Służbowa podróż elektrykiem bez limitu w kosztach - zmiana stanowiska KAS

Szef Krajowej Administracji Skarbowej zmienił z urzędu interpretację dotyczącą rozliczenia kosztów z tytułu podróży służbowej pojazdem elektrycznym będącym własnością pracownika. Uznał, że w momencie, gdy pracownik wykorzystuje do podróży służbowej własny samochód elektryczny, hybrydowy lub napędzany wodorem, to cała kwota zwrotu kosztów przejazdu może być wliczona w koszty uzyskania przychodu na zasadach ogólnych. W obecnym stanie prawnym przepisy nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe.

Szef KAS w piśmie z 18 stycznia 2026 r. (nr  DOP12.8221.45.2025) w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 r. (nr 0114 KDIP22.4010.211.2023.1.IN) wydanej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, zmienił z urzędu ww. interpretację.

Pytanie o rozliczenie kosztów

Sprawa dotyczyła uczelni będącej akademicką uczelnią publiczną. Jej pracownicy wykonywali obowiązki służbowe poza siedzibą uczelni lub stałym miejscem pracy zarówno na terytorium kraju jak i poza nim. W związku z tym, wnioskodawca chciał umożliwić pracownikom odbywanie takich podróży z użyciem ich prywatnych pojazdów elektrycznych, hybrydowych lub napędzanych wodorem (niebędących własnością wnioskodawcy).

Wobec tego, wnioskodawca rozpoczął pracę nad aktualizacją wewnętrznych regulacji, aby umożliwić zwrot kosztów podróży służbowych pracownikom korzystającym z prywatnych samochodów o napędzie innym niż spalinowy. W tym celu, Uczelnia ustaliła stawkę za 1 kilometr przebiegu takiego pojazdu, przy czym wysokość tej stawki w dokumentach wewnętrznych nie przekroczyła obowiązującej w Polsce wartości określonej dla samochodów spalinowych o pojemności silnika do 900 cm3.

Uczelnia zwróciła się do DKIS z pytaniem, czy wydatki przez nią ponoszone w związku z wypłatą zwrotów kosztów przejazdów pracownikom odbywającym podróże służbowe mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. DKIS potwierdził prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy wskazując, że Uczelnia będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane ze zwrotem kosztów przejazdów pracowników, ale musi przy tym uwzględnić limit wynikający z obowiązującego Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: „Rozporządzenie”). DKIS przychylił się do stanowiska Uczelni potwierdzając możliwość zaliczenia zwrotów kosztów, ale przy jednoczesnym zastosowaniu stawki przewidzianej dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm3.

Szef KAS zmienia interpretację 

Szef KAS uzasadniając zmianę stanowiska DKIS pochylił się nad art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: UPDOP). Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

• a)       w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• b)      w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wyżej przywołany artykuł określa maksymalne kwoty, jakie pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przy zwrocie wydatków pracownikom za podróże służbowe. W myśl tego przepisu, podatnik może zaliczyć wydatki jedynie do określonej wysokości, o których mowa w odrębnych przepisach – tutaj: Rozporządzenie.

Zgodnie zaś z §2 pkt 1 Rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż: 1)   dla samochodu osobowego:

• a)       o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,
• b)      o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł.

Zwrócić należy przy tym uwagę, że Rozporządzenie określa zasady zwrotu kosztów podróży służbowych tylko dla samochodów spalinowych i ustala ich wysokość w zależności od pojemności silnika, co podkreślił też organ zmieniający interpretację.

Szef KAS uznał, że stanowisko Uczelni przedstawione we wniosku jest prawidłowe a wydatki spełniają warunki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów bowiem zostały poniesione w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych i obowiązek ich zwrotu wynika z ustawy Kodeks pracy. Podkreślił jednak przy tym, że nie mają tutaj zastosowania limity z art. 16 ust. 1 pkt 3 UPDOP, o których wspomniał DKIS.  W uzasadnieniu wskazał, że odrębne przepisy, do których odwołuje się ustawodawca, w obecnym stanie prawnym nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe i wobec tego wydatki z tego tytułu mogą zostać zaliczone w całości do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych zgodnie z art. 15 ust. 1 UPDOP.