Rewolucyjne zmiany w fakturowaniu, czyli obowiązkowe faktury ustrukturyzowane i scentralizowany system KSeF (Krajowy System e-Faktur), są nieuchronne i zostaną wprowadzone w Polsce w 2023 r. 30 marca br. Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenie w Polsce obowiązkowych e-faktur w ustrukturyzowanej formie i skierowała projekt decyzji derogacyjnej do Rady UE, która powinna wydać formalną decyzję w ciągu kilku tygodni.
Zobacz również:
Z papierowych faktur trudno będzie zrezygnować >>
Obowiązkowe faktury elektroniczne dołożą pracy działom księgowości i rozliczeń >>
Założenia dotyczące obowiązkowego KSeF nie są jeszcze znane, choć od strony technicznej będzie to ten sam system, który już funkcjonuje od trzech miesięcy. Ministerstwo Finansów zapewnia, że koncepcja biznesowa i prawna docelowego KSeF ma być poddana szerokim konsultacjom publicznym przed jej wdrożeniem.
Pewne ramy stosowania KSeF w modelu obowiązkowym określa sama decyzja Rady (póki co w opublikowanym przez KE projekcie). W odniesieniu do zakresu podmiotowego Ministerstwo Finansów przewidywało pierwotnie, że KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników zarejestrowanych w Polsce na VAT, wystawiających faktury na podstawie polskich przepisów. Ostatecznie podmioty zagraniczne zostały wycofane z wniosku o derogację. Oznacza to, że obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie będzie obejmował podmiotów zagranicznych, również zarejestrowanych dla potrzeb VAT w Polsce. Będą oni nadal wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach (w dowolnej formie elektronicznej lub papierowej). Z drugiej strony ich polscy dostawcy będą wystawiać faktury przez KSeF, co wymusi konieczność ustalenia odrębnego sposobu dostarczenia faktur do podmiotów zagranicznych.
Funkcjonowanie KSeF pełne wątpliwości
Nie ma jednak jasności jak dla obowiązkowości KSeF traktowane będą podmioty zagraniczne, które posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT (tzw. „fixed establishment”). Konieczne będzie uregulowanie tej kwestii wprost w projektowanych przepisach, które powinny zostać opublikowane odpowiednio wcześnie, aby dać firmom wystarczająco dużo czasu na przygotowanie do nowych rozwiązań.
Zgodnie z przedstawionym przez KE projektem, decyzja derogacyjna ma wejść w życie 1 kwietnia 2023 r. i obowiązywać przez trzy lata, z możliwością przedłużenia. Oznacza to, że najwcześniejszy termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF przypada na drugi kwartał przyszłego roku, przy czym w wypowiedziach Ministerstwa Finansów pojawiła się również data 1 lipca 2023 r. Nie jest to odległy horyzont czasowy, biorąc pod uwagę skalę wyzwań, jakie wiążą się z wdrożeniem w firmie nowych rozwiązań pod kątem spełnienia wymogów obowiązkowego e-fakturowania.
Szczególne procedury będą konieczne
Jest to niewątpliwie proces złożony i czasochłonny, zarówno z punktu widzenia technologicznego, jak i merytorycznego i proceduralnego. Konieczne będzie wprowadzenie nowych i modyfikacja istniejących procedur wewnętrznych np. w zakresie nadawania i odbioru uprawnień do KSeF, weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF i ponownej ich wysyłki. Trzeba pamiętać, że organy podatkowe będą mieć wgląd w każdą fakturę przesłaną do systemu, nie będzie możliwości jej wycofania czy anulowania. W przypadku tzw. wysyłki wsadowej, czyli wysyłki paczek faktur, wystarczy błąd w jednej fakturze, aby cała paczka została odrzucona.
Już na podstawie obecnie funkcjonującego systemu dobrowolnego można wskazać szereg kwestii problematycznych. Przykładem takim jest data wystawienia faktury, która jest pierwotnie wpisana w momencie przygotowania e-faktury w systemie firmy. Jednak nie zawsze jest ona zgodna z datą wystawienia określoną w przepisach jako data przesłania faktury do KSeF, która będzie znana dopiero po otrzymaniu UPO. Może się zdarzyć, że faktura nie zostanie wysłana danego dnia np. z powodu przerwy technicznej w KSeF, bądź w wyniku negatywnej walidacji choćby jednej faktury w ramach całej paczki. Dla celów rozliczeń i raportowania VAT należy wówczas uwzględnić datę przesłania faktury do KSeF a nie datę widniejącą jako data wystawienia faktury. A data wystawienia faktury jest bardzo istotna m.in. dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego i kursu waluty w niektórych przypadkach (najem, leasing) i jest ona wpisywana w JPK_VAT.
Niezbędny monitoring faktur
Po stronie zakupów istotne jest monitorowanie otrzymywanych faktur i ich odbiór. Najlepiej jeśli takie bieżące „odpytywanie” KSeF będzie wbudowane w system firmy. Sam KSeF nie dokonuje bowiem powiadomienia o otrzymanych fakturach. Zaś dla celów VAT faktura jest uznawana za otrzymaną już z chwilą nadania jej numeru KSeF, czyli zanim fizycznie zostanie odebrana przez podatnika.
Dużym problemem jest brak możliwości przesyłania załączników do faktur w KSeF. Firmy wielokrotnie załączają do faktur dodatkowe rozliczenia, np. specyfikację wykonanych usług, rozliczenie według wykorzystania gazu, prądu, czy rozmów telefonicznych.
Sama schema faktury ustrukturyzowanej jest bardzo rozbudowana i wymaga szczegółowego zmapowania danych z systemów firmy do poszczególnych jej pól. Przy czym część pól jest obowiązkowa, a część dobrowolna. Niektóre pola dobrowolne będą jednak niezbędne ze względów biznesowych, jak np. dane dotyczące terminu i sposobu płatności, numeru rachunku. Uzupełnienie części pól dobrowolnych może uprościć przygotowanie JPK_VAT jak również proces księgowania faktury.
Mimo, że do wprowadzenia obligatoryjnego KSeF pozostał rok, firmy powinni już teraz rozpocząć przygotowania, gdyż jest to złożony i czasochłonny proces, zarówno z punktu widzenia technologicznego, jak i merytorycznego i proceduralnego. Można rozważyć stopniowe wdrożenie KSeF w firmie i w ramach testu rozpocząć wystawianie i/lub odbiór części faktur wcześniej w ramach systemu dobrowolnego.
Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
