Parlament zakończył w piątek prace nad nowelizacją ustawy o VAT, wprowadzającą obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 r. Sejm głosował nad stanowiskiem Senatu, który sprzeciwiał się nowelizacji. Senackie weto zostało jednak odrzucone. Ustawa wejdzie zatem w życie w kształcie przyjętym przez Sejm. Czeka już tylko na podpis prezydenta.
Zgodnie z ustawą obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. i będzie oznaczać konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych (poprzez KSeF) przez ponad 1,7 mln podatników VAT czynnych. Dla podatników zwolnionych z VAT wystawianie faktur w tej formie będzie obowiązkowe później - od 1 stycznia 2025 r. W sposób tradycyjny (dotychczasowy) będą nadal wystawiane faktury na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, czyli na rzecz konsumentów.
Czytaj w LEX: E-faktury i Krajowy System e-Faktur >
Zanim ustawa wejdzie w życie, warto wprowadzić zmiany
- KSeF przyniesie podatnikom pewne ułatwienia, jednak będą one odczuwalne dopiero za ok. 2-3 lata. We wcześniejszym okresie pojawia się bardzo wiele wyzwań. Dlatego pilnie potrzebna jest m.in. bardzo szeroka kampania informacyjna, by wszyscy podatnicy zdążyli się dobrze przygotować - mówi Leszek Lewandowicz ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
- Uważam też, że zanim przepisy o KSeF wejdą w życie, warto jeszcze przeanalizować je i wprowadzić w nich pewne zmiany. Jest jeszcze czas, żeby pewne rzeczy przemyśleć, poprawić czy wyjaśnić. Niekiedy może być konieczna zmiana przepisów, a niekiedy wystarczą objaśnienia podatkowe ministra finansów – dodaje Leszek Lewandowicz.
Sprawdź w LEX: Czy data przesłania faktury do KSeF ma wpływ na powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy? >
Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów, zapowiada, że kampania informacyjna planowa jest po finalizacji prac legislacyjnych. Obejmie m.in. webinary i spotkania z przedstawicielami poszczególnych branż. Poinformował też, że obecnie ok. 1000 podmiotów dobrowolnie wystawia faktury w KSeF. - Podmioty te zwracały się do nas z różnymi sugestiami zmian i te sugestie zostały uwzględnione - mówi Krzysztof Rogowski.
Jego zdaniem powszechne e-fakturowanie przyniesie podatnikom wiele korzyści podatkowych i biznesowych jak m.in. automatyzacja procesów księgowych i zmniejszenie liczby kontroli.
Czytaj w LEX: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >
Problem z fakturami konsumenckimi
Według Leszka Lewandowicza jednym z największych wyzwań dla sprzedawców będzie właściwa identyfikacja klientów. Problem będzie dotyczył zwłaszcza wystawiania faktur dla rolników ryczałtowych i osób, które uzyskują przychody z najmu nieruchomości (z tzw. najmu prywatnego).
-Niejako automatycznie przyjmuje się, że podatnik posługuje się NIP i w takiej sytuacji sprzedawca powinien wystawić fakturę w KSeF. Tymczasem rolnicy ryczałtowi co do zasady nie posiadają NIP, a są podatnikami w rozumieniu przepisów VAT. Rolnik ryczałtowy to z jednej strony podatnik, dla którego przewidziano procedurę szczególną, a jednocześnie sprzedaż na jego rzecz musi być zarejestrowana na kasie fiskalnej. To oznacza, że sprzedawca będzie musiał wystawić dla niego fakturę w KSeF do paragonu – mówi Leszek Lewandowicz.
Inny problem wynika z faktu, że nie wszyscy podatnicy poradzą sobie z nowymi obowiązkami i biura rachunkowe zaczną świadczyć nowe rodzaje usług, np. wystawiać faktury za klientów. Warto więc sprawdzić, czy dostępne na rynku ubezpieczenia obejmują czynności usługowego wystawiania faktur. Będzie to oznaczać konieczność zmiany umów z klientami oraz może przełożyć się na wzrost cen usług.
Zobacz w LEX: Nowy Klient w biurze rachunkowym - szkolenie od A do Z >
Czytaj również: Faktury konsumenckie poza KSeF skomplikują rozliczenia >>
Mało czasu na przygotowania
Mimo iż do wejścia w życie przepisów zostało jeszcze 11 miesięcy, to według ekspertów, przygotowania trzeba zacząć już teraz.
- Mam nadzieję, że te 11 miesięcy, które pozostały do wejścia w życie przepisów, wystarczy, aby się dobrze przygotować. Pierwszym krokiem jest cyfryzacja wymiany danych wewnątrz organizacji czyli pozbycie się „papierowego” modelu obsługi faktur - mówi Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
I zaznacza, że powszechne fakturowanie elektroniczne niesie wiele korzyści, przyśpiesza i pozwala na automatyzowanie obsługi faktur, wymaga jednak dobrego przygotowania merytorycznego, organizacyjnego, technicznego, wymaga też dostosowania oprogramowania - na to jednak potrzeba czasu.
Czytaj w LEX: Należyta staranność w biurze rachunkowym >
- Warto już teraz zacząć testować system, żeby nie obudzić się z problemem, gdy fiskus będzie mógł sprawdzić właściwie każdą fakturę online w czasie rzeczywistym. A za błędy lub omijanie systemu będą groziły kary, które mogą wynosić nawet 100 proc. wartości wykazanego podatku z faktury albo 18,7 proc. całej faktury w przypadku faktury bez wykazanego podatku. Takie konsekwencje będą wyciągane wobec podatników od 1 stycznia 2025 r. - mówi Natalia Stoch-Mika, radca prawny i doradca podatkowy z Kancelarii NSM LEGAL & TAX.
Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >
Problemy w okresie przejściowym
Dr Jacek Matarewicz, adwokat, doradca podatkowy, partner w Kancelarii Ożóg Tomczykowski, zwraca uwagę na inny problem. Chodzi o wystawianie faktury w okresie przejściowym w KSeF i poza systemem. - Przykładowo, paragony fiskalne z NIP do kwoty 450 zł (lub 100 euro), a także inne faktury uproszczone wystawiane w postaci papierowej lub elektronicznej, będą jeszcze przez pół roku od dnia wejścia w życie ustawy uznawane za faktury uproszczone – mówi dr Jacek Matarewicz.
Czytaj w LEX: VAT 2023 - przewodnik po zmianach >
Przypomnijmy, że obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych (B2G). Obowiązek wystawiania e-faktur będą mieli podatnicy posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (tylko w zakresie, w jakim to stałe miejsce uczestniczy w transakcji objętej fakturą). Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące.
Kary pieniężne za nieprawidłowości przy wystawianiu e-faktur będą stosowane dopiero po pół roku obowiązywania e-fakturowania przez KSeF, czyli od 1 stycznia 2025 r.
Czytaj w LEX: Jak zdobywać klientów z polecenia do biura rachunkowego? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
