Odpowiedź:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) – dalej u.o.r. – dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 u.o.r., oraz wolne od błędów rachunkowych. Oznacza to, że przed ich ujęciem w księgach rachunkowych powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Ustawa o rachunkowości nie reguluje szczegółowych zasad kontroli dokumentów księgowych oraz zatwierdzania ich do realizacji (np. wypłaty, wydania towaru), jak też ujęcia operacji w księgach rachunkowych. W zależności od wielkości oraz struktury organizacyjnej jednostka powinna we własnym zakresie przyjąć rozwiązania zapewniające prawidłowość i bezpieczeństwo realizowanych przez nią procesów finansowych oraz kontrolę wewnętrzną dowodów księgowych, stanowiącą podstawę do ujęcia operacji gospodarczych w księgach.


 Ponieważ kierownik jednostki, w myśl art. 4 ust. 5 u.o.r., ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym również z tytułu nadzoru, ma on zarówno obowiązek, jak i prawo, podejmować decyzje, kto w danej jednostce powinien wykonywać poszczególne czynności z zakresu kontroli i zatwierdzania dokumentów przed ujęciem ich w księgach rachunkowych. Informacja na ten temat powinna znaleźć się w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Obowiązki w tym zakresie powinny również zostać ujęte w zakresach czynności poszczególnych pracowników.

W praktyce sprawdzenie merytoryczne faktur zakupowych powinno należeć do osób odpowiadających za zakupy i magazynowanie towarów, które własnym podpisem stwierdzają, że wyszczególnione na fakturze towary jednostka otrzymała w podanych ilościach, ceny są zgodne z umową lub zaakceptowanym cennikiem, itd. Adnotację o przeprowadzeniu kontroli merytorycznej dokumentu osoba do tego upoważniona zamieszcza zazwyczaj na odwrocie faktury lub w inny sposób, przyjęty w jednostce, np. w przypadku faktur elektronicznych, opatrując tę adnotację podpisem oraz datą przeprowadzenia kontroli.

Zazwyczaj pracownik działu księgowości dokonuje kontroli formalnej dokumentu, stwierdzając czy np. faktura zakupowa lub sprzedażowa spełnia określone w przepisach prawa wymogi, a pozostałe dowody zawierają wymagane informacje. Podobnie, zazwyczaj ta sama osoba dokonuje kontroli rachunkowej, sprawdzając czy nie został popełniony błąd o charakterze obliczeniowym, a więc czy ostateczna wartość operacji została wyliczona poprawnie.

Jednym z wymogów formalnych, dotyczących dowodu księgowego (art. 21 u.o.r.) jest stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (tzw. dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretację zazwyczaj zamieszcza na dowodzie księgowym osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, która może samodzielnie wprowadzić dokument do ksiąg rachunkowych lub przekazać go do zaksięgowania podległym pracownikom. Wszystko zależy od ustaleń kierownika jednostki w zakresie obiegu i kontroli dokumentów, który bierze pod uwagę wielkość jednostki, strukturę organizacyjną, podział prac, charakter księgowanych operacji, itd.
W jaki sposób informacje te powinny być uwidocznione na dokumentach? Przeważnie zamieszcza się je ręcznie, np. długopisem, czasami po wprowadzeniu zapisu dekret jest drukowany i przypinany do dokumentu. Z pewnością tradycyjna metoda „adnotacji” na dokumencie nie będzie miała zastosowania przy sprawdzaniu i dekretowaniu faktur lub innych dowodów elektronicznych. Wiele w tym zakresie zależeć będzie od użytkowanego systemu informatycznego i jego możliwości. W myśl art. 21 ust. 1a u.o.r. można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 6 u.o.r., jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Tadeusz Waślicki, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono  29.07.2016 r.