Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie mogło stać się w Polsce obowiązkowe od 1 kwietnia 2023 r. przez okres trzech lat, z możliwością przedłużenia. Jest już na to zgoda Komisji Europejskiej. Najwcześniejszy termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF przypada zatem na drugi kwartał przyszłego roku.

 

 

Do korzystania z KSeF trzeba się przygotować

Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, zwraca uwagę, że konieczne będzie wprowadzenie nowych i modyfikacja istniejących procedur wewnętrznych, np. w zakresie nadawania i odbioru uprawnień do KSeF, weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF i ponownej ich wysyłki. - Trzeba pamiętać, że organy podatkowe będą mieć wgląd w każdą fakturę przesłaną do systemu, nie będzie możliwości jej wycofania czy anulowania. W przypadku tzw. wysyłki wsadowej, czyli wysyłki paczek faktur, wystarczy błąd w jednej fakturze, aby cała paczka została odrzucona – zauważa nasza rozmówczyni.

Czytaj więcej: Krajowy System e-Faktur – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >

Jej zdaniem, już na podstawie obecnie funkcjonującego systemu dobrowolnego można wskazać szereg kwestii problematycznych. Przykładem takim jest chociażby data wystawienia faktury, która jest pierwotnie wpisana w momencie przygotowania e-faktury w systemie firmy. Jednak nie zawsze jest ona zgodna z datą wystawienia określoną w przepisach jako data przesłania faktury do KSeF.

Problem może dotyczyć również dużych grup międzynarodowych. W wielu grupach korzysta się z ujednoliconego oprogramowania do wystawiania faktur, powiązanego z innymi systemami  obowiązującymi w grupie i narzuconego przez zagraniczną spółkę matkę. Nierzadko są to również rozwiązania autorskie. Polskie spółki należące do tych grup będą musiały znaleźć sposób na zintegrowanie swoich systemów z KSeF.

Zobacz również: Obowiązkowe faktury elektroniczne dołożą pracy działom księgowości i rozliczeń >>

ZAW-FA (1) Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur - POBIERZ WZÓR >

E-fakturowanie to także korzyści dla firm

Przedsiębiorcy mają nadzieję, że zanim korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, wskazane wątpliwości zostaną wyeliminowane. Zwłaszcza, że – jak uważają – przejście na faktury elektroniczne samo w sobie nie musi być złe. Jednym z argumentów może być fakt, że przejście na elektroniczne fakturowanie w firmie, w której przez dział księgowości przechodzi średnio 100 faktur dziennie, oznacza oszczędność nawet 2 tysięcy godzin rocznie, czyli jednego etatu.

- Nasze doświadczenie pokazuje, że wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów cieszą się na polskim rynku rosnącym zainteresowaniem. Faktury to niezmiennie jeden z najchętniej i najczęściej digitzalizowanych typów dokumentów. Dzięki KSeF wprowadzony zostanie powszechny standard zapisu faktur, a to umożliwia w pełni elektroniczne przesyłanie ich między firmami i otwiera drogę do pełniejszej automatyzacji procesu rejestracji i obsługi tych dokumentów. Z naszych szacunków wynika, że w firmach, które właściwie wykorzystają uruchomienie KSeF, koszty obsługi faktur spadną wielokrotnie – mówi Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.

 

 

 

Jeden format e-faktur uprości rozliczenia

Chodzi m.in. o fakt, że cyfryzacja faktur to także oszczędność czasu i pieniędzy. Wystawianie i przesyłanie elektronicznych faktur w standardzie KSeF daje pewność, że trafią one do odbiorcy – i to szybciej niż dotychczas, co pozytywnie wpłynie na dynamikę obrotu między przedsiębiorcami oraz na rozliczenia. Wprowadzenie jednego wzoru oznacza z kolei, że możliwa staje się pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur w systemach informatycznych odbiorcy. W praktyce, dzięki KSeF wprowadzenie kompletnego rozwiązania elektronicznego obiegu faktur do firmy będzie prostsze, a to przełoży się na kolejne korzyści.

Realną oszczędność przejścia z papierowych faktur na elektroniczne pokazuje wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, w tym faktur, w PURO Hotels, sieci siedmiu nowoczesnych obiektów hotelowych w Polsce. W skali roku, przez działy księgowości firmy przechodzi średnio 42 tysiące faktur.

Czytaj też: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >

– Z szacunków wynika, że wdrożenie cyfrowego obiegu faktur pozwoliło wygenerować oszczędności na poziomie ponad 2 tysięcy godzin w skali roku. To w praktyce oszczędność jednego pełnego etatu – mówi Łukasz Wróbel.

Nasz rozmówca zwraca uwagę, że korzystając z e-faktur, firmy mogą ograniczyć koszty związane z archiwizacją. Każda faktura ustrukturyzowana będzie automatycznie archiwizowana w systemie i przechowywana w nim przez 10 lat. Łukasz Wróbel uważa, że dzięki temu wyeliminowane zostaną duplikaty, dokumenty nigdy nie ulegną zniszczeniu ani zgubieniu, co w przypadku faktur tradycyjnych, czasami się zdarza. Powinno to również doprowadzić do zniesienia obowiązku archiwizacji faktur przesyłanych w ramach KSeF przez samego przedsiębiorcę – a to oznacza kolejne oszczędności.

Czytaj też: Milczenie w praktyce prawa podatkowego >