Przepisy nakładające obowiązek wdrożenia KSeF wchodzą w życie 1 lipca 2024 r., ale już teraz podatnicy zgłaszają wiele wątpliwości. Chodzi m.in. o to, jakie konsekwencje będą miały dla nich awarie systemu.
W razie awarii i niedostępności KSeF (po stronie MF lub po stronie podatnika) nie wszyscy podatnicy będą mogli z wystawieniem faktury poczekać na przywrócenie działania systemu. Jeśli w tym czasie wystawią faktury poza KSeF (w tzw. trybie offline), będą musieli je dosłać do systemu we właściwym terminie. A ten wyniesie siedem dni albo jeden dzień - w zależności m.in. od tego, po czyjej stronie była awaria. Komunikaty o jej wystąpieniu po stronie KSeF oraz terminie zakończenia będą zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej MF lub za pomocą oprogramowania interfejsowego, a jeśli nie będzie to możliwe – w „środkach społecznego przekazu”. Problem w tym, że żaden przepis nie definiuje, czym są „środki społecznego przekazu”.
KSeF wymusza nowy model współpracy biur rachunkowych ze swoimi Klientami - czytaj więcej w LEX >
MF: Dwa sposoby informowania a awarii
Ministerstwo Finansów odpowiada na pytanie Prawo.pl, że komunikaty o awarii będą zamieszczane na dwa różne sposoby.
- W przypadku gdy z przyczyn nadzwyczajnych nie będzie możliwe ogłoszenie awarii KSeF poprzez komunikaty zamieszczone na BIP MF lub poprzez oprogramowanie interfejsowe, przewidziano możliwość przekazania podatnikom komunikatu poprzez środki społecznego przekazu. Pod tym terminem należy rozumieć wszelkie źródła informacji przekazujące dane, opinie, komunikaty na szeroką skalę. Takim źródłem mogą być urządzenia, instytucje i osoby, za pomocą których kieruje się przekaz informacji do szerokiego odbiorcy. Termin ten jest często rozumiany jako synonim mediów masowych, który obejmuje informacje przekazywane w czasie rzeczywistym i chodzi o radio, telewizję oraz internet – wyjaśnia Ministerstwo Finansów.
Niejasne przepisy mogą być przyczyną sporów
Eksperci nadal mają jednak wątpliwości.
Jak podkreśla Joanna Rudzka, doradca podatkowy, przepisy dotyczące KSeF - a w szczególności postępowania w razie awarii - są niejasne, pełne skrótów myślowych oraz odwołań do pozaprawnych rozwiązań informatycznych (np. „oprogramowanie interfejsowe”, „udostępniony wzór”, w innym miejscu ustawy „wzór dokumentu elektronicznego”, „wzór faktury ustrukturyzowanej udostępniony na elektronicznej platformie usług administracji publicznej”, „kod umożliwiający dostęp do faktury”, „dzień przesłania do KSeF” a w innym miejscu „dzień przydzielenia w systemie numeru”, „identyfikator zbiorczy”). Jako prawnika razi ją też używanie powszechnie przez resort finansów neologizmów w ogóle nie zdefiniowanych (np. żargon typu „schema”)
- Daje to duże pole do uznaniowości w interpretowaniu tych przepisów, zaś wyjaśnienia Ministerstwa Finansów trudno uznać za wystarczające z uwagi na powiązanie tychże przepisów od 2025r. z dotkliwymi karami za nieprawidłowości, np. opóźnienia w dosłaniu faktur do KSeF po zakończeniu awarii, czy też za wystawienie faktury „niezgodnie z udostępnionym wzorem” w jej trakcie. Podatnicy już teraz obawiają się, czy nie będą karani za błędy systemowe. Moim zdaniem, należy spodziewać się sporów w zakresie tego, jak udowodnić, czy awaria nastąpiła po stronie KSeF, czy był to problem po stronie podatnika – mówi Joanna Rudzka.
Również Iwona Biernat-Baran, doradca podatkowy, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych, wskazuje, że podczas szkoleń z zakresu KSeF bardzo dużo pytań dotyczy sposobu postępowania w przypadku niedostępności systemu. Podatnicy pytają m.in., jak udowodnić, że awaria miała miejsce.
- Najlepiej, by takich sytuacji w ogóle nie było. Jeśli jednak się zdarzą – a niewykluczone, że największa awaria w historii Ministerstwa Finansów może mieć miejsce już 1 lipca 2024 r. - to problemem może być konieczność działania w trybie awaryjnym. Podatnicy będą musieli dokonywać wizualizacji faktur, opatrywać te faktury kodem QR i dostarczyć kontrahentowi w uzgodniony sposób: albo e-mailem, albo w formie papierowej. Rozporządzenie w sprawie kwestii technicznych jest na etapie projektu. Brakuje jednak kampanii informacyjnej resortu finansów – mówi Iwona Biernat-Baran.
KSeF w praktyce z LEX. Weź udział w cyklu szkoleń online! >
Krótkie terminy i wysokie kary
Przepisy przewidują różne terminy dostarczenia faktur do KSeF w razie awarii systemu, jego niedostępności oraz awarii po stronie podatnika. Faktury trzeba będzie dostarczyć do KSeF:
- w przypadku awarii KSeF - w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
- w przypadku niedostępności KSeF - nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia niedostępności,
- w przypadku problemów technicznych po stronie podatnika - nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury poza KSeF.
Kary mają być stosowane od 1 stycznia 2025 r., pół roku po wejściu w życie obligatoryjnego e-fakturowania.
Kary mają być nakładane gdy:
- podatnik mimo takiego obowiązku nie wystawia faktury w KSeF,
- w okresie awarii kub braku dostępności KSeF albo awarii po stronie podatnika przy wystawieniu faktury w tzw. trybie offline nie zachowa wymaganej struktury,
- gdy po okresie awarii lub niedostępności KSeF albo awarii po stronie podatnika nie prześle faktury wystawionej w tzw. trybie offline do KSeF w wymaganym terminie (7 dni roboczych lub 1 dzień roboczy).
W takiej sytuacji naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktury bez wykazanego podatku naczelnik nałoży karę pieniężną w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Podatnik poniesie ryzyko błędów systemowych
Joanna Rudzka wyjaśnia, że podatnicy zastanawiają się, czy nie wystąpią sytuacje dyskusyjne np.: koniec awarii KSeF ogłoszony w „środku społecznego przekazu”, którego akurat nie śledzą, podczas gdy podatnik nadal nie jest w stanie wystawić faktury w swoim systemie księgowym, wystawia ją zatem poza KSeF w sposób dozwolony przez art. 106ng ustawy o VAT. Czy podatnik zostanie za to ukarany?
- Skąd podatnik ma wiedzieć, czy awaria KSeF nadal trwa, czy też wina leży po stronie firmy dostarczającej mu oprogramowanie księgowe? Może warto przypomnieć Ministerstwu Finansów, że źródłami prawa w Polsce nie są ani „urządzenia, instytucje i osoby” ani Twitter, czy Facebook ani nawet strona internetowa MF. Podatnicy nie mogą być karani za brak śledzenia „środków społecznego przekazu”. Resort finansów przerzuca zaś całe ryzyko za niemal pewne błędy „systemowe” na podatnika - mówi ekspertka.
Dodaje, że obawy dotyczą nie tylko kar. - Datą wystawienia faktury będzie dzień jej przesłania do KSeF. Często słyszę na szkoleniach pytania, co w sytuacji, kiedy przeprocesowanie wysyłki faktury potrwa np. trzy dni i system uzna ją za wystawioną trzy dni później. Problemem będzie wówczas także to, z jakiego dnia zastosować kurs wymiany walut w przypadku faktur walutowych – mówi Joanna Rudzka.
Sprawdź w LEX: Kiedy powstaje obowiązek podatkowy, gdy data wystawienia faktury sprzedaży będzie wcześniejsza niż data wysłania faktury do KSeF? >
Krótkie terminy na dosłanie faktur
Łukasz Kacprzyk, doradca podatkowy w Grant Thornton, zwraca uwagę, że zwłaszcza w przypadku wystąpienia awarii po stronie podatnika lub niedostępności systemu KSeF (np. prac serwisowych) termin na przesłanie faktury do KSeF będzie bardzo krótki.
- W razie niedostępności systemu rekomendujemy podatnikom wstrzymanie się od wystawiania faktur do czasu usunięcia tej niedostępności. Jednak nie zawsze będzie to możliwe. Wówczas fakturę trzeba będzie wystawić poza KSeF i przesłać do systemu w ciągu jednego dnia. To bardzo krótki termin. Łatwo będzie mu uchybić, np. z powodów losowych albo gdy awaria potrwa dłużej niż jeden dzień. Powstają też jednak wątpliwości, jak ten termin liczyć - mówi Łukasz Kacprzyk.
Sprawdź w LEX: Jak określić datę otrzymania dokumentu przez nabywcę, w przypadku faktur ustrukturyzowanych przekazywanych klientom w systemie KSeF? >
Kara zależna od uznania skarbówki
Także Kajetan Kubicz, adwokat w LTCA, uważa, że jednodniowy termin na dosłanie faktury jest zdecydowanie zbyt krótki, zwłaszcza gdy podatnik nie będzie mógł korzystać z KSeF np. z powodu awarii elektryczności czy internetu. Łatwo będzie wó,wczas narazić się kary, które będą nakładane w sposób uznaniowy.
- W takich sytuacjach podatnik powinien móc przedstawić dokumenty lub okoliczności potwierdzające, że nie mógł dosłać faktur do KSeF w ustawowym terminie. Od takich dowodów może zależeć to, jak wysoką karę otrzyma lub czy uda mu się jej uniknąć. Przepisy pozostawiają bowiem organom podatkowym dużą uznaniowość w nakładaniu kar. Należy jednak pamiętać, że proces miarkowania kar nie jest sformalizowany i zależy od woli urzędników - mówi Kajetan Kubicz.
Polecamy nagranie szkolenia: KSeF w kancelarii doradcy podatkowego – wyzwanie czy szansa? >
Ministerstwo Finansów wyjaśnia w uzasadnieniu do przepisów o KSeF, że kara będzie miarkowana w zależności od wagi popełnionego wykroczenia.
- Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary - wyjaśnia resort.
- Co ważne naczelnik urzędu skarbowego nie będzie wzywał podatnika do usunięcia naruszeń. Ukarany podatnik będzie musiał uiścić karę bez wezwania na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary. Od decyzji naczelnika będzie można się odwołać, jednak prawdopodobnie tego typu spory będą kończyć się przed sądami administracyjnymi, co może potrwać nawet kilka lat. Ponadto będą też naliczane odsetki - mówi Kajetan Kubicz.
Polecamy nagranie szkolenia: Wdrożenie KSeF - zagadnienia techniczne >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
