Z decyzji Komisji Europejskiej wynika, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie mogło stać się w Polsce obowiązkowe od 1 kwietnia 2023 r. przez okres trzech lat, z możliwością przedłużenia. Najwcześniejszy termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF przypada zatem na drugi kwartał przyszłego roku. Nie jest to dużo czasu. Firmy przygotowania do nowego systemu powinny zacząć więc już teraz – zwłaszcza, że temat sam w sobie nie jest nowy. KSeF funkcjonuje już od stycznia 2022 r., jednak korzystanie z niego na razie jest dobrowolne.
Do korzystania z KSeF trzeba się przygotować
Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, zwraca uwagę, że konieczne będzie wprowadzenie nowych i modyfikacja istniejących procedur wewnętrznych, np. w zakresie nadawania i odbioru uprawnień do KSeF, weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF i ponownej ich wysyłki. - Trzeba pamiętać, że organy podatkowe będą mieć wgląd w każdą fakturę przesłaną do systemu, nie będzie możliwości jej wycofania czy anulowania. W przypadku tzw. wysyłki wsadowej, czyli wysyłki paczek faktur, wystarczy błąd w jednej fakturze, aby cała paczka została odrzucona – zauważa nasza rozmówczyni.
Czytaj więcej: Krajowy System e-Faktur – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >
Jej zdaniem, już na podstawie obecnie funkcjonującego systemu dobrowolnego można wskazać szereg kwestii problematycznych. Przykładem takim jest chociażby data wystawienia faktury, która jest pierwotnie wpisana w momencie przygotowania e-faktury w systemie firmy. Jednak nie zawsze jest ona zgodna z datą wystawienia określoną w przepisach jako data przesłania faktury do KSeF.
- Dla wielu przedsiębiorców obligatoryjne e-faktury będą wiązały się ze zmianą stosowanego oprogramowania albo infrastruktury. Mikroprzedsiębiorcy korzystają z prostych, często bezpłatnych aplikacji, z których pewnie nie wszystkie zdecydują się na wprowadzenie zmian. Być może odpowiedzią na ich potrzeby będzie Aplikacja Podatnika KSeF, której wersja demonstracyjna ma zadebiutować, właśnie dzisiaj, w czwartek, 7 kwietnia 2022 r. – mówi Bartosz Kubista, doradca podatkowy, adwokat, partner w GLC.
Problem z fakturowaniem przez firmy zagraniczne
Problem może dotyczyć również dużych grup międzynarodowych. W wielu grupach korzysta się z ujednoliconego oprogramowania do wystawiania faktur, powiązanego z innymi systemami obowiązującymi w grupie i narzuconego przez zagraniczną spółkę matkę. Nierzadko są to również rozwiązania autorskie. Polskie spółki należące do tych grup będą musiały znaleźć sposób na zintegrowanie swoich systemów z KSeF.
Zobacz też: Odpowiedzi na pytania ze szkolenia online pt. "E-faktura i Krajowy System e-Faktur od 1 stycznia 2022 r." >
Jak zauważa Bartosz Kubista, przeszkody czekają też na podatników handlujących z podmiotami zagranicznymi. Dla nich obowiązkowe wystawianie e-faktur będzie wiązało się z współistnieniem dwóch systemów wystawiania i odbioru faktur. - Boję się, że w początkowym etapie może to być problematyczne. Z oczywistych względów kontrahenci zagraniczni nie będą wystawiali faktur ustrukturyzowanych. Polscy podatnicy nie pożegnają się więc z procedurami wysyłki i odbioru faktur mailem czy pocztą – wskazuje Bartosz Kubista.
Zobacz również:
W nowych e-fakturach trzeba będzie podawać dużo więcej informacji >>
Po korzystnych orzeczeniach możliwe szersze korzystanie z ulgi na złe długi w VAT >>
Awaryjność systemu niesie duże ryzyko
Z kolei zdaniem Piotra Leonarskiego, doradcy podatkowego, adwokata w kancelarii B2R Law, wprowadzenie jednolitego standardu faktur dla podatników krajowych wiązać się oczywiście będzie z uciążliwościami, jednak w dłuższej perspektywie może uprościć procesy księgowe w przedsiębiorstwach i obniżyć koszty administracyjne. Ekspert zwraca uwagę, że dziś nabywcy zmagają się z tym, że każda faktura zakupowa, którą otrzymują może mieć inny format. Zatem automatyzacja procesu księgowania procesu takich faktur jest utrudniona, a finalnie i tak wiąże się z ryzykiem błędów. Wprowadzenie uniwersalnego formatu dokumentów funkcjonującego na rynku może w dłuższej perspektywie ograniczyć koszty i czas poświęcony na rozliczanie tych dokumentów.
Doradcy podatkowi są pełni obaw. Zwracają także uwagę na awaryjność systemu. W praktyce to może być jeden z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych. Ważne będzie więc ustalenie procedur wystawiania faktur w sytuacji awarii systemu (co, jak pokazuje praktyka, przy takiej skali przedsięwzięcia może się zdarzać).
Czytaj też: Zbiorcze faktury korygujące - komentarz praktyczny >
Druga obawa jest bardziej fundamentalna.
- Administracja skarbowa będzie miała dostęp do kolejnych fundamentalnych z punktu widzenia przedsiębiorstw informacji. To oczywiście wspaniałe narzędzie do analiz (np. porównań cen rynkowych) i zwalczania przestępstw, ale też zbiór wrażliwych informacji o naszych finansach. Wyciek takich informacji mógłby być wykorzystany, między innymi, przez nieuczciwych konkurentów – twierdzi Piotr Leonarski.
PROCEDURA w LEX: Okres rozliczeniowy zmniejszenia kwoty podatku naliczonego przez nabywcę towaru lub usługi >
W nowych e-Fakturach wiele szczegółowych informacji
Co ciekawe, Komisja Europejska zaakceptowała wszystkie kwestie, o które wnioskowało Ministerstwo Finansów – także te dotyczące zakresu przekazywanych informacji. W decyzji nie znajdziemy więc żadnych zastrzeżeń do zakresu danych faktury ustrukturyzowanej proponowanego przez MF.
Marcin Madej, doradca podatkowy w IT Tax, tłumaczy, że chodzi tu m.in. o przypisywanie kodów GTU, znaczników procedur, kodów CN czy PKWiU do towarów i usług wskazywanych w poszczególnych pozycjach faktury. Ministerstwo Finansów w komunikacie z 30 marca przyznało, że będzie dalej pracować nad „koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF”, co, zdaniem naszego rozmówcy, oznaczać może, że wymagalność i/lub zakres oczekiwanych informacji w ramach faktury ustrukturyzowanej będzie się zmieniać.
Z decyzji wynika także, że do KSeF mają trafiać docelowo nie tylko transakcje sprzedaży, ale także wybrane transakcje zakupowe, tj. WNT i importu usług. - Czyżby zatem szykował się tryumfalny powrót tzw. faktury wewnętrznej, za pomocą której takie transakcje można będzie ujmować w KSeF? – zastanawia się Marcin Madej.
Komisja Europejska powołuje się na argumentację polskiego Ministerstwa Finansów. Chodzi o to, że MF, chce na podstawie KSeF wypełniać deklaracje VAT za podatników. - Coś tu jednak nie gra, bo wciąż w KSeF nie będzie pełnych informacji niezbędnych do stworzenia deklaracji VAT – nadal będzie brakowało importu towarów, samonaliczenia VAT czy transakcji nabycia towarów, dla których podatnikiem jest nabywca – komentuje Marcin Madej.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
