady współpracy biur rachunkowych z klientami w tak dużym stopniu, że konieczna stanie się też zmiana umów. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której biura przejmą obowiązki klientów związane z wystawianiem i odbieraniem faktur, jak też sytuacji, w których klienci będą samodzielnie wystawiać i odbierać faktury – mówi Anita Gołębiewska, dyrektor zarządzająca Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych.
Jak wskazuje Marcin Zarzycki, adwokat, doradca podatkowy, partner zarządzający w Kancelarii LTCA, możliwe są trzy modele współpracy biur rachunkowych z klientami:
- biuro wystawia i wysyła faktury do KSeF,
- klient wystawia faktury, a biuro wysyła do KSeF,
- klient sam wysyła i wysyła faktury do KSeF,
-Rekomendujemy biurom rachunkowym tryb trzeci, w którym to klient samodzielnie wystawia i wysyła faktury do KSeF. Pozostałe dwa tryby odradzamy ponieważ stwarzają dla biur większe ryzyko. Klienci mogą przecież skorzystać z bezpłatnych narzędzi wysyłki faktur do KSeF oferowanych przez Ministerstwo Finansów - mówi Marcin Zarzycki.
Czytaj w LEX:
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – studia przypadku >
Kluczowe doprecyzowanie obowiązków i terminów
Anita Gołębiewska zaznacza, że bardzo istotne będzie doprecyzowanie w umowie obowiązków klientów i terminów ich wykonywania. Dotyczy to m.in. akceptacji faktur zakupowych. W KSeF faktury trafiają do jednego zbioru, bez załączników w postaci np. umów czy protokołów ich wykonania. Księgowi mogą zostać postawieni w bardzo trudnej sytuacji, jeśli klient nie potwierdzi w terminie, że akceptuje fakturę wystawioną przez kontrahenta i że wynikająca z niej kwota stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu.
-Jeśli biuro zaksięguje takie koszty, a klient stwierdzi następnie, że ich nie akceptuje, to odpowiedzialność zapłatę odsetek leży po stronie biura rachunkowego. Dlatego umowa powinna doprecyzować, w jakim terminie klient powinien potwierdzić, że akceptuję fakturę wystawioną przez kontrahenta. Na tej podstawie biuro rachunkowe może zaksięgować tę fakturę jako koszt uzyskania przychodu – wyjaśnia Anita Gołębiewska.
Czym innym jest natomiast odpowiedzialność biura, gdy to pracownik nie dopilnuje danego terminu, co ma określone konsekwencje finansowe. Wówczas to on ponosi odpowiedzialność.
Czytaj w LEX: Należyta staranność w biurze rachunkowym >
Ryzyko biura, które wystawia faktury za klienta
Anita Gołębiewska zaznacza, że największe ryzyko dla księgowych może powstać w sytuacji, gdy będą wystawiać i odbierać faktury za klientów. Dotychczas wystawiane przez biura rachunkowe faktury nie były podpisywane. W KSeF będzie inaczej, gdyż za wysłanie danego dokumentu do systemu odpowiada konkretna osoba, np. pracownik biura.
-Trudno będzie w sytuacji wyłączyć odpowiedzialność biura rachunkowego – ostrzega dyrektor zarządzająca OSCBR.
Na problem zwraca też wcześniej uwagę Leszek Lewandowicz, sekretarz Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, doradca podatkowy. - Biuro powinno precyzyjnie ustalić zakres swoich obowiązków, a także granice odpowiedzialności. Zakładam, że biuro otrzyma informacje dotyczące faktury, ale nie będzie w stanie ocenić, czy ta faktura potwierdza rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Dlatego powinno zastrzec, że odpowiada tylko za stronę formalną wystawianych faktur - uważa Leszek Lewandowicz.
Czytaj też w LEX: Jak zdobywać klientów z polecenia do biura rachunkowego? >
Czyta więcej: Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF biura rachunkowe będą musiały zmienić umowy >>
Odpowiednie sformułowanie umowy może ograniczyć ryzyko
- Jeśli biuro zdecyduje się na pierwszy lub drugi tryb współpracy, powinno doprecyzować w umowie, że wykonuje czynność techniczną wystawienia i wysyłki faktur do KSeF na wyraźne polecenie klienta. Nie spowoduje to automatycznego wyłączenia odpowiedzialności za nieprawidłowości, np. za wystawienie pustej faktury. Jednak w razie sporu może to spowodować odejście od wymierzenia kary lub wyraźne jej zmniejszenie – mówi Marcin Zarzycki.
Na kwestię sformułowania umowy zwraca też uwagę dr Jacek Matarewicz, adwokat, doradca podatkowy, partner w Kancelarii Ożóg Tomczykowski.
- Dzięki odpowiedniemu sformułowaniu postanowień umowy można znacznie ograniczać ryzyka z perspektywy biura rachunkowego. Powinno z niej wynikać m.in. że księgowy przyjmuje informacje będące podstawą wystawienia faktury za prawidłowe na podstawie oświadczenia klienta, a jego rola ogrania się do technicznego wystawienia faktury, w szczególności, że biuro rachunkowe nie weryfikuje przekazanych mu przez klienta informacji o przedmiocie świadczenia, klasyfikacji towaru lub usługi, warunków dostawy, ubezpieczenia transportu, daty zdarzenia, ceny etc. – mówi dr Jacek Matarewicz.
Wyjaśnia, że kwestię odpowiedzialności księgowego na gruncie kodeksu karnego skarbowego reguluje art. 9 par 3 KKS. Zgodnie z tym przepisem, za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi przedsiębiorcy. Dodatkowo, Kodeks karny regulujący zasady odpowiedzialności za przestępstwa powszechne wprowadza bardzo surowe kary m.in. za wystawienie lub posłużenie się fakturą niedokumentującą rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Decydującym czynnikiem jest to, czy księgowemu można przypisać winę w popełnieniu czynu i czy miała zamiar popełnienia przestępstwa. Duże znaczenie mają tu postanowienia umowy.
Sprawdź również książkę: VAT. Komentarz 2023 >>
Pytanie, czy wzrosną ceny
Anita Gołębiewska podkreśla, że przy zmianie umów należy zwrócić uwagę także na inne aspekty.
Zgodnie z przepisami, faktury w KSeF będą archiwizowane przez 10 lat. Jednak część dokumentów, takich jak np. umowy o pracę czy umowy z kontrahentami, pozostaną poza KSeF. Warto doprecyzować w umowie, by klienci dostarczali księgowym dokumenty w formie elektronicznej i by po zakończeniu okresu rozliczeniowego były archiwizowane przez klientów. Przechowywanie ich przez biura może być ryzykowne, np. w razie cyberataków.
-W umowach należy zawrzeć zapis, że biuro nie bierze odpowiedzialności za konsekwencje wynikające z ewentualnych awarii oraz opóźnień w działaniu systemu KSeF - dodaje ekspertka.
Zobacz nagranie szkolenia: KSeF w kancelarii doradcy podatkowego – wyzwanie czy szansa? >
Pojawia się też pytanie, jak zmiana przepisów wpłynie na ceny.
-Na razie trudno na nie odpowiedzieć. Co prawda dzięki automatyzacji księgowi będą w dłuższym okresie mniej pracy, ale w początkowym etapie wdrożenia KSeF tej pracy będzie więcej. Poza tym wzrośnie poziom ryzyka i - co za tym idzie - odpowiedzialność po stronie księgowych, także w zakresie cyberbezpieczeństwa. Efektem może być więc wzrost cen - mówi Anita Gołębiewska.
Czytaj też w LEX: Malinowski Dariusz M., Przyszłość paragonów stanowiących faktury uproszczone w aspekcie wprowadzenia KSeF >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
