Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SP ZOZ) raportują rocznie zamówienia o wartości ok. 22,3 miliarda złotych. W tym roku będzie to jeszcze więcej, gdyż do dyspozycji jest też blisko 18 miliardów złotych z Krajowego Planu Odbudowy na inwestycje w ochronę zdrowia. Coraz większą barierą okazują się przetargi publiczne - rozbudowana dokumentacja, formalności i niska konkurencyjność postępowań. Dane Urzędu Zamówień Publicznych (UZP) pokazują, że w 2024 r. na całym rynku ok. 21 proc. postępowań poniżej progów unijnych kończyło się unieważnieniem.
Dochodzi do tego jeszcze jeden problem, jakim jest niższa konkurencyjność w zamówieniach dotyczących ochrony zdrowia. W postępowaniach poniżej progów unijnych średnia liczba ofert dla całego rynku wyniosła 2,89, podczas gdy w przypadku SPZOZ-ów było to 1,90. Powyżej progów unijnych średnia dla rynku wynosiła 2,48 oferty, a dla SPZOZ-ów 1,77.
To pokazuje, że publiczne placówki medyczne często mają do czynienia z mniejszą liczbą oferentów niż inni zamawiający. Problemem nie zawsze jest cena. Oczywiście koszt sprzętu, aparatury czy technologii medycznych pozostaje ważny, ale w ostatnich latach do systemu trafiły znaczące środki inwestycyjne. Coraz częściej barierą staje się coś mniej spektakularnego, ale bardzo realnego: czas, dokumentacja i formalności. Firmy muszą śledzić setki ogłoszeń, analizować specyfikacje, wychwytywać wymagania techniczne, terminy, załączniki, kryteria oceny, obowiązki regulacyjne i wiele więcej. To nie jest już tylko sprzedaż. To stała praca operacyjna na styku prawa, technologii, compliance i handlu – tłumaczy Wiktor Gaweł, współzałożyciel spółki Minerva, która zajmuje się monitoringiem rynku zamówień publicznych dla sektora healthcare.
Procedury długie i skomplikowane
Ochrona zdrowia nie jest wyłączona spod wymogów ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793), dlatego też zmaga się z problemem wydłużających się spraw odwoławczych w KIO. Z opublikowanej właśnie informacji o działalności KIO w 2025 r. wynika, że do Izby trafiło w ubiegłym roku 5986 odwołań, rok wcześniej było ich 5060, a w 2023 r. – jedynie 3963. W ciągu ostatnich dwóch lat oznacza to więc wzrost aż o 40 proc. Zjawisko to dotyczy wszystkich branż, w których funkcjonują zamówienia publiczne, więc także ochrony zdrowia. Statystyki wygranych spraw mogłyby wskazywać, że zamawiający bardzo skutecznie bronią się przed zarzutami wykonawców, ale nic bardziej mylnego.
Czytaj w LEX: Zmiany w postępowaniu odwoławczym przed Krajową Izbą Odwoławczą >
O analizę statystyk KIO pokusił się Tomasz Zalewski, radca prawny, partner w kancelarii Zalewski Legal. Jego zdaniem, odwołania do KIO są dość skutecznym instrumentem nacisku na zamawiających.
W 2025 r. KIO uwzględniła 814 odwołań, czyli około 15 proc. wszystkich rozpatrzonych spraw. Na pierwszy rzut oka taka statystyka nie zachęca do wnoszenia odwołań. Problem polega jednak na tym, że wyrok uwzględniający odwołanie jest tak naprawdę tylko jednym ze sposobów osiągnięcia celu przez wykonawcę. Po uwzględnieniu spraw, w których zamawiający sam uznał zarzuty albo usunął zaskarżoną czynność, rzeczywista skuteczność odwołań wnoszonych przez wykonawców w 2025 r. była bliższa 40 proc. niż 15 proc. – zauważa mec. Zalewski.
Podkreśla jednocześnie, że są trzy istotne drogi do osiągnięcia celu odwołania: KIO uwzględnia odwołanie wyrokiem, zamawiający formalnie uwzględnia zarzuty odwołania, albo zamawiający - po wniesieniu odwołania - unieważnia albo zmienia zaskarżoną czynność, przez co dalsze prowadzenie sprawy staje się zbędne (art. 568 pkt 2 PZP). Ta ostatnia opcja wystąpiła w ok. 10 proc. spraw.
Po wniesieniu odwołania zamawiający niekiedy ponownie analizuje zaskarżoną czynność i ją unieważnia albo dokonuje nowej czynności, przez co dalsze prowadzenie postępowania odwoławczego staje się zbędne. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy zamawiający unieważnia wybór najkorzystniejszej oferty, unieważnia zaskarżoną czynność odrzucenia oferty albo zmienia postanowienia SWZ w sposób usuwający przedmiot zarzutów. Izba nie ma wtedy czego oceniać i umarza postępowanie – dodaje mec. Zalewski.
KIO podwyższa standardy w ważnych postępowaniach
Inna kwestia to rosnące wymogi co do cyberbezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.
Rosnące zagrożenia w cyberprzestrzeni powinny być odpowiednio wcześnie identyfikowane, a mechanizmy im zapobiegające powinny być również stosowane w praktyce udzielania zamówień publicznych. Szczególnie wyraźna jest potrzeba podkreślenia znaczenia zapewnienia cyberbezpieczeństwa i ochrony danych w przypadku zamówień o charakterze strategicznym. Celem zamawiających, mając na uwadze aktualne i przyszłe wyzwania w obszarze bezpieczeństwa, powinno być zapewnienie odporności przedmiotów zamówień na ataki w cyberprzestrzeni (m.in. poprzez wykorzystanie możliwości, jakie daje certyfikacja cyberbezpieczeństwa), budowanie świadomości możliwości nieautoryzowanego wycieku danych czy też wzmożonej ostrożności w przypadku udzielania dostępu wykonawcom do danych o znaczeniu krytycznym – czytamy w Polityce Zakupowej Państwa na lata 2026-2029 przyjętej przez rząd specjalną uchwałą.
W infrastrukturze ochrony zdrowia o znaczeniu strategicznym wymienione są szpitale (w tym o podwyższonym stopniu zabezpieczenia), laboratoria o wysokim poziomie bezpieczeństwa (BSL), magazyny sprzętu medycznego o kluczowym znaczeniu, a także regionalne centra krwiodawstwa i krwiolecznictwa.
Zobacz szkolenie online w LEX: Cyberbezpieczeństwo łańcucha dostaw w zamówieniach publicznych – jak pogodzić wymogi UKSC i PZP >
W ostatnim okresie szczególnego znaczenia nabierają usługi IT, które są skomplikowane, kosztowne i wymagają specjalistycznej, interdyscyplinarnej wiedzy po stronie zamawiających. I tu dla ochrony zdrowia nie ma taryfy ulgowej. Jednym z takich ważnych orzeczeń jest wyrok KIO z 7 listopada 2025 r. (KIO 4174/25) wydany w sprawie zamawiania systemu elektronicznej rejestracji pacjentów (ERP) przez Wojewódzki Szpital Specjalistyczny we Wrocławiu. Szpital wymagał integracji z oprogramowaniem firm trzecich, z którego korzysta. W specyfikacji warunków zamówienia (SWZ) brakowało jednak specyfikacji czy protokołów, a szpital w praktyce odsyłał wykonawców bezpośrednio do ich konkurencji, aby sami zdobyli dokumentację. W tej sprawie wykonawca SIMPLE S.A. zaskarżył postanowienia SWZ. Szpital bronił się argumentem, że nie ma wiedzy technicznej i to dostawca powinien zadbać o kompatybilność. KIO miała zupełnie inne zdanie.
Obowiązkiem zamawiającego, jako gospodarza postępowania, jest opisanie przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący (tak wynika z art. 99 ust. 1 PZP). Zmuszanie do kontaktu z podmiotami trzecimi (często konkurentami) narusza zasady uczciwej konkurencji. Firmy te nie mają interesu biznesowego, aby pomagać konkurencji. Ponadto wykonawca nie jest w stanie oszacować kosztów oferty, nie wiedząc, ile podmioty trzecie zażądają za udostępnienie danych - podkreśla dr Piotr Schmidt z Kancelarii Adwokatów i Radców Prawnych Halaś, Konieczny i Wspólnicy sp.k.
Zobacz też szkolenie online w LEX: Zamówienia publiczne w ochronie zdrowia - kluczowe problemy >
Kluczowy wniosek KIO jest jednoznaczny: jeżeli zamawiający wymaga integracji systemów IT, a nie dysponuje odpowiednimi danymi lub wiedzą o kosztach ich udostępnienia, musi te koszty i obowiązki wziąć na siebie.
Z tego wyroku KIO płyną dla zamawiających (w tym podmiotów z sektora opieki zdrowotnej) daleko idące wnioski praktyczne: planując zakupy IT, przed ogłoszeniem przetargu warto zabezpieczyć umowy z obecnymi dostawcami oprogramowania, aby udostępnili API nowemu wykonawcy. Inaczej ryzykuje się paraliż postępowania – mówi dr Schmidt.
Nie ma taryfy ulgowej
Powinny też uważać placówki ochrony zdrowia, którym kończą się umowy i muszą rozpisywać kolejne przetargi. Nie dość, że powinny być one rzetelnie przygotowane, to nie należy ich robić na ostatnią chwilę. Tu też są ważne orzeczenia KIO. Jeden z zamawiających chciał szybko podpisać umowę na sprzątanie i dezynfekcję obiektów sportowych, więc wniósł o uchylenie zakazu zawierania umowy na okres do rozstrzygnięcia odwołania (chodziło o kilka miesięcy okresu przejściowego pomiędzy zakończeniem starej umowy, a ostatecznym wyłonieniem nowej firmy sprzątającej). Wydawało się, że ma mocne karty, gdyż powoływał się na bezpieczeństwo użytkowników i warunki sanitarne. Koniecznym miało być stałe utrzymywanie czystości, a brak zlecenia usług sprzątania mógłby wywołać szereg negatywnych skutków dla interesu publicznego, zarówno w wymiarze zdrowotnym, społecznym, jak i ekonomicznym. Budynki zamawiającego są miejscem intensywnie użytkowanym, co oznacza, że codzienna eksploatacja prowadzi do gromadzenia się zanieczyszczeń, potu, wilgoci oraz drobnoustrojów, a brak regularnego sprzątania i dezynfekcji mógłby skutkować pogorszeniem warunków sanitarnych, zwiększonym ryzykiem rozwoju bakterii i grzybów oraz wzrostem zagrożenia chorobami zakaźnymi. Brzmi to znajomo dla wszystkich w ochronie zdrowia.
Nie przekonał jednak KIO. Izba uznała, że nie pokazano, jak intensywnie obiekty są używane. Nie wykazano też ryzyka realnych skutków, jak również nie udowodniono, że nie da się zabezpieczyć usługi innym trybem. Samo hasło „interes publiczny” nie jest więc skuteczną ochroną przed odwołaniami do KIO i tam też nie gwarantuje sukcesu.
Stosownie do art. 577 PZP, w przypadku wniesienia odwołania, zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze – co jest zasadą, zaś dopuszczalność uchylenia zakazu zawarcia umowy przed wydaniem przez Izbę orzeczenia kończącego postępowanie odwoławcze jest wyjątkiem od tej zasady. Przesłanki określające ten wyjątek powinny być zatem badane szczegółowo i wnikliwie, tak by możliwie najpełniej zapewnić poszanowanie wartości, których ochronę zasada ta ma na celu - pisze przewodnicząca Katarzyna Paprocka w uzasadnieniu postanowienia KIO z 6 marca 2026 r. (KIO/W 53/26).
Dla wykonawców – w tym też szpitali i innych SP ZOZ - to też ważny sygnał: samo hasło „interes publiczny” nie zamyka drogi do skutecznej ochrony odwoławczej.
AI wyszukuje wykonawców
Tak jak porównywarki cen mieszkań u deweloperów, tak też w zamówieniach publicznych powstają więc prywatne, komercyjne narzędzia IT do wyszukiwania zamówień. Poznańska firma Minerva rozwija platformę wykorzystującą AI do digitalizacji i automatyzacji procesu udziału w przetargach publicznych. Ma to pomagać w namierzaniu ciekawych przetargów wykonawcom, natomiast zamawiającym w tworzeniu odpowiedniej dokumentacji na przykładzie innych podmiotów z danej branży albo dokonujących zamówień w danych segmencie rynku. A szpitale, przychodnie, czy inne podmioty na rynku zdrowia zamawiają nie tylko sprzęt medyczny, leki, ale też usługi ochrony, żywienia, sprzątania, parkingowe, budowlane itp.
To właśnie dystrybutorzy i mniejsze podmioty często składają najwięcej ofert, a jednocześnie najbardziej odczuwają koszt ręcznego monitoringu przetargów. My pomagamy im skupić się na stworzeniu dobrej oferty, realizując pierwszy krok, czyli znalezienie przetargów i weryfikację niezbędnej dokumentacji. To przyspiesza pracę nawet dziewięciokrotnie – mówi Gaweł, który jest w Minervie dyrektorem zarządzającym (CEO).
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
