W Dzienniku Ustaw z 2021 r., poz. 2481, opublikowano rozporządzenie ministra finansów w sprawie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w założeniu ma być systemem teleinformatycznym, służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.
Dokument określa:
- rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
- sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień,
- sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF,
- dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF.
Rozporządzenie precyzuje m.in., że korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
- podpisem zaufanym, albo
- wygenerowanym przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień.
Konieczna będzie też każdorazowa weryfikacja posiadanych uprawnień.
Zachęty do wystawiania faktur przez KSeF
Od stycznia 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne.
Korzystanie z e-Faktur na pierwszy rzut oka niesie dla podatników wiele udogodnień i przywilejów, jak np. brak obowiązku ich przechowywania (e-Faktury gromadzone będą na serwerze KSeF przez okres 10 lat), brak konieczności wystawiania duplikatów (z uwagi na gromadzenie e-Faktur na serwerze KSeF nie będzie możliwości ich zgubienia bądź zniszczenia) czy uzyskanie szybszego – bo w terminie 40 dni – zwrotu VAT.
- Z tego przywileju nie będzie jednak łatwo skorzystać – mówi serwisowi Prawo.pl Izabela Rutkowska, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Savior Legal&Tax.
Pobierz wzór dokumentu w LEX: Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur >
Z ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw wynika bowiem, że aby skorzystać z przyspieszonego zwrotu podatku, podatnik będzie musiał, co do zasady, wystawiać wszystkie faktury wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Zdaniem Izabeli Rutkowskiej, już sam ten warunek może być trudny do spełnienia, bo wysłanie faktury w formie ustrukturyzowanej musi być poprzedzone otrzymaniem zgody odbiorcy na otrzymanie dokumentu w tej formie.
Zobacz również: W nowych e-fakturach trzeba będzie podawać dużo więcej informacji >>
- Warto też zwrócić uwagę, że szybszy zwrot podatku nie będzie mógł być wyższy niż 3 tys. zł. – punktuje Izabela Rutkowska. Nasza rozmówczyni dodaje również, że na 40-dniowy zwrot VAT nie będą mogły także liczyć nowe firmy. Ustawa nakazuje bowiem, by podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje z wnioskiem o zwrot był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje oraz posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, zawarty w wykazie podatników VAT (tzw. białej księdze podatników VAT).
Zakres informacji i danych do podawania w nowych e-fakturach
Okazuje się, że zachęcająco nie wygląda także zakres informacji i danych, które trzeba będzie podawać na nowych e-fakturach.
- Zbiór jest o wiele bardziej rozbudowany niż katalog elementów składowych faktury opisany w art. 106e ustawy o VAT. Co więcej, część danych, które obecnie wykazywane są dopiero na poziomie raportowania JPK_V7, wskazywanych będzie już na etapie generowania faktury ustrukturyzowanej. Jako przykład można wskazać chociażby kody GTU – zauważa dodatkowo Robert Jaszczuk, partner w kancelarii SSW Pragmatic Solutions.
W efekcie, proces generowania e-Faktur wzbogaci się o dokładną analizę danych, które powinny zostać zawarte na fakturze, a które były do tej pory uwzględniane na etapie raportowania JPK_V7 (czyli praktycznie miesiąc później).
- Brzmi to dobrze, ale tylko jeśli uwzględnimy doskonałe systemy ERP generujące faktury w oparciu o idealne i kompletne dane, bądź też świetnie przeszkolony w zakresie fakturowania personel sprzedażowy. Jednak co w przypadku, gdy mamy system generowania faktur rozproszony (branża retail, stacje paliw), a system ERP nie jest odpowiednio przygotowany ze względu na brak pełnych danych? Wygląda na to, że faktura zawierająca m.in. kod GTU będzie musiała być wystawiona przez pracownika obsługującego kasę, który niekoniecznie jest do tego przeszkolony. Podobnie z oznaczeniem na fakturze transakcji z podmiotem powiązanym - TP – istnieje ryzyko pominięcia tego obowiązku przez kasjera w skomplikowanej strukturze powiązań grupowych – ocenia Robert Jaszczuk. Oczywiście takie niuanse mogą zostać wykryte przez system ERP, ale ten musiałby być praktycznie codziennie aktualizowany. To z kolei rodzi kolejne pytanie – co z odpowiedzialnością za poprawność wystawionej faktury, kto będzie ponosił odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego?
Wygląda więc na to, że - poza pewnymi udogodnieniami - KSeF, niesie za sobą również utrudnienia, które mogą rodzić obowiązek powtarzania pewnych czynności i podawania tych samych informacji najpierw na e-fakturze, a potem w JPK.
Zobacz również: E-fakturowanie dobrowolne od stycznia 2022 roku, obowiązkowe rok później >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
