Z wydanej kilka dni temu interpretacji nr 0114-KDIP1-3.4012.326.2020.1.MT wynika, że otrzymane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie potwierdzenie wysyłki korekty faktury jest wystarczającym dowodem, który uprawnia do obniżenia podstawy opodatkowania. Skarbówka potwierdziła także, że w przypadku braku otrzymania elektronicznego potwierdzenia odbioru faktury korygującej od kontrahentów, wystarczy samo posiadanie elektronicznego potwierdzenia doręczenia faktury korygującej na dedykowaną skrzynkę mailową kontrahenta wskazaną w umowie pomiędzy stronami na wymianę faktur w formie elektronicznej.

Zobacz procedurę: Faktury korygujące - zasady wystawiania >

Dla skorygowania rozliczeń i obniżenia VAT wystarczy też posiadanie potwierdzenia dokonania zwrotu na rachunek bankowy odbiorcy kwoty wynikającej z faktury korekty bądź wyciągu z rachunku bankowego, z którego wynika, że kontrahent dokonał potrącenia kwoty wynikającej z faktury korekty. Organ podatkowy zaznaczył jednak, że wystawca faktury nabędzie prawo do obniżenia podstawy opodatkowania nie wcześniej niż w deklaracji składanej za okres rozliczeniowy, w którym spełni warunek podjęcia udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej oraz będzie w posiadaniu stosownej dokumentacji, z której będzie wynikało, że kontrahent jest świadomy o realizacji transakcji zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej, m.in. wyciąg bankowy, z którego wynika potrącenie lub zwrot kwoty zawartej na określonej fakturze korygującej.

Zobacz procedurę w LEX: Dopuszczalność anulowania faktury >

Potwierdzanie otrzymania faktury korygującej warunkiem koniecznym?

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę korygującą, aby móc na jej podstawie skorygować swoje rozliczenia VAT i np. obniżyć podatek konieczny do zapłacenia, musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Ten warunek w praktyce trudno jednak spełnić. Dla wielu podatników w praktyce jest on bardzo uciążliwy.  W rezultacie płacą oni VAT wyższy niż w rzeczywistości powinni.

Stanowiska organów podatkowych do tej pory były jednoznaczne – nie wystarcza samo wysłanie faktury korygującej listem poleconym, musimy mieć oprócz tego potwierdzenie odbioru. Ostatnio zaczyna się to zmieniać. Z wydanej w maju interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH wynika m.in., że brak potwierdzenia odbioru faktury korygującej np. w formie żółtej pocztowej zwrotki nie musi przekreślać prawa podatnika do skorygowania rozliczeń VAT.

Brak precyzyjnych zasad potwierdzania korekt

Problem jednak w tym, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają wymogów dotyczących konkretnej formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Z najnowszego stanowiska skarbówki wynika, że organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy.

Czytaj w LEX: Korekta sprzedaży krajowej i zagranicznej w księgach rachunkowych >

Faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, zaś nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Dopiero posiadanie takiego potwierdzenia uprawnia sprzedawcę do stosownego obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w rozliczeniu za dany okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę.

 


Fiskus zaczyna iść z duchem czasu?

Magdalena Popiołek-Cichacka, doradca podatkowy, menadżer w dziale doradztwa podatkowego TPA Poland, zwraca uwagę, że najnowsza interpretacja może być potwierdzeniem, że organy podatkowe idą z „duchem czasu” i pozytywnie oceniają elektroniczny obieg dokumentów. Zdaniem ekspertki, jest to tym bardziej istotne, że automatyzacja oraz digitalizacja staje się coraz bardziej powszechna, a niekiedy kluczowa – zapewniając ciągłość procesów (w tym procesów księgowo-podatkowych), co pokazała rzeczywistość w czasie epidemii koronawirusa.

Czytaj w LEX: Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej - omówienie orzecznictwa >

To, co istotne, organ potwierdził, że w przypadku stosowania elektronicznych platform, czy systemów wykorzystywanych do obiegu faktur, bądź w przypadku wysyłki faktur skrzynką mailową, za wystarczającą formę potwierdzenia otrzymania faktury korygującej będzie uznany elektroniczny komunikat wygenerowany przez ten system lub skrzynkę mailową potwierdzający dostarczenie dokumentu lub wiadomości elektronicznej z załącznikiem.

 


- Mając na względzie, że co do zasady, tego typu elektroniczne komunikaty generowane są w dacie wysyłki dokumentu, z jednej strony, rozwiązanie to zapewnia możliwość rozliczania faktury korygującej obniżającej podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku VAT w terminie jej wystawienia. Z perspektywy wystawcy faktury dojdzie zatem do równoczesnego obniżenia zobowiązania podatkowego. Z drugiej strony daje ono możliwość zwiększenia efektywności samego procesu rozliczania VAT tj. nie ma konieczności sztucznego, często „ręcznego” wykluczania dokumentu z rozliczeń VAT ze względu na oczekiwanie otrzymania stosownego potwierdzenia do kontrahenta, daje także możliwość wyeliminowania z procesu upominania się czy przypominania kontrahentowi o przekazaniu informacji, co do odbioru faktury korygującej – tłumaczy Magdalena Popiołek-Cichacka. Innymi słowy, dokument korygujący wystawiony, w tym samym momencie zostaje rozliczony. Proces staje się znacznie prostszy.

Czytaj w LEX: Rabat a podstawa opodatkowania w podatku VAT >

- Oczywiście nadal należy pamiętać o odpowiednim sprawdzaniu elektronicznych komunikatów, ich uzgodnieniu z wystawionymi fakturami oraz ich prawidłowej archiwizacji, jednak tego typu czynności może także wykonywać system – dodaje ekspertka TPA Poland.

Sprawdź w LEX: Jak wystawiać zbiorcze faktury korygujące? >

Papierowy obieg dokumentów zbyt uciążliwy

Natomiast, jak wynika z przedstawionego stanowiska organu podatkowego, papierowy obieg faktur w kontekście rozliczania zmniejszających faktur korygujących z podatkiem VAT nadal pozostaje uciążliwy. W przypadku braku zwrotnego potwierdzenia odbioru, podatnik powinien być w stanie udowodnić dochowaną należytą starannością – tj. udowodnić, że zrobił  co było w jego mocy, aby fakturę korygującą dostarczyć do klienta i uzyskać od niego stosowne potwierdzenie jej otrzymania. Dopiero udokumentowane próby kontaktu z kontrahentem pozwolą na rozliczenie faktury korygującej na podstawie wyciągów bankowych potwierdzających, że kontrahent zwrócił lub potrącił kwotę wynikającą z takiej faktury. Taka praktyka może jednak przeciągnąć się w czasie i prowadzić do rozliczenia faktury korygującej w okresach następnych, po okresie w którym faktura korygująca została wystawiona.

Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >

Rozliczenia elektroniczne coraz popularniejsze

Izabela Rutkowska, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Savior Legal&Tax, zwraca z kolei uwagę, że usprawnienia wdrażane przez podatników i odejście od dokumentów papierowych są przyszłością procesów księgowych. – Cieszy zatem fakt, że fiskus patrzy na tę kwestię przychylnie – podkreśla ekspertka. Z jej wypowiedzi także wynika, że w wielu przypadkach do urzędu nie trzeba już biegać z segregatorami pełnymi dokumentów. Przykładem mogą tu być chociażby wnioski o zwrot VAT. Odkąd pojawiły się jednolite pliki kontrolne, urzędnicy coraz rzadziej, proszą o dodatkowy wgląd w dokumenty papierowe. Także przy rejestrowaniu firmy i składaniu VAT-R nie trzeba pokazywać dokumentów, potwierdzających prawo do lokalu, w którym będzie prowadzona działalność. Dla fiskusa wystarczającym jest oświadczenie przyszłego przedsiębiorcy.

Zobacz procedurę w LEX: Faktury korygujące - moment rozliczenia >

Uproszczenia to jednak czasami dodatkowe obowiązki

Nie da się jednak nie zauważyć, że niektóre uproszczenia wprowadzane przez skarbówkę, w praktyce wiążą się z powstaniem nowych, żmudnych i obowiązków, które wypełnić będą musieli podatnicy. Wystarczy tu wspomnieć chociażby o nowym JPK, który podatnicy VAT będą składać już od października. Nowy plik ma zastąpić składanie deklaracji podatkowych dla potrzeb VAT. Problem jednak w tym, że w będzie w nim trzeba zamieścić dużo więcej szczegółowych informacji niż dotychczas. Podobnie jest z nowymi obowiązkami dotyczącymi rozliczeń cen transferowych przez podmioty powiązane. Dokumenty wysyła się elektronicznie. Wymagają jednak podania wielu szczegółowych danych. Prowadzi to do sytuacji, gdzie urzędnicy mają mniej pracy, dużo więcej obowiązków spada natomiast na księgowych.