Monika Pogroszewska: Jak ocenia Pan stan przygotowania podatników do wdrożenia obligatoryjnego KSeF? Czy będzie to dla nich proste zadanie?

Leszek Lewandowicz: Podatnicy nie są przygotowani do obligatoryjnego stosowania KSeF od 1 lipca 2024 r. To ogromne wyzwanie, przede wszystkim organizacyjne i techniczne, a także prawne i … finansowe. Podatnicy muszą odpowiednio wdrożyć wymagania wynikające z przepisów. Najpierw należy przemyśleć (zaprojektować) obieg dokumentów, zwłaszcza wystawianych faktur, dostosowując go do rodzajów wykonywanych transakcji, a także kategorii nabywców. Łatwiejszym zadaniem powinno być zorganizowanie obiegu faktur i dokumentów odbieranych.

Następnie konieczne jest wybranie odpowiednich narzędzi informatycznych, a także sprzętu oraz wdrożenie tych rozwiązań – samodzielne lub z pomocą firm zewnętrznych. To musi kosztować i będzie kosztować. Wdrożenie KSeF będzie więc dużym obciążeniem dla podatników. Dalsze funkcjonowanie KSeF też będzie kosztować.

Czytaj również: ​KSeF a zmiana umów biur rachunkowych - Prawo.pl >>

Jakie to będą koszty?

Nie spotkałem się z analizami dotyczącymi kalkulacji korzyści i kosztów związanych z KSeF. O kosztach po prostu się nie mówi, a korzyści są przedstawiane bardzo ogólnie, w formie opisowej: postęp, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, łatwość audytu, a nawet ochrona środowiska dzięki ograniczeniu drukowania faktur.

Czy działania informacyjne ze strony Ministerstwa Finansów i administracji skarbowej są wystarczające?

Nie. Ministerstwo Finansów nie potrafiło wykorzystać tego, że od 2022 r. działa dobrowolny KSeF. Dużym zaniechaniem był brak szerokiej kampanii informacyjno-instruktażowej, która mogła zachęcić podatników do korzystania z tego systemu. Pewnym usprawiedliwieniem może być to, że w 2022 r. podatnicy i księgowi zmagali się z Polskim Ładem, a MF dzielnie rozwiązywało problemy, które samo stworzyło, i nikt nie miał czasu zajmować się KSeF. 

Po uchwaleniu w połowie 2023 r. obecnych przepisów, także doszło do opóźnień i zaniechań.

Przepisy wykonawcze są dopiero przygotowywane (np. rozporządzenie dotyczące prowadzenia ewidencji VAT).

Nadal nie ruszyła szeroka kampania informacyjna, urzędy skarbowe nie potrafią udzielić potrzebnych informacji, a na stronie internetowej MF znajdujemy głównie materiały skierowane do firm tworzących oprogramowanie komercyjne (np. struktura logiczna e-Faktury). Dla „zwykłego” podatnika udostępniono kilka bardzo ogólnych prezentacji w formie video oraz zbiór ponad 100 wybiórczych pytań z odpowiedziami. Niestety, są one z reguły lakoniczne i nie wyjaśniają, jak rozwiązać wiele kluczowych problemów lub wątpliwości, a przy tym części problemów w nich nie podniesiono.

Nie przygotowano też kompleksowego podręcznika poświęconego KSeF, ani objaśnień podatkowych zabezpieczających podatników. Nie chodzi przy tym wyłącznie o zabezpieczenie przed konsekwencjami prawnymi błędnego zastosowania przepisów, ale także przed niepotrzebną pracą i wydatkami. Forma informowania przyjęta przez MF pozwala w każdej chwili zmienić lub usunąć odpowiedź, a wtedy może się okazać, że podatnik wprowadził rozwiązania, które będzie musiał na swój koszt dostosować do aktualnych wymagań.

Brak kompleksowych wyjaśnień ze strony MF powoduje też, że podatnicy obecnie wdrażający KSeF muszą się kierować własnym wyczuciem i niekiedy popełniają kosztowne błędy.

Jakie rozwiązania powinno przyjąć teraz Ministerstwo Finansów, by wdrożenie KSeF było jak najmniej skomplikowane i uciążliwe?

KSeF jest wielkim wyzwaniem i trudno było oczekiwać, że od razu uda się stworzyć idealne rozwiązania, które nie budzą zastrzeżeń i nie wymagają korekt. Po to jednak stosuje się odpowiednie vacatio legis, by można było przepisy dopracować, zanim wejdą w życie.

To jest czas, w którym należy ponownie rzetelnie przeanalizować uchwalone przepisy, uwzględniając uwagi zgłaszane przez ekspertów. Trzeba także przeprowadzić symulację zastosowania tych regulacji w praktycznych sytuacjach. Zakładam, że wówczas MF samo dostrzeże potrzebę poprawienia części przepisów.

 

POLECAMY

Czy Pana zdaniem należy rozważyć nowelizację przepisów, czy wystarczy akcja informacyjna?

Szybkie tempo prac nad projektem ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF spowodowało, że niektórych zgłaszanych uwag po prostu nie uwzględniono. Ponadto Senat odrzucił ustawę w całości, nawet nie proponując poprawek. Na stanowisko Senatu wpłynęły m.in. zastrzeżenia dotyczące zgodności niektórych przepisów z Konstytucją RP. O ile niejasności dotyczące interpretacji przepisów można próbować rozstrzygnąć w formie objaśnień podatkowych ministra finansów, o tyle przepisy niezgodne z Konstytucją trzeba poprawić. W opinii z 7 lipca 2023 r. Biuro Legislacyjne Kancelarii Senatu wskazywało m.in., że wzór faktury ustrukturyzowanej nie został ustalony w formie rozporządzenia bądź ustawy, tylko – zgodnie z uchwalonymi przepisami – ma być udostępniony na „elektronicznej platformie usług administracji publicznej”. 

Obawiam się, że jeszcze kilka innych przepisów wymaga nowelizacji. Potrzebna jest też zmiana filozofii KSeF – powinien to być system przyjazny dla podatnika, łatwy w obsłudze, dający mu namacalne korzyści. W obecnym wydaniu jest to narzędzie, które ma służyć przede wszystkim administracji skarbowej, wprowadzane bez liczenia się z podatnikami.

Niezależnie od powyższych działań, potrzebne jest jak najszybsze podjęcie szerokiej akcji informacyjnej, która przybliży KSeF podatnikom. Przepisy oraz rozwiązania techniczne (informatyczne) można w międzyczasie dopracowywać, ale należy pilnie uświadomić podatnikom, czym jest KSeF, jak działa, jak powinni się przygotować do wdrożenia nowych rozwiązań.

Czy organizacje zrzeszające księgowych planują wystąpienie do MF w sprawie problemów związanych z wdrożeniem KSeF?

Decyzje dotyczące dalszych losów KSeF będzie podejmować nowe kierownictwo MF, które prawdopodobnie poznamy w połowie grudnia br. Będzie wtedy możliwe ponowne, obiektywne spojrzenie na KSeF. Zasadne będzie też wówczas przekazanie uwag, zastrzeżeń i propozycji rozwiązania pojawiających się problemów. Niezależnie od tego, kto przygotował KSeF, odpowiedzialność za to, jak działa ten system spadnie po 1 lipca 2024 r. na przyszłego ministra finansów.

Należy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy lepiej wprowadzać rozwiązania zawierające błędy i dopiero później je poprawiać, czy jednak lepiej najpierw poprawić błędy, by wprowadzić dopracowane już rozwiązanie.

Czy w tej sytuacji nie lepiej było odłożyć wdrożenie obligatoryjnego KSeF?

Osobiście jestem zwolennikiem dokonania niezbędnych poprawek przed 1 lipca 2024 r. Jeśli jednak bliski termin nie daje gwarancji prawidłowego wdrożenia systemu, to lepiej go przesunąć.

Całkowita rezygnacja z KSeF nie jest przy tym uzasadniona. Nie chodzi wyłącznie o szeroko rozumiany postęp i cyfryzację, ale także o rozwiązania projektowane na poziomie Unii Europejskiej. Komisja Europejska pracuje nad propozycją zmian (pakiet „VAT in the Digital Age”), mających na celu m.in. dostosowanie rozliczeń VAT do wyzwań ery cyfrowej. W ciągu kilku lat obowiązek stosowania e-faktur może wynikać z przepisów unijnych. Warto więc spojrzeć na KSeF także z tego punktu widzenia.