Zgodę na wdrożenie tego systemu od 1 kwietnia 2023 roku wyraziła Komisja Europejska. Musi ono jeszcze zostać zatwierdzone przez Radę Unii Europejskiej, ale będzie to raczej formalność, bo podobne rozwiązania przed Polską wprowadziły 3 inne państwa UE: Włochy, Hiszpania oraz Portugalia.
Czym jest KSeF?
W ramach KSeF podatnicy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane, tzw. e-faktury. Nie należy ich mylić ze zwykłymi fakturami wysyłanymi w formie elektronicznej (np. w postaci pdf). E-Faktury będą miały formę plików XML zgodnych ze strukturą wskazaną przez Ministra Finansów. Zmieni się również sposób wystawiania faktur. Będzie się ono odbywało się poprzez wygenerowanie i przesłanie faktury do centralnego systemu e-Faktur, tj. na serwery MF. Kontrahent podatnika będzie mógł pobrać taką e-fakturę z centralnego systemu. Oznacza to, że organy podatkowe będą miały wgląd w faktury na bieżąco.
Zobacz również:
W nowych e-fakturach trzeba będzie podawać dużo więcej informacji >>
Z papierowych faktur trudno będzie zrezygnować >>
Jakie korzyści daje e-Faktura?
Oprócz oczywistych korzyści z perspektywy fiskusa w postaci bieżącej kontroli rozliczeń podatników, MF wskazuje, że system będzie oferował korzyści także podatnikom, takie jak: szybszy zwrot VAT – dla podatników wybierających e-fakturę termin zwrotu skróci się z 60 do 40 dni, brak konieczności archiwizowania faktur przez podatnika, pewność dostarczenia faktury do właściwego odbiorcy i jej natychmiastowe przekazanie.
Czytaj więcej: Krajowy System e-Faktur – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >
Jak się przygotować?
E-faktury to nie tylko korzyści, ale przede wszystkim obowiązki dla podatnika. Poza nielicznymi wyjątkami (np. transakcje unijne), podatnik nie będzie mógł alternatywnie wystawić „tradycyjnej” faktury – innymi słowy albo zrobi to przez KSeF albo nie wystawi faktury w ogóle.
W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowego sposobu fakturowania, w tym zapewnienia kompletności danych oraz zgodności struktury danych z wymogami MF, oraz możliwości wysyłania danych na serwery KSeF. Oprócz kwestii czysto technicznych wdrożenie KSeF może obejmować zmiany w innych obszarach, np. zmiany umów, jeśli normują one kwestie wzajemnych rozliczeń i fakturowania w sposób niezgodny z KSeF. Konieczne może okazać się także zaktualizowanie procedur wewnętrznych, m.in. w zakresie obiegu dokumentów, czy realizacji wypłat.
WZORY DOKUMENTÓW:
- Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur - WZÓR >
- ZAW-FA (1) Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur - WZÓR
Wady i zalety e-fakturowania
Zdaniem MF korzyści z wprowadzenia KSeF zrównoważą koszty jego wdrożenia dla podatników. Już teraz widać jednak, że dostosowanie do KSeF będzie czasochłonne i kosztowne. Co prawda MF udostępni narzędzia do wystawiania i odbioru e-Faktur, ale będą one raczej przydatne dla mniejszych podatników, którzy mogą sobie pozwolić na ręczne wystawianie faktur poza systemem finansowo-księgowym.
Z naszych obserwacji wynika, że dla dużych podatników wdrożenie KSeF przypomina wyzwania, przed którymi stali przy wdrażaniu JPK VAT kilka lat temu. Oznacza ono bowiem konieczność dostosowania posiadanych systemów ERP do nowych wymogów, w tym sprawdzenia, czy systemy posiadają wszystkie niezbędne dane, zapewnienie możliwości generowania przez system e-Faktur w ustalonym formacie oraz funkcji wysyłki i odbierania faktur do/z KSeF – albo poprzez zmianę samych systemów albo poprzez integrację z zewnętrznymi narzędziami oferowanymi na rynku.
W praktyce powyższe zmiany wymagają dużego wysiłku organizacyjnego i zaangażowania wielu komórek biznesowych, działów IT oraz zewnętrznych ekspertów. Przede wszystkim wymagają jednak czasu. Pomimo że MF planuje jak najszybciej wprowadzić obowiązkowy KSeF (zgoda Komisji Europejskiej przewiduje 1 kwietnia 2023 r. jako najwcześniejszą możliwą datę), w praktyce wielu podatników może nie zdążyć na czas z wdrożeniem w tym terminie, szczególnie że obowiązek dotyczy wszystkich podatników VAT.
Sławomir Buszko, Partner Associate ID Advisory
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
