Napisaliśmy niedawno o publikacji oczekiwanej decyzji wykonawczej Rady Unii Europejskiej, która pozwala Polsce wprowadzić obowiązek wysyłania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Z dokumentu wynika, że Rada przychyliła się do wniosku, upoważniając Polskę do wprowadzenia obowiązkowych e-faktur od 1 stycznia 2024 r., w miejsce pierwotnie wnioskowanego 1 kwietnia 2023 r. Zmiana terminu wnioskowanego przez Ministerstwo Finansów jest odpowiedzią na sygnały od firm, że potrzebują one więcej czasu, żeby zdążyć przygotować się do nowych obowiązków. Dobrowolne korzystanie z KSeF możliwe jest już od początku 2022 r. Firmy mogą też testować nowy system. Zapytaliśmy Ministerstwo Finansów o zainteresowanie KSeF.
Czytaj więcej: Krajowy System e-Faktur – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >>>
860 wystawionych faktur
- Na środowiskach testowych odnotowaliśmy 1 109 764 uwierzytelnień w systemie oraz 14 630 001 wystawionych faktur testowych. Część firm testuje nie tylko środowisko testowe, ale i środowisko produkcyjne, więc nie zamyka w nim całej sesji i nie wystawia faktury ustrukturyzowanej – odpowiedział resort finansów.
Wskazał również, że, jeśli chodzi o statystyki na środowisku produkcyjnym, to według stanu na 27 czerwca br. odnotowano 2727 uwierzytelnień i 860 wystawionych faktur przez 41 podmiotów. - Szacowaliśmy, że w ciągu roku zainteresowanie wystawianiem faktur w KSeF może wyrazić około 10 proc. podmiotów. Sygnały płynące od przedsiębiorców potwierdzają, że mają oni własne harmonogramy wdrożenia KSeF, które – z uwagi na zmianę planowanego terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF z drugiego kwartału 2023 roku na rok 2024 – mogą ulec zmianie – zaznacza MF.
Sprawdź też: Noty korygujące - komentarz praktyczny >>>
Odroczenie obowiązkowych e-faktur to prezent dla podatników
Radomir Szaraniec, doradca podatkowy, uważa, że w roku burzliwych zmian podatkowych, wywołanych wprowadzeniem Polskiego Ładu i jego kolejnych aktualizacji, odroczenie terminu wprowadzenia KSeF do 1 stycznia 2024 r. jest niewątpliwie prezentem dla podatników, doradców podatkowych, biur rachunkowych oraz służb księgowych. - Przytoczone przez ministerstwo liczby uwierzytelnień, a w szczególności ilość wystawionych testowych faktur pokazują, że w istocie nie mamy do czynienia ze szturmem testowym. Większość przedsiębiorców jest zbyt zaabsorbowana wdrażaniem kolejnych zmian wywołanych nowelizacjami przepisów podatkowych – komentuje nasz rozmówca.
Czytaj też: Faktura uproszczona krok po kroku >>>
Jest więc szansa, że dodatkowy rok na testowanie i wdrożenie KSeF pozwoli zatem na przygotowanie działającego systemu, odpornego na różnego rodzaju zagrożenia. Przede wszystkim zaś pozwoli podatnikom i producentom oprogramowania na poprawne zintegrowanie programów do fakturowania z KSeF.
- Sprzedawcy bardzo często mają zintegrowane systemy, a programy do fakturowania połączone są z programami do prowadzenia gospodarki magazynowej, czy systemami rozliczania czasu pracy. Te systemy muszą być dostosowane do eksportu faktur bezpośrednio do KSeF. Jakiekolwiek problemy na styku KSeF i systemów księgowych u przedsiębiorców mogą powodować u nich ogromne straty – wskazuje Radomir Szaraniec. Podaje też przykład otrzymanej niedawno faktury z serwisu za przegląd auta. Zawierała tylko 18 pozycji, jednak część z nich dotyczyła rozliczenia czasu pracy serwisantów, a część zużytych części.
- Nie wyobrażam sobie wprowadzenia takiej faktury do KSeF ręcznie, przez pracownika serwisu – twierdzi ekspert. Najistotniejsze jednak wydaje się zapewnienie technicznych możliwości funkcjonowania KSeF przez 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę. Jakakolwiek awaria serwerów, problemy z certyfikatami, logowaniem i korzystaniem z KSeF będą powodowały wymierne straty.
Zobacz również: Obowiązkowe e-faktury coraz bliżej >>
System wymaga poprawek
System w obecnej fazie wymaga istotnego dopracowania. Obserwacje praktyków pokazują, że nie działa na przykład tak jak należy procedura nadawania uprawnień dostępu za pomocą formularzy ZAW-FA. Pojawiają się też problemy z uwierzytelnieniem za pomocą profilu zaufanego. Nie wiadomo również, czy system jest przygotowany na zmiany osoby uprawnionej do zarządzania przedsiębiorstwem podatnika np. zarządcy sukcesyjnego, syndyka lub zarządcy przymusowego w postępowaniu egzekucyjnym z przedsiębiorstwa. Czy w takiej sytuacji podatnik będzie musiał nadać takiej osobie uprawnienia, co w przypadku zarządu sukcesyjnego wprowadzonego przez spadkobierców w ciągu dwóch miesięcy od śmierci podatnika będzie zasadniczo niemożliwe. Czy będzie jakaś procedura uwierzytelniająca dla takich osób? Ministerstwo Finansów musi to doprecyzować.
Sprawdź też: Czy data przesłania faktury do KSeF ma wpływ na powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy? >>>
Sprawdź tez: Czy pola "przed korektą" i "po korekcie" są obowiązkowe? Mowa o fakturze korygującej ilość lub wartość >>>
Do korzystania z KSeF trzeba się przygotować
Do korzystania z KSeF firmu muszą także skrupulatnie się przygotować. Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, zwraca uwagę, że konieczne będzie wprowadzenie nowych i modyfikacja istniejących procedur wewnętrznych, np. w zakresie nadawania i odbioru uprawnień do KSeF, weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF i ponownej ich wysyłki. - Trzeba pamiętać, że organy podatkowe będą mieć wgląd w każdą fakturę przesłaną do systemu, nie będzie możliwości jej wycofania czy anulowania. W przypadku tzw. wysyłki wsadowej, czyli wysyłki paczek faktur, wystarczy błąd w jednej fakturze, aby cała paczka została odrzucona – zauważa nasza rozmówczyni.
Jej zdaniem, już na podstawie obecnie funkcjonującego systemu dobrowolnego można wskazać szereg kwestii problematycznych. Przykładem takim jest chociażby data wystawienia faktury, która jest pierwotnie wpisana w momencie przygotowania e-faktury w systemie firmy. Jednak nie zawsze jest ona zgodna z datą wystawienia określoną w przepisach jako data przesłania faktury do KSeF.
Problem może dotyczyć również dużych grup międzynarodowych. W wielu grupach korzysta się z ujednoliconego oprogramowania do wystawiania faktur, powiązanego z innymi systemami obowiązującymi w grupie i narzuconego przez zagraniczną spółkę matkę. Nierzadko są to również rozwiązania autorskie. Polskie spółki należące do tych grup będą musiały znaleźć sposób na zintegrowanie swoich systemów z KSeF.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
