Jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę korygującą, aby móc na jej podstawie skorygować swoje rozliczenia VAT i np. obniżyć podatek konieczny do zapłacenia, musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Ten warunek w praktyce trudno jednak spełnić. Dla wielu podatników jest on bardzo uciążliwy. W rezultacie płacą oni VAT wyższy, niż powinni. Stanowiska organów podatkowych były jednoznaczne – nie wystarcza samo wysłanie faktury korygującej listem poleconym, musimy mieć oprócz tego potwierdzenie odbioru.

Potwierdzenie nie zawsze konieczne

Wydana kilka dni temu interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH wskazuje, że brak potwierdzenia odbioru faktury korygującej np. w formie żółtej pocztowej zwrotki, nie musi przekreślać prawa podatnika do skorygowania rozliczeń VAT.

Zobacz również: Faktury korygujące cały czas pełne wątpliwości >>

Stan faktyczny przedstawiony we wniosku o jej wydanie dotyczył dwóch sytuacji. W pierwszej podatnik wysyłał korekty listem poleconym i czekał na potwierdzenie odbioru. Dla fiskusa było to jednak za mało, by umożliwić firmie również skorygowanie rozliczeń VAT. Zdaniem dyrektora KIS, ten fakt świadczył będzie jedynie o tym, że wnioskodawca dokonał wysyłki faktury korygującej, natomiast nie będzie potwierdzał tego, ze nabywca posiada wiedzę że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Zobacz procedurę: Faktury korygujące - zasady wystawiania >

Druga sytuacja dotyczyła z kolei kwestii, w której podatnik nie miał, co prawda, potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez swoich kontrahentów, jednak na podstawie rozliczeń w programie księgowym mógł udowodnić, że odbiorca faktury musiał ją otrzymać. Skorygował bowiem swoje należności i po prostu zapłacił właściwą kwotę. Dla fiskusa było to wystarczające. Dyrektor KIS uznał bowiem, że w sytuacji, gdy faktury korygujące będą wysyłane do kontrahentów listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, nawet bez tych potwierdzeń spółka będzie mogła skorygować VAT. Warunkiem będzie jednak posiadanie danych z systemu księgowego, na podstawie których będzie można określić, która faktura została w jaki sposób rozliczona. Zostaną bowiem spełnione przesłanki z art. 29a ust. 13 i ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT. Z przepisów tych wynika m.in., że obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę.

 


Fiskus zaczyna akceptować elektroniczne potwierdzenia

Potwierdza to Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, partner w kancelarii Martini i Wspólnicy. Ekspert tłumaczy, że polskie przepisy o VAT pozwalają na zmniejszenie podatku do zapłaty (i podstawy opodatkowania), co do zasady wtedy, gdy posiadamy potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Taki wymóg został wprowadzony aby uszczelnić pobór podatku i ograniczyć oszustwa.

Zobacz procedurę w LEX: Dopuszczalność anulowania faktury >

- Warunek posiadania odbioru faktury korygującej jest jednak bardzo uciążliwy dla wielu podatników, szczególnie w przypadku faktur papierowych. Nie wystarcza bowiem samo wysłanie faktury korygującej listem poleconym, musimy mieć oprócz tego potwierdzenie odbioru – zauważa Arkadiusz Łagowski.

Potwierdził to zresztą sam dyrektor KIS w interpretacji z 7 maja 2020 r. sygn. 0114-KDIP4-2.4012.75.2020.1.WH.

W praktyce dopuszczalne są różne formy potwierdzenia odbioru, np.:

  • odręczne podpisanie odbioru przez nabywcę,
  • potwierdzenie odbioru faksem,
  • potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej,
  • potwierdzenie odbioru faktury przesłane w wiadomości e-mail,
  • „ściągnięcie” faktury korygującej w systemie elektronicznym lub na portalu informatycznym.

Jak podkreśla Arkadiusz Łagowski, widać zatem, że elektroniczne formy komunikowania dają nowe możliwości dokumentowania otrzymania przez nabywcę faktury korygującej. Traci zatem na znaczeniu tradycyjna forma potwierdzenia odbioru – tzw. żółta karteczka.

 


- Miejmy nadzieję, że w ślad za postępującą elektronizacją życia społecznego oraz coraz lepszymi możliwościami analitycznymi organów podatkowych, potwierdzenia odbioru faktur korygujących stracą ostatecznie sens i nie będą w przyszłości wymagane przez organy podatkowe a przepisy zostaną zmienione – zwraca uwagę ekspert.

Potwierdzenie nie zawsze jest możliwe

Monika Brzostowska, doradca podatkowy w kancelarii KiB, dodaje, że bardzo często zdarzają się sytuacje, w których podatnik nie jest w stanie otrzymać takiego potwierdzenia.

Ustawa o VAT umożliwia obniżenie podstawy opodatkowania w takim przypadku, ale musi być spełniony warunek, w którym podatnik posiadana dokumentację, z której wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Jak jednak podkreśla Monika Brzostowska, niekiedy trudno było jednak udowodnić, że dany kontrahent nie odebrał faktury korygującej, ale wiedział, czego dotyczy ta korekta.

We wcześniejszych interpretacjach organ powoływał się na dochowanie należytej staranności, która jest często przedmiotem sporów między podatnikami a organami podatkowymi.

Ze stanowiska nr IPPP1/443-356/10/12-5/S/IS wynika np., że dopiero w sytuacji, gdy uzyskanie potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, podatnik po wykazaniu, że dochował należytej staranności w celu upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu faktury korygującej lub też że zapoznał się z taką fakturą oraz, że dana transakcja została rzeczywiście zrealizowana w określonych w korekcie faktury warunkach, będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania.

Najnowsza interpretacja potwierdza zatem jednoznacznie - z praktycznego punktu widzenia podatnicy będą mogli w krótszym terminie dokonać korekty VAT i dochować należytej staranności. Wystarczy, aby dane z programów księgowych wskazywały, że nabywca towaru wie, iż transakcje zostały zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w fakturach korygujących.