Nowe stawki podatku od towarów i usług obowiązują od 1 lipca. Po kilku tygodniach od ich wprowadzenia można już jednoznacznie stwierdzić – firmy nie mają łatwo. Okazuje się, że reforma stawek VAT, która w założeniu miała uporządkować rozliczenia VAT, przynosi firmom dodatkowe obowiązki. Jest to o tyle problematyczne, że dotyczy nie tylko samych rozliczeń z fiskusem, ale wpływa także na relacje biznesowe, a obowiązek rozliczenia VAT w oparciu o prawidłową stawkę nie zależy od postanowień umownych.

Piotr Leonarski, doradca podatkowy i adwokat w kancelarii B2R Law, zwraca uwagę, że jeżeli sprzedaż powinna zostać opodatkowana stawką podstawową w oparciu o nowe przepisy, to wskazanie w umowie, że zastosowanie ma stawka obniżona nie uratuje podatnika przed zapłatą wyższego podatku. Jest to szczególnie istotne w przypadku umów, które zostały zawarte przed wejściem w życie nowej matrycy stawek, jeśli obowiązek podatkowy powstanie już na nowych zasadach.

Trzeba sprawdzić zawarte wcześniej umowy

Warto zatem zweryfikować zawarte już umowy pod kątem sposobu ustalenia w nich ceny i ewentualnych klauzul dotyczących zmiany stawki VAT. Jak tłumaczy Piotr Leonarski, jeśli umowa zawiera odpowiednie klauzule dostosowawcze, to sprawa nie powinna rodzić kontrowersji. Również, jeżeli wynagrodzenie za towar lub usługę zostało określone jako cena netto powiększona o właściwą stawkę VAT, to sprawa nie wydaje się skomplikowana. Zmiana stawki VAT w takiej sytuacji powinna skutkować odpowiednio obniżeniem lub podwyższeniem ceny brutto.

 


Obowiązkowe informowanie o cenie brutto

Jednak podstawową zasadą, wynikającą z przede wszystkim z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług, jest uwzględnianie w cenie należnego VAT. Zatem w przypadku braku innych postanowień umownych, co do zasady, ustalona cena będzie ceną brutto. - W takiej sytuacji konsekwencje zmiany stawki VAT będą ciążyły, przede wszystkim, na sprzedawcy i to on będzie musiał uwzględnić nową stawkę, odpowiednio obniżając lub podwyższając cenę netto – podkreśla Piotr Leonarski. Jego tezę potwierdza także uchwała Sądu Najwyższego – Izby Cywilnej (sygn. akt III CZP 54/06).

- Zasada ta nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Dla nabywcy może być istotne, że w pewnych okolicznościach sądy cywilne przyjmują, że zbyt wysoka stawka VAT zastosowana przez sprzedawcę może być uznana za nienależne świadczenie w rozumieniu art. 410 kodeksu cywilnego i podlegać zwrotowi – podkreśla ekspert (por. wyrok SA we Wrocławiu sygn. akt I ACa 1423/12). Z drugiej strony, Sąd Najwyższy wskazywał, że zmiana stawki VAT może też, przy spełnieniu pewnych warunków, zostać uznana za nadzwyczajną zmianę stosunków w rozumieniu art. 3571 kodeksu cywilnego, uzasadniającą zmianę wynagrodzenia przez sąd (por. wyrok SN z 16 maja 2007 r. sygn. akt III CSK 452/06).

 


Piotr Leonarski zwraca uwagę, że niektóre sytuacje zostały wprost uregulowane w przepisach przejściowych. W art. 15 ust. 3 i 4 ustawy wprowadzającej matrycę stawek wprowadzono np. regulację, która wprost odnosi się do zamówień publicznych. W takich przypadkach, jeżeli umowa została zawarta przed 1 lipca 2020 r., a wynagrodzenie wykonawcy wypłacane jest na podstawie faktur wystawionych po wejściu w życie nowych przepisów, kwota wynagrodzenia wykonawcy może ulec odpowiedniemu podwyższeniu z mocy prawa.

Żmudny proces wdrożenia nowej matrycy stawek VAT

Jak się zatem okazuje, działania adaptacyjne dostosowujące do zmian w otoczeniu prawnym takie jak wdrożenie nowej matrycy stawek VAT wymagają zaplanowania, skoordynowania oraz podjęcia  wielopoziomowych działań.

Piotr Chojnacki, doradca podatkowy w kancelarii TA&TPT, zwraca uwagę, że planując czynności do wykonania, należy skupić się głównie na przeszkoleniu pracowników, wprowadzeniu modyfikacji konfiguracji systemu informatycznego  i opracowaniu procedur nakierowanych na wychwytywanie nieprawidłowości po dokonaniu wdrożenia. Tłumaczy, że modyfikacja systemów powinna rozpocząć się od ustalenia stanu aktualnego oraz dokładnego określenia sposobu, w jaki system ten określa stawkę VAT dla danej transakcji.

Często bowiem stawka VAT jest przypisana do danego kodu towaru. - Problem, jaki może wystąpić polega na tym, że kody w danym systemie mogą nie być w żaden sposób oparte na (lub skorelowane) z PKWiU bądź Nomenklaturą Scaloną. Rozwiązaniem jest utworzenie bazy danych uzgadniającej kody używane przez system do PKWiU i Nomenklatury Scalonej – podkreśla Piotr Chojnacki. Taka baza wymaga jednak stałego monitorowania i aktualizowania. Ekspert zwraca uwagę, że wyzwaniem jest również to, że kazuistyczne przepisy przejściowe są trudne do zastosowania w praktyce. Okazuje się zatem, że im większa skala działalności, tym większe ryzyko, że przy wdrożeniu matrycy VAT pojawią się obszary, które nie zostały pokryte podjętymi działaniami lub zostały pokryte, lecz efekt nie jest zgodny z zamierzeniem. W celu wykrycia i zminimalizowania skutków niepożądanych sytuacji wprowadza się procedury podatkowe skoncentrowane na punktach kontrolnych wyłapujących błędy. Zazwyczaj jest to zbiór raportów przedstawiających określone dane. Stworzony system raportowania pozwala na ujawnienie błędu, daje możliwość podjęcia szybkiej akcji naprawczej oraz ustalenia i eliminacji jego przyczyn.