1 stycznia 2022 r. wejdą w życie przepisy ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Z wtorkowego komunikatu Kancelarii Prezydenta wynika, że nowelizacja została już podpisana przez prezydenta i czeka na publikację w Dzienniku Ustaw.
Zobacz pytanie i odpowiedź w LEX: Czy faktura elektroniczna z załączonym protokołem nadal jest fakturą elektroniczną? >
Faktura ustrukturyzowana od stycznia 2022 roku
W styczniu 2022 r. pojawi się specjalny wariant faktury elektronicznej. Potocznie nazywany jest e-fakturą, formalnie chodzi jednak o fakturę ustrukturyzowaną. Przepisy definiują ten dokument jako fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w założeniu ma być systemem teleinformatycznym, służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.
Zobacz więcej: E-fakturowanie dobrowolne od stycznia 2022 roku, obowiązkowe rok później >>
Faktura ustrukturyzowana wymusi podawanie więcej informacji
Korzystanie z e-Faktur na pierwszy rzut oka niesie dla podatników wiele udogodnień i przywilejów, jak np. brak obowiązku ich przechowywania (e-Faktury gromadzone będą na serwerze KSeF przez okres 10 lat), brak konieczności wystawiania duplikatów (z uwagi na gromadzenie e-Faktur na serwerze KSeF nie będzie możliwości ich zgubienia bądź zniszczenia) czy uzyskanie szybszego – bo w terminie 40 dni – zwrotu VAT.
Zobacz odpowiedź eksperta w LEX: Czy archiwizowanie zdjęcia faktury papierowej jest zgodne z prawem? >
Do e-Faktury będą miały zastosowanie zasady takie same jak w stosunku do innych faktur, w tym wystawianych w postaci papierowej (terminy, oznaczenia, itp.). W pewnym sensie można więc powiedzieć, że przepisy odnośnie e-faktury nie wprowadzają żadnych dodatkowych informacji, może poza tym „przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę” w KSeF.
- Jednak w praktyce, e-faktura będzie oznaczała dla wystawcy obowiązek zaraportowania fiskusowi (w ramach KSeF) dużo większej ilości danych niż np. obecnie podatnik musiałby zrobić w ramach plików JPK_FA – zauważa Zdzisław Modzelewski, doradca podatkowy, partner w GWW. Ekspert zauważa, że obecnie obowiązkowych informacji do wskazania na fakturze jest około 20. Na e-fakturze w KSeF trzeba będzie wypełnić ok. 300 pozycji. Jest to więc wielokrotnie więcej niż „dane obowiązkowe” wynikające z przepisów ustawy o VAT.
Sprawdź w LEX: Jak prawidłowo skorygować fakturę, jeśli zawiera ona błędy tylko w niektórych elementach nazwy nabywcy? >
Dzisiaj i w przyszłym roku w wystawionej „zwykłej” fakturze nie będzie obowiązku podawania np. sposobu zapłaty, terminu płatności, nr rachunku bankowego, itp. Jednak w e-fakturze już taki obowiązek będzie, mimo iż nie wynika on wprost z przepisów ustawy o VAT. Co więcej, na podaniu tych danych na fakturze będzie zależało wystawcy faktury. Dlaczego?
- Bo e-faktura musi zawierać nie tylko obowiązkowe dane (rozumiane jako dane wymagane przez przepisy), ale również dane, na których zależy wystawcy faktury, czyli takie dane, które sprzedawca chce przekazać nabywcy, aby np. mógł on zapłacić kwotę wynikającą z takiej faktury w odpowiednim terminie na odpowiedni rachunek bankowy. Należy pamiętać, że tylko te dane, które wystawca faktury poda na swojej fakturze, trafią do nabywcy, bo on dokładnie takie same dane otrzyma z KSeF – tłumaczy Zdzisław Modzelewski.
Zmiana wbrew przepisom unijnym?
Co istotne, zakres danych żądanych w ramach e-faktur zdecydowanie przekracza to, co dozwolone jest w ramach Dyrektywy VAT. Ministerstwo Finansów informuje jednak o tym, że trwają pracę nad tym, aby Polska otrzymała w tym zakresie derogację i mogła żądać od podatników większej liczby danych, wśród których będzie np.:
- nr EORI (sprzedawcy lub nabywcy),
- adres mailowy (sprzedawcy/nabywcy),
- numer telefonu (sprzedawcy/nabywcy),
- numer dokumentu WZ związanego z fakturą,
- rodzaj zastosowanego transportu w przypadku dokonanej dostawy towarów,
- dane identyfikacyjne przewoźnika,
- data i godzina rozpoczęcia transportu,
- adres miejsca wysyłki,
- globalny numer jednostki handlowej,
- symbol Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług,
- symbol Nomenklatury Scalonej,
- typ skutku korekty w ewidencji,
- numer identyfikujący fakturę korygowaną w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), i wiele innych.
- Zbiór jest o wiele bardziej rozbudowany niż katalog elementów składowych faktury opisany w art. 106e ustawy o VAT. Co więcej, część danych, które obecnie wykazywane są dopiero na poziomie raportowania JPK_V7, wskazywanych będzie już na etapie generowania faktury ustrukturyzowanej. Jako przykład można wskazać chociażby kody GTU – zauważa dodatkowo Robert Jaszczuk, partner w kancelarii SSW Pragmatic Solutions.
W efekcie, proces generowania e-Faktur wzbogaci się o dokładną analizę danych, które powinny zostać zawarte na fakturze, a które były do tej pory uwzględniane na etapie raportowania JPK_V7 (czyli praktycznie miesiąc później).
- Brzmi to dobrze, ale tylko jeśli uwzględnimy doskonałe systemy ERP generujące faktury w oparciu o idealne i kompletne dane, bądź też świetnie przeszkolony w zakresie fakturowania personel sprzedażowy. Jednak co w przypadku, gdy mamy system generowania faktur rozproszony (branża retail, stacje paliw), a system ERP nie jest odpowiednio przygotowany ze względu na brak pełnych danych? Wygląda na to, że faktura zawierająca m.in. kod GTU będzie musiała być wystawiona przez pracownika obsługującego kasę, który niekoniecznie jest do tego przeszkolony. Podobnie z oznaczeniem na fakturze transakcji z podmiotem powiązanym - TP – istnieje ryzyko pominięcia tego obowiązku przez kasjera w skomplikowanej strukturze powiązań grupowych – ocenia Robert Jaszczuk. Oczywiście takie niuanse mogą zostać wykryte przez system ERP, ale ten musiałby być praktycznie codziennie aktualizowany. To z kolei rodzi kolejne pytanie – co z odpowiedzialnością za poprawność wystawionej faktury, kto będzie ponosił odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego?
KSeF to nie tylko uproszczenia
Wygląda więc na to, że - poza pewnymi udogodnieniami - KSeF, niesie za sobą również utrudnienia, które mogą rodzić obowiązek powtarzania pewnych czynności i podawania tych samych informacji najpierw na e-fakturze, a potem w JPK. Czy zatem KSeF w rzeczywistości okaże się tak rewolucyjnym rozwiązaniem jak zapowiada je Ministerstwo Finansów?
Zdaniem Zdzisława Modzelewskiego, nowy rodzaj faktur da organom podatkowym dostęp do bardzo dużej bazy danych o transakcjach. Dla podatników z kolei – zdaniem naszego rozmówcy – KseF przyniesie dużo pracy i kosztów związanych z dostosowaniem systemów informatycznych i procedur (zarówno po stronie sprzedażowej, jak i zakupowej, bo podatnik może otrzymywać również e-faktury).
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
