Od stycznia nowe zasady wnioskowania o wydanie WIS

Obecnie wnioski o wydanie wiążącej informacji stawkowej (WIS) oraz inne pisma w sprawie WIS składa się za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego (e-US), z wykorzystaniem formularza: „Pismo WIS”. Rozwiązanie to udoskonalono i od 1 stycznia 2026 r. w e-US będą udostępnione ulepszone formularze do obsługi wniosków i pism w sprawach dotyczących WIS, wszczynanych na podstawie wniosków o wydanie WIS składanych od tej daty.

Ważne! Wnioskodawca oraz jego pełnomocnik/przedstawiciel chcąc złożyć wniosek o wydanie WIS na koncie w e-US podają dane do powiadomień – aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu – aby otrzymać powiadomienia o umieszczeniu pisma na koncie w e-Urzędzie Skarbowym.

Podanie w e-US danych do powiadomień następuje na koncie zarówno osoby fizycznej i organizacji w zakładce: Ustawienia - Zgody i powiadomienia.

Podanie danych do powiadomień w e-US na koncie organizacji nie obliguje podania tych danych również przez osobę fizyczną będącej UKO tej organizacji.

Więcej na temat e-US, w tym: konta osoby fizycznej, konta organizacji, użytkownika konta organizacji (UKO) w e-US można przeczytać na https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/.

WIS w e-Urzędzie Skarbowym

Choć w e-US użytkownikom udostępniono „Pismo ogólne”, służące do komunikacji w różnych sprawach z jednostkami KAS, w przypadku WIS użytkownik konta nie może z niego skorzystać (par. 6 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 21 czerwca 2023 r. w sprawie korzystania z e-Urzędu Skarbowego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1178, ze zm.)).

Ważne! Wnioski o wydanie WIS powinny być składane tylko dedykowanym formularzem.

Od 1 stycznia 2026 r. udostępnimy  w e-US nowe formularze pism w sprawie wiążącej informacji stawkowej – „Wniosek o wydanie WIS” oraz „Pismo w sprawie WIS”.

Formularze te znajdziemy w zakładce „Dokumenty” -> „Złóż dokument” poprzez przeszukanie listy dostępnych formularzy lub skorzystanie z wyszukiwarki pism.

Przed skorzystaniem z formularzy warto sprawdzić, czy podaliśmy dane do powiadomień – zakładka: „Ustawienia”. Brak danych do powiadomień uniemożliwi skorzystanie z formularza „Wniosek o wydanie WIS” oraz „Pismo w sprawie WIS ”.

Wniosek o wydanie WIS możemy złożyć:

• za siebie lub organizację,
• za inną osobę fizyczną (jako pełnomocnik ogólny, pełnomocnik szczególny lub przedstawiciel),
• za inny podmiot, niebędący osobą fizyczną (jako pełnomocnik ogólny, pełnomocnik szczególny lub przedstawiciel).

Wybranie roli „za siebie” oznacza, że to osoba zalogowana do e-US chce uzyskać decyzję WIS.

Wybierając opcję „za inną osobę fizyczną” albo „za inny podmiot, niebędący osobą fizyczną”, w dalszych krokach będziemy mieli możliwość dołączyć dokument podpisany przez podmiot, dla którego chcemy uzyskać WIS, który upoważnił nas do reprezentowania go w tej sprawie PPS-1 lub umowę przedstawicielstwa.

Interaktywny formularz pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 jest udostępniony na stronie Krajowej Informacji Skarbowej. https://www.podatki.gov.pl/wiazace-informacje-podatkowe-i-celne/wiazaca-informacja-stawkowa-wis/

We Wniosku będą pojawiały się różnego rodzaju alerty i informacje, które podpowiadają, jak wypełniać wniosek i ułatwiają jego złożenie.

W kroku: „Pełnomocnik/Przedstawiciel” wnioskodawca otrzymał możliwość ustanowienia swojego reprezentanta w sprawie. Na tym etapie może ustanowić jednego z nich, natomiast dodatkowych pełnomocników lub przedstawiciela może zgłosić odrębnym „Pismem w sprawie WIS”.

W tym kroku system sprawdzi, czy reprezentant wskazał dane do powiadomień. Jeżeli reprezentant nie wskazał takich danych, składający wniosek otrzyma informację, że nie można złożyć wniosku.

W kroku: „Zakres wniosku” w pierwszej sekcji istnieje możliwość wybrania Przedmiotu wniosku: towar, usługa lub świadczenie kompleksowe. Następnie sekcja Klasyfikacja pozwala na określenie w jakim celu ma być wydana WIS. Najważniejsza część Szczegółowy opis pozwala na przedstawienie przedmiotu wniosku. W osobnym polu można podać informacje dodatkowe (w tym poufne), które będą sygnałem dla Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (DKIS), żeby ich nie publikować w Systemie Informacji Celno-Skarbowej EUREKA.

W dalszej części w Kroku: „Załączniki” można dołączyć dodatkowe pliki, które będą miały wpływ na wydanie decyzji. Do Wniosku można dołączyć 5 plików, które nie mogą przekroczyć łącznie 8,5 MB. Jeżeli limit 8,5 MB został przekroczony, a składający chce dołączyć kolejne załączniki, może  - po wysłaniu wniosku do DKIS - wysłać „Pismo w sprawie WIS” wpisując Unikalny Numer Dokumentu (UND), który znajduje się w podsumowaniu wysłanego Wniosku oraz w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) wniosku.

Następny krok to „Podsumowanie”. Można tu zobaczyć podgląd swojego wniosku z możliwością edycji poszczególnych pól.

Jeżeli wszystkie dane są poprawne wybieramy: Akceptuj i wyślij.

Aby wysłać pismo e-US, nie trzeba mieć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Każde pismo wysłane przez zalogowanego użytkownika zostanie w jego imieniu opatrzone pieczęcią kwalifikowaną Szefa KAS, która jest równoważna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W takiej pieczęci zostanie dodany identyfikator oraz imię i nazwisko użytkownika.

Informacje o złożonym wniosku znajdują się w zakładce „Dokumenty wysłane”.

Użytkownik znajdzie tam potwierdzenie, że wniosek został doręczony do DKIS, może pobrać wniosek w wersji PDF i XML, a także Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Jeśli konieczne będzie uzupełnienie złożonego wniosku - w wyniku wezwania, czy z własnej inicjatywy, korzystamy z „Pisma w sprawie WIS”.

Składając Pismo, powołujemy na Unikalny Numer Dokumentu (UND) wniosku. Numer znajduje się w szczegółach złożonego wniosku o wydanie WIS oraz w UPO, które znajdziemy w zakładce „Dokumenty” > Dokumenty wysłane po wybraniu wniosku, którego dotyczy składane Pismo.

W przypadku Pisma w sprawie WIS jest możliwość zaznaczenia, czy jest się reprezentantem zweryfikowanym, niezweryfikowanym lub nowym. Co to oznacza?

Nowy pełnomocnik lub przedstawiciel to pełnomocnik lub przedstawiciel, który nie występował (nie został ustanowiony) wcześniej w danej sprawie.

Zweryfikowany pełnomocnik lub przedstawiciel to pełnomocnik lub przedstawiciel, który występował (został ustanowiony) na wcześniejszym etapie sprawy i jego umocowanie jest nadal skuteczne.

Niezweryfikowany pełnomocnik lub przedstawiciel to pełnomocnik lub przedstawiciel, który wystąpił (został ustanowiony) na wcześniejszym etapie sprawy, ale jego umocowanie nie spełnia wymogów formalnych (jest nieskuteczne). Reprezentant taki zostanie wezwany przez DKIS do złożenia wyjaśnień.

Pełnomocnik lub przedstawiciel zweryfikowany ma udostępnioną do wyboru listę wniosków, w których reprezentuje swoich mocodawców. Jeżeli reprezentant nie znajdzie na liście wniosku, w sprawie którego chce złożyć Pismo, oznacza to, że jego pełnomocnictwo/ przedstawicielstwo jest nieskuteczne i może się spodziewać wezwania od DKIS. Wtedy wybiera rolę pełnomocnika niezweryfikowanego i wpisuje ręcznie numer UND wybranej sprawy.

Pełnomocnicy/ przedstawiciele nowi i niezweryfikowani numer UND wpisują samodzielnie i podają dane mocodawcy.

Dodatkowo w kroku: „Pełnomocnik/Przedstawiciel” można ustanowić kolejnych reprezentantów (do 5 osób), a także zarządzać nimi z poziomu składanego pisma. W zależności od uprawnień dana osoba może dodawać lub odwoływać reprezentantów. Prezentowany jest wykaz reprezentantów, gdzie można zobaczyć ich status oraz po rozwinięciu pola odwołać reprezentanta. W tym miejscu również udostępnione są interaktywne formularze zawiadomienia o  zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa szczególnego OPS-1 i zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa do doręczeń OPD-1.

Na samym końcu tego kroku jest pole: „Osoba do doręczeń”. Należy w nie każdorazowo wpisać osobę spośród reprezentantów, która ma otrzymywać korespondencję w danej sprawie.

Ważne! Odpowiadając na pismo DKIS w sprawie WIS, nie używamy „Pisma ogólnego”. W sprawach wszczętych na podstawie wniosków składanych od 1 stycznia 2026 r. odpowiedzi składa się wyłącznie z wykorzystaniem nowego formularza „Pismo w sprawie WIS”, natomiast formularz „Pismo WIS” w e-US dalej będzie wykorzystywany, ale wyłącznie w sprawach wszczętych przed tą datą.

Przykład 1

Podatnik otrzymuje na konto w e-US wezwanie od DKIS do uzupełnienia wniosku o wydanie WIS.

W celu udzielenia odpowiedzi z zakładki „Dokumenty” wybiera „Pismo w sprawie WIS”, wpisuje lub wybiera UND wniosku, przechodzi do kroku „Zakres pisma”, w polu „Treść pisma” wpisuje odpowiedź na wezwanie, w kroku „Załączniki” dołącza ewentualne załączniki i wysyła odpowiedź do DKIS.

Przykład 2

Podatnik otrzymał od DKIS na konto w e-US kilka wezwań do uzupełnienia  różnych wniosków o wydanie WIS. W celu udzielenia odpowiedzi na każde wezwanie składa odrębne „Pismo w sprawie WIS”, powołując się na właściwy dla danej sprawy odrębny numer UND. Nie przesyła zbiorczej odpowiedzi, powołując się na jedno UND.

Podsumowanie

Udostępnienie nowych formularzy WIS w e-US stanowi kolejny krok ułatwiający składanie pism.

Nowe formularze zawierają dodatkowe funkcjonalności, zaprojektowane w celu usprawnienia procesu składania wniosków oraz obsługi spraw z zakresu wiążących informacji stawkowych. Zostały one przygotowane z myślą o potrzebach użytkowników e-Urzędu Skarbowego, a także z uwzględnieniem sprawnej obsługi spraw po stronie organu podatkowego.